Dagboeken: kas, bank, inkoop, verkoop en memoriaal
Een dagboek ordent boekingen naar soort gebeurtenis en datum. In het bankboek verwerk je banktransacties, in het inkoopboek inkoopfacturen en in het verkoopboek verkoopfacturen. De boekingen uit deze dagboeken komen samen op de grootboekrekeningen.
Inhoudsopgave [verbergen]
? min. leestijd | ? woordenWelke dagboeken zijn er?
De meest gebruikte dagboeken zijn:
- Kasboek: contante ontvangsten en betalingen.
- Bankboek: bij- en afschrijvingen van een bankrekening.
- Inkoopboek: ontvangen facturen en creditfacturen van leveranciers.
- Verkoopboek: verzonden facturen en creditfacturen aan klanten.
- Memoriaal: onder meer afschrijvingen, overlopende posten en correcties.
Niet iedere onderneming gebruikt alle dagboeken. Zonder contant geldverkeer kan een kasboek bijvoorbeeld achterwege blijven. Bij meerdere bankrekeningen worden vaak afzonderlijke bankboeken ingericht. Je administratie mag aansluiten op je onderneming, zolang zij controleerbaar is en de benodigde gegevens bevat. [ref]
Verschil tussen een dagboek en het grootboek
Een dagboek groepeert naar de herkomst van de boeking, zoals bank of inkoop. Het grootboek groepeert naar de soort rekening, zoals bank, crediteuren, huurkosten of omzet. Eén inkoopboeking kan daardoor tegelijk meerdere grootboekrekeningen raken.
Een subadministratie geeft verdere details bij een grootboekrekening, bijvoorbeeld de openstaande facturen per leverancier bij crediteuren. Dagboek, grootboek en subadministratie zijn dus verschillende overzichten van samenhangende gegevens.
Automatische tegenrekening: minder invoer, dezelfde boeking
Een volledige journaalpost bevat altijd debet- en creditbedragen met gelijke totalen. In een dagboek kan de software een vaste rekening automatisch invullen: bijvoorbeeld Bank in het bankboek of Crediteuren in het inkoopboek. De tegenboeking verdwijnt niet; je hoeft haar alleen niet altijd afzonderlijk in te voeren.
Welke velden en regels je ziet, verschilt per pakket. Een factuur met btw of meerdere kostensoorten kan meerdere boekingsregels opleveren. In het memoriaal vul je doorgaans de volledige boeking zelf in of laat je die door een afzonderlijke module genereren.
Voorbeeld: factuur en betaling in twee dagboeken
Je ontvangt een factuur voor advieswerk van deze periode van € 100 plus € 21 volledig aftrekbare btw. Later betaal je € 121 per bank. De verwerking is:
| Dagboek | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Inkoopboek | Advieskosten € 100 en voorbelasting € 21 | Crediteuren € 121 |
| Bankboek | Crediteuren € 121 | Bank € 121 |
De eerste boeking registreert kosten, btw en schuld. De tweede verwerkt alleen de betaling en verlaagt de schuld. Koppel de bankbetaling aan de openstaande factuur; boek de kosten en btw niet nogmaals.
Controle van je dagboeken
- Vergelijk het banksaldo met het bankafschrift en de kas met het daadwerkelijk aanwezige geld.
- Controleer factuurnummers en leveranciers om dubbele inkoopboekingen te herkennen.
- Laat openstaande debiteuren en crediteuren aansluiten op de bijbehorende grootboekrekeningen.
- Bewaar bij memoriaalboekingen de berekening en uitleg van de correctie.
- Onderzoek onverklaarde saldi op kruisposten en andere tussenrekeningen.
Bewaar facturen, bankafschriften en controleberekeningen bij je administratie. Alleen een dagboektotaal vervangt de onderliggende gegevens niet. [ref]
Tip: controleer de betekenis van plus en min
In een boekhoudprogramma kan één bedragveld worden gebruikt. De betekenis van een positief of negatief bedrag hangt af van het invoerscherm. Het volgende voorbeeld geldt alleen als positief debet en negatief credit betekent. Het toont € 200 direct ontvangen omzet, waarbij btw buiten beschouwing blijft en de omzet nog niet eerder is geboekt:
| Bedrag | |
|---|---|
| Bank | + € 200 |
| Omzet | - € 200 |
Veel gestelde vragen over dagboeken bij boekhouden (FAQ)
Wat is een dagboek bij boekhouden?
Een dagboek ordent boekingen naar soort gebeurtenis en datum. Zo bevat het bankboek banktransacties, het verkoopboek verkoopfacturen en het inkoopboek inkoopfacturen. Deze boekingen worden verwerkt op grootboekrekeningen.
Welke dagboeken zijn er?
Er zijn verschillende soorten dagboeken. De meest voorkomende dagboeken zijn:
- Kasboek
- Bankboek
- Inkoopboek
- Verkoopboek
- Memoriaal
Is een tegenrekening nodig bij dagboeken?
Ja, iedere volledige boeking blijft een debet- en creditzijde hebben. Software kan een vaste rekening automatisch invullen, zoals Bank of Crediteuren. Daardoor is soms minder handmatige invoer nodig, maar de tegenboeking blijft bestaan.
Referenties
[verbergen]Deel dit artikel
Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!
Welk dagboek gebruik je voor kas, bank, inkoop, verkoop en memoriaal? Uitleg over automatische tegenrekeningen, het grootboek en een factuur met betaling.
Over de auteur
Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.
Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.
Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.
Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.