Kasstelsel en factuurstelsel: btw, verschillen en voorbeelden
Het kasstelsel en factuurstelsel bepalen wanneer je btw over verkopen aangeeft. Bij het kasstelsel zijn ontvangen betalingen het uitgangspunt; bij het factuurstelsel doorgaans de factuurdatum. Dat is iets anders dan bepalen in welk jaar kosten en opbrengsten bij je winst horen.
Inhoudsopgave [verbergen]
? min. leestijd | ? woordenKasstelsel voor de btw
Bij het kasstelsel bereken je de verkoop-btw over bedragen die je daadwerkelijk in kas of op je bankrekening ontvangt. Het gaat dus ook om pinbetalingen en overschrijvingen. Splits ontvangsten naar tarief. Voor bijvoorbeeld privégebruik kan ook zonder ontvangst btw verschuldigd zijn. [ref]
Voorbeeld kasstelsel
Je past terecht het kasstelsel toe en verkoopt in december 2026 voor € 121 inclusief 21% btw. De klant betaalt in januari 2027. De € 21 verkoop-btw hoort dan bij het aangiftetijdvak waarin je de betaling ontvangt. Leg de verkoop en de latere ontvangst zo vast dat je ze aan elkaar kunt koppelen.
Voor wie geldt het kasstelsel?
De aangewezen groepen zijn onder meer (web)winkeliers, marktkooplieden, schoenreparateurs, kappers, glazenwassers, wasserijen, fietsenmakers, schoonheidsverzorgers, behangers, stoffeerders, horeca, autorijscholen en alleen werkende advocaten. Ook bestaat een categorie voor ondernemers die meer dan 90% van hun omzet vanuit een voor particuliere klanten bestemde inrichting behalen. Het is dus geen algemene regel voor iedereen met meer dan 90% particuliere klanten. Afzien van het kasstelsel moet uit de administratie blijken. [ref]
Andere ondernemers die hoofdzakelijk aan particulieren leveren, kunnen onder voorwaarden een verzoek indienen. Controleer de omzet- en duurvoorwaarden bij het belastingkantoor voordat je overstapt.
Voorbelasting bij het kasstelsel
Voor aftrekbare voorbelasting blijf je uitgaan van ontvangen facturen. Stel de aftrek niet automatisch uit tot de inkoopfactuur betaald is. Wel moet je aan de aftrekvoorwaarden voldoen.
Factuurstelsel voor de btw
Bij het factuurstelsel bepaalt de factuurdatum in beginsel het aangiftetijdvak van de verkoop-btw. De betaaldatum van de klant is daarvoor niet beslissend. Te laat factureren schuift de btw niet onbeperkt vooruit: dan geldt het tijdvak waarin je uiterlijk had moeten factureren. [ref]
Voorbeeld factuurstelsel
Je stuurt voor een geleverde dienst op 20 december 2026 een factuur van € 1.000 plus € 210 btw. De klant betaalt in januari 2027. Bij kwartaalaangifte neem je de € 210 op in het vierde kwartaal van 2026. De openstaande factuur staat tot betaling bij je debiteuren.
Voor wie geldt het factuurstelsel?
Dit is het gebruikelijke uitgangspunt bij factuurplichtige leveringen aan ondernemers en rechtspersonen. Controleer afzonderlijk of het kasstelsel of een bijzondere regeling voor jou geldt. De factuurplicht alleen verklaart dus niet elke situatie.
Kasstelsel of factuurstelsel toepassen?
- Stel vast welk btw-stelsel voor jouw onderneming geldt.
- Leg verkoop, factuurdatum en betaling afzonderlijk vast.
- Controleer voorbelasting apart van de verkoop-btw.
- Houd bij een overgang bij welke posten al zijn aangegeven, zodat geen btw ontbreekt of dubbel wordt verwerkt.
Het stelsel instellen in je boekhoudprogramma
Controleer bij je boekhoudprogramma hoe het gekozen stelsel wordt ondersteund. Test een verkoop die in het ene tijdvak wordt gefactureerd en in het volgende wordt betaald. Kijk of de btw in het bedoelde tijdvak verschijnt. Verwerk uitgaven en ontvangsten op de bankrekening zonder de oorspronkelijke omzet of kosten opnieuw te boeken.
Factuurdatum en bijzondere btw-momenten
Bij een gewone factuurplichtige levering factureer je uiterlijk op de 15e dag van de volgende maand. Een dienst van april die pas na 15 mei wordt gefactureerd, hoort voor de btw niet pas bij die latere factuurdatum. Bij kwartaalaangifte valt de uiterste factuurdatum in het tweede kwartaal.
Vooruitbetalingen, prestaties zonder factuurplicht en doorlopende prestaties vragen afzonderlijke aandacht. Een vrijwillige vooruitbetaling kan bijvoorbeeld al bij ontvangst btw verschuldigd maken. Lees de factuurregels voor de juiste vastlegging.
Het btw-stelsel bepaalt niet je jaarwinst
Voor de winstberekening beoordeel je aan welke periode opbrengsten en kosten toebehoren. Fiscale winstbepaling kent eigen regels, waaronder goed koopmansgebruik. De factuurdatum of betaaldatum is daarom geen universele regel voor het boekjaar van een kostenpost. [ref]
Voorbeeld: je betaalt in december een abonnement dat volledig op het volgende jaar ziet. De betaling hoort in het bankboek van december, maar bij toerekening aan perioden staan de kosten eerst als vooruitbetaald op de balans en komen ze in het volgende jaar ten laste van het resultaat. De btw beoordeel je daarnaast volgens de aftrekregels.
Lees verder over het toerekeningsprincipe. Het kasstroomoverzicht laat juist de geldstromen zien; winst en kasstroom hoeven niet gelijk te zijn.
Kijk op de website van de Belastingdienst en lees meer over:
Veel gestelde vragen over het kasstelsel en factuurstelsel (FAQ)
Wat is het kasstelsel?
Voor de btw houdt het kasstelsel in dat je verkoop-btw berekent over ontvangen betalingen. Voor aftrekbare inkoop-btw blijf je uitgaan van ontvangen facturen.
Voor wie geldt het kasstelsel?
Het geldt voor aangewezen groepen ondernemers. Andere ondernemers kunnen onder voorwaarden toestemming vragen. Alleen het aandeel particuliere klanten is niet voor iedereen beslissend.
Wat is het factuurstelsel?
Bij het factuurstelsel bepaalt doorgaans de factuurdatum wanneer je verkoop-btw aangeeft. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld bij te late facturering en vooruitbetalingen.
Voor wie geldt het factuurstelsel?
Het is het gebruikelijke btw-stelsel voor factuurplichtige prestaties. Controleer of voor jouw onderneming het kasstelsel of een bijzondere regeling geldt.
Referenties
[verbergen]Deel dit artikel
Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!
Wanneer geef je btw aan: bij de factuur of bij betaling? Lees voor wie het kasstelsel geldt en waarom de regels voor je jaarwinst anders zijn.
Over de auteur
Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.
Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.
Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.
Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.