succesvolboekhouden.nl
Gratis e-Boekhouden
Uitgaven en ontvangstenDagboekenVerkoopboek

Verkoopboek: verwerking van verkoopfacturen volgens factuurstelsel (2018)

Gratis boekhouden en facturatie van Exact Online!

In het verkoopboek verwerk je alle verkoopfacturen. Deze facturen verstuur je als je iets verkoopt, waarna je geld ontvangt. Volgens het factuurstelsel verwerk je deze facturen op basis van de factuurdatum. Als je het geld nog niet ontvangen hebt, heb je vorderingen. Deze vorderingen zijn debiteuren. De tegenrekening van het verkoopboek is dan ook de grootboekrekening debiteuren.

Verwerking in de boekhouding

Als je bijvoorbeeld iets voor € 200 hebt verkocht en nog niet ontvangen hebt, heb je een vordering op een debiteur. Je debiteurenvordering en je omzet nemen toe. De journaalpost in het verkoopboek hiervan is:

Debet Credit
a/ Omzet 200

Je ziet dat de omzet (= credit) vermeerderd is door € 200 credit te boeken. Doordat je de journaalpost in het verkoopboek verwerkt, hoef je geen tegenrekening in te voeren. De € 200 wordt automatisch bij de debiteuren (= debet) op geboekt. Achter de schermen wordt er dus automatisch geboekt:

Debet Credit
Debiteuren 200

Als je vervolgens het bedrag ontvangt, neemt je banksaldo toe en je debiteurenvordering af. Aangezien het een ontvangst is, moet dit in het bankboek verwerkt worden. De journaalpost in het bankboek hiervan is:

Debet Credit
a/ Debiteuren 200

Je ziet dat, vóórdat je het geld ontvangen hebt, de vordering op debiteuren meer wordt. Nadat je het geld ontvangen hebt, verminderen de vorderingen op debiteuren (= debet) weer doordat je € 200 credit boekt. Per saldo heb je na de ontvangst dus geen vordering meer.

Subadministratie debiteuren

Veel ondernemers betalen hun facturen niet direct. Hierdoor bestaat de grootboekrekening debiteuren uit vorderingen op veel verschillende klanten. In de meeste boekhoudpakketten kun je per debiteur een nummer aanmaken, waardoor je de facturen per klant kunt inboeken. Je kunt dan per debiteur zien wat je nog moet ontvangen. Alle debiteurennummers bij elkaar wordt de subadministratie van de debiteuren genoemd. Dit is als het ware nog een extra niveau verder dan een grootboekrekening.

Door nummers voor de verschillende debiteuren aan te maken, kun je zien wat je nog moet ontvangen van een bepaalde debiteur. Het komt ook vaak voor dat je aan één klant meerdere facturen verstuurt. Je wilt dan natuurlijk ook zien welke bedragen van de betreffende debiteur je al wel en welke je nog niet moet ontvangen. In de subadministratie kun je bij het inboeken daarom ook vaak het factuurnummer invoeren. Bijvoorbeeld:

Datum Grootboekrekening Debiteurennummer Factuurnummer  Bedrag 
5-7-2014 Omzet 12000001 122014070501 € 200

De ontvangst van het bedrag van de verkoopfactuur verwerk je in het bankboek of kasboek. In het bankboek of kasboek geef je het betreffende debiteurennummer en factuurnummer weer in, zodat het bedrag op die factuur wordt afgeboekt en dus niet meer als vordering op de balans staat.

Verkoopfacturen invoeren in je boekhoudpakket

Facturen aan je klanten kun je eenvoudig en snel invoeren in je gratis online boekhouding van e-Boekhouden. De volgende gegevens moeten ingevuld worden:

Boekstuk invoeren - verkoopfactuur

Probeer het invoeren van verkoopfacturen nu in het gratis boekhoudpakket van e-Boekhouden.

Oninbare facturen afboeken

Een factuur is definitief oninbaar wanneer je voor een specifieke vordering een traject met een incassobureau hebt doorlopen zonder resultaat, of wanneer een bedrijf failliet is. Een factuur word in ieder geval als oninbaar aangemerkt uiterlijk 1 jaar na het verstrijken van de uiterste betaaldatum.

Tip! Via gratis online boekhouding van e-Boekhouden kun je onbetaalde facturen snel en eenvoudig doorsturen naar een incassobureau.

Als een factuur definitief oninbaar is, verwerk je dit als volgt in de administratie.

Stap 1: Een nieuw grootboek aanmaken.
- Maak indien nodig in de 4000-reeks een nieuw grootboek ‘Oninbare Vorderingen’ aan met de categorie ‘Winst & Verlies’.

Stap 2: Het verlies inboeken
Boek via Boekhouden > Invoeren > Facturen een creditfactuur in.
Soort boeking: Factuur verstuurd
Relatie: Selecteer de relatie
Datum: Factuurdatum creditfactuur
Factuurnummer: Nummer van creditfactuur
Omschrijving: Creditfactuur naar aanleiding van oninbare vordering.
Bedrag: - € 200,00
Btw-code: 21% Btw
Tegenrekening: Oninbare Vorderingen

Stap 3: De facturen met elkaar verrekenen
Ga naar Boekhouden > Overzichten > Open Posten > Te Ontvangen.
- Vink zowel de originele factuur als de creditfactuur vooraan de regel aan.
- Kies onderaan voor ‘Geselecteerde facturen met elkaar verrekenen’.
- De twee facturen vallen tegenover elkaar weg.

De btw die je eerder over de originele factuur hebt afgedragen, word nu bij rubriek 1a of 1b van de aangifte in mindering gebracht. Zo krijg je de btw weer terug.

Let op! Is de factuur voor 1 januari 2017 oninbaar geworden? Dan mag je de btw niet middels een correctie in de aangifte terugvragen. Raadpleeg hiervoor de website van de Belastingdienst.

Volgende artikel »

Tip: het is aan te bevelen om regelmatig je debiteurenlijst door te nemen. Op de debiteurenlijst staan alle nog te ontvangen bedragen. Je moet deze regelmatig doornemen en bekijken welke bedragen nog ontvangen moeten worden. Op basis van deze lijst kun je beoordelen welke debiteuren je een aanmaning gaat versturen. In de meeste gevallen kan het geld beter eerder in je eigen zak zitten, dan in die van je debiteur. Denk bijvoorbeeld aan de rente die je opbouwt.

Tip: vermeld op de facturen aan je klanten een betalingstermijn, bijvoorbeeld van 14 of 30 dagen. In veel gevallen zullen klanten binnen deze termijn betalen, zodat jij je geld snel in eigen zak hebt en dus minder risico loopt op wanbetalers.

Gerelateerde begrippen

Gratis Exact boekhouden
XGratis e-Boekhouden