1. Succesvol boekhouden
2. Uitgaven en ontvangsten
3. Dagboeken
4. Verkoopboek

Verkoopboek: facturen, btw en oninbare vorderingen boeken

In het verkoopboek registreer je verkoopfacturen en creditfacturen aan klanten. Je verwerkt de omzet, eventuele btw en het te ontvangen factuurtotaal bij debiteuren. De latere betaling boek je in het bank- of kasboek en koppel je aan de openstaande factuur.

Een verkoopfactuur boeken

Een klant die je nog moet betalen, is een debiteur. In een gebruikelijk ingericht verkoopboek vult de software de grootboekrekening Debiteuren automatisch in. Die rekening blijft onderdeel van de volledige journaalpost.

Factuurdatum, omzetperiode en ontvangst

Maak onderscheid tussen factureren, omzet verdienen en geld ontvangen. Een voorschotfactuur voor nog te leveren diensten is niet automatisch omzet van de factuurmaand. De verwerking van opbrengsten hangt af van de geleverde prestatie; zie het realisatieprincipe.

Voor de btw bepaalt bij het factuurstelsel doorgaans de factuurdatum het aangiftetijdvak. Een te laat verzonden factuur verschuift de verschuldigde btw niet naar een later tijdvak. Onder meer vooruitbetalingen en het kasstelsel hebben afzonderlijke regels. ^[ref]

Voorbeeld zonder btw

Je factureert € 200 voor advieswerk dat in de huidige periode is verricht. De klant heeft nog niet betaald. In dit eerste voorbeeld blijft btw buiten beschouwing. Het creditdeel van de verkoopboeking is:

De omzet neemt met € 200 toe. Daartegenover staat € 200 debet op Debiteuren. De volgende tabel toont dat tweede deel; samen vormen de twee tabellen één volledige journaalpost:

Ontvang je de € 200 per bank, dan neemt je banktegoed toe en verdwijnt de vordering. De volledige boeking in het bankboek is:

Na volledige betaling staat deze factuur niet meer open. De ontvangst is geen nieuwe omzet: die was al bij de verkoop verwerkt.

Voorbeeld met 21% btw

Bij € 200 adviesomzet plus € 42 btw bedraagt de vordering € 242. De verkoopboeking bij het factuurstelsel is:

Bij ontvangst boek je € 242 debet op Bank en € 242 credit op Debiteuren. Controleer welk btw-tarief of welke vrijstelling geldt; niet iedere verkoop is belast met 21%.

Welke factuurgegevens registreer je?

Bewaar een kopie van de verzonden factuur. Leg factuurdatum, factuurnummer, naam en adres van de klant, omschrijving en hoeveelheid, vergoeding en btw per tarief vast. Het btw-identificatienummer van de klant is onder meer nodig bij verlegging en bepaalde EU-transacties. Een beperkte registratie van vergoeding en btw mag onder voorwaarden, met een volledig juiste factuur en een kenmerk waarmee factuur en boeking over en weer terug te vinden zijn. ^[ref]

Controleer ook de factuurvereisten. Automatisch aangemaakte facturen moet je niet nog eens handmatig als verkoop boeken.

Subadministratie debiteuren

Veel ondernemers betalen hun facturen niet direct. Hierdoor bestaat de grootboekrekening debiteuren uit vorderingen op veel verschillende klanten. In het beste boekhoudprogramma kun je per debiteur een nummer aanmaken, waardoor je de facturen per klant kunt inboeken. Je kunt dan per debiteur zien wat je nog moet ontvangen. De gegevens per klant en factuur vormen de subadministratie debiteuren. Het totaal van de openstaande posten moet aansluiten op de grootboekrekening Debiteuren.

Door nummers voor de verschillende debiteuren aan te maken, kun je zien wat je nog moet ontvangen van een bepaalde debiteur. Het komt ook vaak voor dat je aan één klant meerdere facturen verstuurt. Je wilt dan natuurlijk ook zien welke facturen van de klant zijn betaald en welke nog openstaan. In de subadministratie kun je bij het inboeken daarom ook vaak het factuurnummer invoeren. Hieronder staat een vereenvoudigde voorbeeldregistratie zonder btw; de datum en nummers zijn illustratief:

Verwerk de ontvangst in het bankboek of kasboek en koppel deze aan de juiste klant en factuur. Bij een deelbetaling blijft het restant openstaan. Onderzoek betalingsverschillen voordat je ze afboekt; het kan ook om een andere factuur, korting of bankkosten gaan.

Creditfactuur: een verkoop corrigeren

Een creditfactuur gebruik je bijvoorbeeld bij een retour of prijsvermindering. Vermeld welke oorspronkelijke factuur je corrigeert en verwerk de aanpassing van omzet, btw en debiteuren. Een klant die niet betaalt, is een andere situatie: alleen oninbaarheid is geen reden om de oorspronkelijke levering met een creditfactuur ongedaan te maken.

Oninbare facturen afboeken en btw terugvragen

Beoordeel wat je naar verwachting nog kunt innen. Betalingsachterstanden, correspondentie en informatie over de financiële positie van de klant kunnen aanleiding zijn voor een afwaardering. Een faillissement betekent niet automatisch dat de hele vordering verloren is; er kan nog een uitkering volgen. Voor de waardering hoef je niet altijd eerst een volledig incassotraject af te ronden. Vorderingen worden in de jaarrekening verminderd met een onderbouwde correctie voor oninbaarheid. ^[ref]

De btw-regel van één jaar is geen algemene afschrijvingstermijn voor debiteuren. Bij het factuurstelsel ontstaat recht op teruggaaf zodra de oninbaarheid zeker is, uiterlijk één jaar na de uiterste betaaldatum voor het onbetaalde deel. Verwerk dit in het tijdvak waarin dat recht ontstaat. Verminder in rubriek 1a of 1b zowel de bijbehorende omzet als de btw. Bij het kasstelsel is over niet-ontvangen omzet nog geen btw betaald en ontstaat deze teruggaaf niet. Bij latere ontvangst geef je de btw over het ontvangen deel alsnog aan. ^[ref]

Stap 1: Onderbouwing en verliesrekening. Leg vast welk bedrag oninbaar is en waarom. Gebruik een passende kostenrekening, bijvoorbeeld Oninbare vorderingen. Het rekeningnummer hangt af van je rekeningschema; een nummer in de 4000-reeks is geen algemene verplichting.

Stap 2: Het verlies en de eventuele btw-teruggaaf boeken. Is de volledige factuur van € 242 uit het voorbeeld definitief oninbaar, is € 42 btw eerder aangegeven en bestaat nu recht op teruggaaf, dan is de volgende boeking mogelijk. Hierbij is nog geen eerdere afwaardering geboekt:

Gebruik de daarvoor bedoelde afboekfunctie of een passende correctieboeking in je pakket. Leg relatie, oorspronkelijke factuur, datum, reden, bedrag en btw-behandeling vast. Controleer dat de btw-code de correctie ook in de aangifte verwerkt. Alleen een handmatige boeking op de btw-rekening doet dat niet in ieder pakket.

Een eerdere voorziening voor oninbaarheid moet je bij de afboeking benutten, zodat hetzelfde verlies niet tweemaal in de kosten komt. Valt het verliesmoment niet samen met het btw-teruggaafmoment, dan zijn afzonderlijke boekingen nodig.

Stap 3: De openstaande post controleren. Koppel de afboeking aan de oorspronkelijke factuur en controleer de debiteurenlijst, het grootboek en de btw-aangifte. Een eventuele resterende vordering moet zichtbaar blijven. De correctie van de omzet in de btw-aangifte betekent niet dat het debiteurenverlies in de resultatenrekening een gewone omzetkorting is.

Volgende artikel »

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Een verkoopfactuur boeken met en zonder btw. Uitleg over debiteuren, betalingen, creditfacturen, oninbare vorderingen en btw-teruggaaf.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.