Factuurvereisten: wat moet er op een factuur staan?
Een gewone btw-factuur vermeldt wie levert, aan wie, wat er is geleverd en welke bedragen en btw daarbij horen. Ook een unieke nummering en de juiste datums zijn belangrijk. Voor een factuur van maximaal € 100 inclusief btw mag je onder voorwaarden een vereenvoudigde factuur maken. Hieronder lees je welke factuurvereisten gelden en welke uitzonderingen je moet controleren. [ref]
Inhoudsopgave [verbergen]
? min. leestijd | ? woordenWanneer moet je een factuur sturen?
Bij leveringen aan ondernemers en aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, is een factuur in beginsel verplicht. Voor particulieren geldt meestal geen factuurplicht, maar er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld bij een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel dat naar een ander EU-land gaat. Ook bij grensoverschrijdende verkopen en vrijgestelde prestaties kunnen andere regels gelden. [ref]
Verstuur de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering. Lever je bijvoorbeeld op 20 april, dan is 15 mei de uiterste factuurdatum. Ook voor vooruitbetalingen gelden factuurregels. [ref]
Factuurnummer: opeenvolgend en uniek
Je mag één of meer nummerreeksen gebruiken, zolang de nummers opeenvolgen en elk nummer maar eenmaal voorkomt. Een jaartal in het nummer kan helpen, bijvoorbeeld 2026-0001 en 2026-0002. Controleer bij een jaarwisseling de nummerreeks in je eigen pakket; er is geen algemene menuroute die voor alle programma's werkt. [ref]
Vereenvoudigde factuur: maximaal € 100 inclusief btw
Een vereenvoudigde factuur bevat ten minste:
- De uitgiftedatum;
- De naam en adresgegevens van de leverancier;
- Een omschrijving van de geleverde goederen of diensten;
- Het btw-bedrag, of de gegevens waarmee dit berekend kan worden.
De naam en het adres van de klant horen dus niet bij deze minimale gegevens. Ook een wijzigingsfactuur kan vereenvoudigd zijn; verwijs dan naar de oorspronkelijke factuur. Vereenvoudigd factureren mag niet bij intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen en bepaalde leveringen of diensten in andere EU-landen waarbij de btw naar de afnemer is verlegd. [ref]
Gewone factuur: de verplichte gegevens
Gebruik een gewone factuur als de vereenvoudiging niet van toepassing is. Controleer deze gegevens:
- Volledige naam en vestigingsadres van leverancier en afnemer;
- Je btw-identificatienummer en, als je bent ingeschreven, je KVK-nummer;
- Factuurdatum en uniek, opeenvolgend factuurnummer;
- Soort en hoeveelheid goederen, of aard en omvang van de dienst;
- Leveringsdatum of datum van de vooruitbetaling;
- Bedrag exclusief btw, met aparte bedragen per btw-tarief en de eenheidsprijs indien van toepassing;
- Het toepasselijke btw-tarief en btw-bedrag.
Een postbus vervangt het vestigingsadres niet. [ref] Vermeld voor de betaling ook duidelijk het totaalbedrag.
KOR, btw verlegd en buitenlandse klanten
Pas de standaardfactuur niet zonder controle toe op bijzondere situaties. Bij de KOR vermeld je geen btw. Stuur je toch een factuur, vermeld dan dat je de kleineondernemersregeling gebruikt. [ref]
Bij btw verleggen, vrijstellingen en internationale transacties gelden aangepaste factuurregels. Controleer welke regeling op de levering van toepassing is voordat je de factuur opstelt. [ref]
Factuur digitaal of op papier
Je kunt op papier of digitaal factureren. Bij digitaal factureren moet de afnemer daarmee akkoord gaan en moeten herkomst, inhoud en leesbaarheid van de factuur gewaarborgd zijn. [ref]
Bewaar verzonden en ontvangen facturen in je boekhouding en zorg dat je ze terugvindt bij de bijbehorende boeking. Lees voor de termijnen en digitale bewaring verder bij bewaarplicht. Controleer bij een boekhoudprogramma of de factuurinstellingen passen bij jouw btw-situatie.
Tip: betalingstermijn op factuur
Vermeld de afgesproken betalingstermijn, de vervaldatum en het rekeningnummer duidelijk op de factuur. Zo weet de klant wanneer en hoe hij moet betalen. Controleer openstaande facturen vervolgens in je debiteurenadministratie.
Lees meer over de factuurvereisten op de website van de Belastingdienst.
Veel gestelde vragen over de factuurvereisten (FAQ)
Wat moet er op een factuur staan?
Gebruik de checklist hierboven voor een gewone factuur. Bij een vereenvoudigde factuur of een bijzondere btw-regeling wijken de eisen af; controleer eerst welke situatie geldt.
Waarom zijn er eisen aan een factuur?
Alle ondernemers hebben een goede boekhouding nodig, bijvoorbeeld om de btw-aangifte te kunnen doen. Bij deze aangifte zijn facturen van groot belang en daarom zijn er eisen waaraan een factuur moet voldoen.
Facturen digitaal of op papier versturen?
Je kunt op papier of digitaal factureren. Bij digitaal factureren moet de afnemer daarmee akkoord gaan en moeten herkomst, inhoud en leesbaarheid van de factuur gewaarborgd zijn. [ref]
Referenties
[verbergen]Deel dit artikel
Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!
Bekijk de verplichte factuurgegevens, de regels voor facturen tot € 100 inclusief btw en de uitzonderingen voor KOR, buitenland en digitaal factureren.
Over de auteur
Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.
Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.
Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.
Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.