Inkoopboek: verwerking van inkoopfacturen volgens factuurstelsel (2018)
In het inkoopboek verwerk je alle inkoopfacturen. Deze facturen ontvang je als je iets koopt, waarna je ze moet betalen. Volgens het factuurstelsel verwerk je deze facturen op basis van de factuurdatum. Als je facturen nog niet betaald hebt, heb je schulden. Deze schulden zijn crediteuren.
Verwerking in de boekhouding
In het inkoopboek verwerk je alle inkoopfacturen. Deze facturen ontvang je als je iets koopt, waarna je ze moet betalen. Volgens het factuurstelsel verwerk je deze facturen op basis van de factuurdatum. Als je facturen nog niet betaald hebt, heb je schulden. Deze schulden zijn crediteuren. De tegenrekening van het inkoopboek is dan ook de grootboekrekening crediteuren.
Als je bijvoorbeeld iets voor € 100 hebt gekocht en nog niet hebt betaald, heb je een schuld aan een crediteur. Je crediteurenschuld en je kosten nemen toe. De journaalpost in het inkoopboek hiervan is:
| Debet | Credit | ||
| Kosten | 100 |
Je ziet dat de kosten (= debet) vermeerderd zijn door € 100 debet te boeken. Doordat je de journaalpost in het inkoopboek verwerkt, hoef je geen tegenrekening in te voeren. De € 100 wordt automatisch bij de crediteuren (=credit) op geboekt. Achter de schermen wordt er dus automatisch geboekt:
| Debet | Credit | ||
| a/ | Crediteuren | 100 |
Als je vervolgens de factuur betaald, nemen zowel je banksaldo als de crediteurenschuld af. Aangezien een betaling/aflossing van een schuld een uitgave is, moet de betaling in het bankboek verwerkt worden. De journaalpost in het bankboek hiervan is:
| Debet | Credit | ||
| Crediteuren | 100 |
Je ziet dat, vóórdat je betaald hebt, de schuld aan crediteuren meer wordt. Nadat je betaald hebt, verminderen de schulden aan crediteuren (= credit) weer doordat je € 100 debet boekt. Per saldo heb je na de betaling dus geen schuld meer.
In het inkoopboek verwerk je alle inkomende facturen die je moet betalen. Van bepaalde uitgaven ontvang je geen factuur, zoals rentekosten en aflossingen van schulden. Dit zijn echter wel uitgaven, zodat ze in het bankboek verwerkt moeten worden.
Subadministratie crediteuren
Veel ondernemingen betalen hun facturen niet direct. Hierdoor bestaat de grootboekrekening crediteuren uit schulden aan veel verschillende leveranciers. In de meeste boekhoudpakketten kun je per crediteur een nummer aanmaken, waardoor je de facturen per leverancier kunt inboeken. Je kunt dan per crediteur zien wat je nog moet betalen. Alle crediteurennummers bij elkaar wordt de subadministratie van de crediteuren genoemd. Dit is als het ware nog een extra niveau verder dan een grootboekrekening.
Door nummers voor de verschillende crediteuren aan te maken, kun je zien wat je nog moet betalen aan een bepaalde crediteur. Het komt ook vaak voor dat je van één leverancier meerdere facturen ontvangt. Je wilt dan natuurlijk ook zien welke factuur van de betreffende crediteur je al wel en welke je nog niet hoeft te betalen. In de subadministratie kun je bij het inboeken daarom ook vaak het factuurnummer invoeren. Bijvoorbeeld:
| Datum | Grootboekrekening | Crediteurennummer | Factuurnummer | Bedrag |
| 5-7-2014 | Kosten | 131000001 | 132014070501 | € 100 |
De betaling van de inkoopfactuur verwerk je in het bankboek of kasboek. In het bankboek of kasboek geef je het betreffende crediteurennummer en factuurnummer weer in, zodat het bedrag op die factuur wordt afgeboekt en dus niet meer als schuld op de balans staat.
Inkoopfacturen invoeren in je boekhoudpakket
Facturen van je leveranciers kun je eenvoudig en snel invoeren in je gratis online boekhouding van e-Boekhouden. De volgende gegevens moeten ingevuld worden:
- Soort boeking: factuur ontvangen.
- Relatie: selecteer de leverancier van wie je de factuur hebt ontvangen.
- Datum: voer de factuurdatum in.
- Omschrijving: geef de factuur een omschrijving. Bijvoorbeeld: 'factuurnummer' + 'leveranciernaam' + 'product'.
- Factuurnummer: voer het factuurnummer in.
- Betalingstermijn: geef het aantal dagen op waarbinnen de factuur voldaan moet zijn.
- Boekstuk: hier kunt u een boekstuknummer invoeren. Dit is geen verplicht veld.
- Btw: kies of het bedrag dat je invoert inclusief of exclusief btw is.
- Bedrag: voer het bedrag van de factuur in.
- Btw-code: kies de juiste btw-code van het juiste percentage. Bijvoorbeeld: btw hoog 21% of btw laag 6%.
- Btw: het btw-bedrag wordt automatisch berekend aan de hand van de btw-code. Controleer of het bedrag overeenkomt met het btw-bedrag op de factuur.
- Tegenrekening: selecteer de tegenrekening die betrekking heeft op de factuur.
- Kostenplaats: selecteer een kostenplaats, indien van toepassing. Kostenplaatsen kun je aanzetten via Beheer > Inrichting > Instellingen > Kostenplaatsen.
- Regel toevoegen: wanneer je een deel van het ontvangen bedrag op aparte tegenrekeningen wilt boeken, kun je extra regels toevoegen.
Probeer het invoeren van inkoopfacturen nu in het gratis boekhoudpakket van e-Boekhouden.
