Bewaarplicht administratie: 7 of 10 jaar bewaren?
Voor je zakelijke administratie geldt doorgaans een bewaarplicht van 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en bepaalde transacties via het eenloketsysteem geldt 10 jaar. Ook digitale bestanden moeten gedurende de bewaartermijn beschikbaar en controleerbaar blijven. [ref]
Inhoudsopgave [verbergen]
? min. leestijd | ? woordenBasisgegevens
De volgende basisgegevens moet je ten minste 7 jaar bewaren:
- Het grootboek;
- De debiteuren- en crediteurenadministratie;
- De voorraadadministratie;
- De in- en verkoopadministratie;
- De loonadministratie (in geval van personeel);
- Gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden.
Bewaar ook de onderliggende bewijsstukken, zoals facturen, bankafschriften, kasstukken en zakelijke overeenkomsten. Alleen een jaarrekening bewaren is niet voldoende. [ref]
Wanneer geldt 7 jaar en wanneer 10 jaar?
- 7 jaar: de fiscale basisadministratie.
- 10 jaar: gegevens over onroerende zaken en rechten daarop.
- 10 jaar: leveringen en diensten onder de Unieregeling of Invoerregeling van het eenloketsysteem.
Voor overige gegevens kun je met de Belastingdienst schriftelijk een kortere bewaartermijn afspreken. De basisgegevens vallen daar niet onder. De termijn begint pas wanneer gegevens hun actuele betekenis voor de onderneming verliezen. Een contract dat nog loopt, kun je dus niet verwijderen omdat het zeven jaar geleden is ondertekend. [ref]
Papieren en digitale administratie bewaren
Bewaar gegevens in beginsel in de vorm waarin je ze hebt ontvangen of vastgelegd. Bij een digitale administratie moeten de bestanden en benodigde programma's voor controle bruikbaar blijven. Alleen afdrukken bewaren is normaal gesproken onvoldoende; voor een kleine, binnen redelijke tijd controleerbare administratie bestaat een uitzondering. Wil je de bewaarvorm veranderen, controleer dan vooraf de voorwaarden. [ref]
Gegevens bewaren bij overstappen van boekhoudprogramma
Controleer bij het kiezen van een boekhoudprogramma hoe je boekingen, bijlagen en rapporten kunt exporteren. Maak vóór een overstap of opzegging afspraken over toegang tot het archief en test of je de export daadwerkelijk kunt openen. Een back-up helpt alleen als de benodigde gegevens volledig en leesbaar terug te halen zijn.
Bewaarplicht na bedrijfsbeëindiging of uitbesteden
De bewaarplicht blijft gelden als je stopt met je onderneming. Laat je een boekhouder of andere dienstverlener de administratie verzorgen, dan moeten ook de gegevens bij die partij bewaard blijven. Leg daarom vast wie het archief beheert en hoe je het kunt opvragen. [ref]
Wat als de administratie ontbreekt?
Bij een onvolledige of onvoldoende lang bewaarde administratie kan de Belastingdienst de omzet, winst en verschuldigde belasting zelf vaststellen. Je bewijspositie kan daardoor verslechteren. Wacht bij ontbrekende bestanden niet op een controle: probeer de gegevens bij je bank, leveranciers of boekhouder te herstellen en bewaar wat je nog wel hebt. [ref]
Tip: bewaar de administratie gestructureerd. Hierdoor kunnen jij, je accountant en de Belastingdienst gegevens snel terugvinden.
- Het handigst is het om de verkoopfacturen te bewaren op volgorde van het factuurnummer.
- Inkoopfacturen kun je bewaren op alfabetische volgorde. Ook kun je inkoopfacturen bewaren achter het bankafschrift waar de betaling op staat. Tot slot kun je inkoopfacturen bewaren op boekstuknummer. Een boekstuknummer houdt in dat je alle inkoopfacturen doorlopend nummert (schrijf dit op de factuur). Dit boekstuknummer vermeld je vervolgens bij het inboeken in je boekhouding.
- Bankafschriften bewaar je vanzelfsprekend op chronologische volgorde. Indien je geen papieren exemplaren meer ontvangt, moet je de bankafschriften downloaden van de website van je bank. Controleer hoelang jouw bank afschriften beschikbaar stelt en download ze tijdig. Bewaar digitale afschriften digitaal.
- Overeenkomsten, akten en andere belangrijke stukken moet je bewaren in een map. Bijvoorbeeld hypotheekakten, de oprichtingsakte, het aandeelhoudersregister, huurovereenkomsten en leningsovereenkomsten. Bewaar de definitieve stukken, inclusief relevante bijlagen en wijzigingen.
Referenties
[verbergen]Deel dit artikel
Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!
Hoelang moet je de boekhouding bewaren? Lees wanneer 7 of 10 jaar geldt en waar je op let bij digitaal bewaren, overstappen en stoppen.
Over de auteur
Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.
Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.
Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.
Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.