1. Succesvol boekhouden
2. Uitgaven en ontvangsten
3. Dagboeken
4. Inkoopboek

Inkoopboek: facturen, btw en betalingen boeken

In het inkoopboek verwerk je ontvangen facturen en creditfacturen van leveranciers. Je boekt het bedrag op de passende kosten-, voorraad- of activarekening, verwerkt eventuele aftrekbare btw en registreert het factuurtotaal bij crediteuren. De latere betaling verwerk je afzonderlijk in het bank- of kasboek.

Een inkoopfactuur verwerken in de boekhouding

Een onbetaalde inkoopfactuur leidt doorgaans tot een schuld aan een leverancier: een crediteur. In een gebruikelijk ingericht inkoopboek vult de software de grootboekrekening Crediteuren automatisch in. De volledige boeking bevat die creditregel wel.

Factuurdatum, kostenperiode en betaaldatum

Leg de factuurdatum vast, maar beoordeel daarnaast op welke periode de kosten betrekking hebben. Een factuur in januari voor advieswerk van december kan kosten van december zijn. Een machine of nog onverkochte handelsvoorraad is niet automatisch een kostenpost op de factuurdatum. Zie het toerekeningsprincipe. ^[ref]

Voor de btw gelden afzonderlijke regels. De factuurdatum bepaalt in beginsel het tijdvak; je mag de voorbelasting pas aftrekken nadat je de factuur hebt ontvangen en aan de aftrekvoorwaarden voldoet. Het btw-stelsel is dus niet hetzelfde als de toerekening van kosten voor de winst. ^[ref]

Voorbeeld zonder btw: kosten en schuld

Je ontvangt een factuur voor € 100 advieswerk dat bij de huidige periode hoort. De factuur is nog niet betaald. In dit eerste voorbeeld blijft btw buiten beschouwing. Het debetdeel van de inkoopboeking is:

De kosten nemen met € 100 toe. Het bijbehorende creditdeel is hieronder apart getoond. Bij een inkoopboek met automatische crediteurenrekening maakt de software deze regel aan; samen vormen de twee tabellen één volledige journaalpost:

Betaal je de factuur per bank, dan nemen bank en crediteuren beide af. In het bankboek boek je € 100 debet op Crediteuren. De volledige betaalboeking is:

Na betaling is de schuld van € 100 voldaan. Je boekt de advieskosten niet nogmaals: alleen de openstaande post en het banktegoed veranderen.

Voorbeeld met 21% aftrekbare btw

Staat op de factuur € 100 advieskosten plus € 21 volledig aftrekbare btw, dan is de inkoopboeking:

Bij betaling boek je € 121 debet op Crediteuren en € 121 credit op Bank. Btw-aftrek is niet vanzelfsprekend: lees de voorwaarden bij voorbelasting. Bij niet-aftrekbare btw komt die btw bij de kosten of aanschafwaarde, afhankelijk van de aankoop.

Ontvang je een creditfactuur voor een prijsvermindering op deze aankoop, dan verwerk je de vermindering van kosten en voorbelasting tegenover de leverancier. Koppel de creditfactuur aan de oorspronkelijke factuur. Bij een al betaalde factuur kan een terug te ontvangen bedrag ontstaan.

Betalingen zonder gewone inkoopfactuur, zoals aflossing en rente van een lening, worden verwerkt aan de hand van de onderliggende stukken. Splits aflossing en rente: het eerste vermindert de schuld, het tweede betreft kosten van de toepasselijke periode.

Welke gegevens leg je vast?

Bewaar de factuur en registreer datum, factuurnummer, leverancier, omschrijving, bedragen exclusief btw en btw-bedragen per tarief. Bij handel met andere EU-landen en samenhangende diensten hoort ook het btw-identificatienummer van de leverancier erbij. Vereenvoudigde registratie van vergoeding en btw is onder voorwaarden toegestaan als factuur en boeking via een kenmerk eenvoudig over en weer terug te vinden zijn en de factuur alle verplichte gegevens bevat. ^[ref]

Controleer ook of de factuur klopt met de levering of afspraak en of zij al eerder is geboekt. Voor de inhoudelijke factuureisen zie factuurvereisten.

Subadministratie crediteuren

Veel ondernemingen betalen hun facturen niet direct. Hierdoor bestaat de grootboekrekening crediteuren uit schulden aan veel verschillende leveranciers. In het beste boekhoudprogramma kun je per crediteur een nummer aanmaken, waardoor je de facturen per leverancier kunt inboeken. Je kunt dan per crediteur zien wat je nog moet betalen. De details per leverancier en factuur vormen de subadministratie crediteuren. Het totaal van de openstaande posten moet aansluiten op de grootboekrekening Crediteuren.

Door nummers voor de verschillende crediteuren aan te maken, kun je zien wat je nog moet betalen aan een bepaalde crediteur. Het komt ook vaak voor dat je van één leverancier meerdere facturen ontvangt. Je wilt zien welke facturen van de leverancier zijn betaald en welke nog openstaan. In de subadministratie kun je bij het inboeken daarom ook vaak het factuurnummer invoeren. Hieronder staat een vereenvoudigde voorbeeldregistratie zonder btw. De nummers zijn illustratief:

De betaling van de inkoopfactuur verwerk je in het bankboek of kasboek. Koppel de betaling aan de leverancier en de juiste factuur. Bij een deelbetaling blijft het restant openstaan. Betalingen en creditfacturen samen moeten verklaren waarom een post volledig of gedeeltelijk is afgeboekt.

Volgende artikel »

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Een inkoopfactuur boeken met en zonder btw. Uitleg over crediteuren, factuurdatum, kostenperiode, creditfacturen en het verwerken van betalingen.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.