1. Succesvol boekhouden
2. De boekhouding
3. Het grootboek
4. Grootboekrubrieken

Grootboekrubrieken en codes: welke rekening gebruik je?

Grootboekrubrieken groeperen rekeningen voor balans, kosten en opbrengsten. Om de juiste grootboekrekening te kiezen, bepaal je eerst wat de transactie inhoudt en zoek je daarna de passende rubriek en rekening. Rekeningcodes zijn niet universeel: controleer altijd het schema van je eigen boekhoudprogramma.

Balansrubrieken en resultaatrubrieken

Het grootboek bevat meer dan kosten en omzet. De volgende onderwerpen horen bij de activa van de balans. Goodwill is daarbij een onderdeel van de immateriële vaste activa:

• Immateriële vaste activa
• Goodwill
• Materiële vaste activa
• Financiële vaste activa
• Voorraden
• Onderhanden projecten
• Vorderingen en overlopende activa
• Effecten
• Liquide middelen

Onderhanden projecten kunnen afhankelijk van hun saldo ook aan de passivazijde staan. De hoofdgroepen aan de passivazijde zijn:

• Eigen vermogen
• Voorzieningen
• Schulden (langlopend en kortlopend)

Wat is een grootboekrekening?

Een grootboekrekening verzamelt financiële mutaties van dezelfde aard. Voorbeelden zijn Bank, Crediteuren, Huurkosten en Omzet. Een grootboekrekeningschema bevat de nummers, namen en indeling van die rekeningen.

Brandstofkosten kun je apart volgen van autoverzekering en motorrijtuigenbelasting. De gezamenlijke bedragen vallen vervolgens onder Autokosten. Hoeveel detail nodig is, hangt af van de informatie die je wilt gebruiken en de rapportages die je moet maken.

Een boeking hoeft geen betaling te zijn. Ook afschrijvingen, nog te betalen kosten en onbetaalde facturen komen in het grootboek. Uit de juiste saldi en indeling stel je de balans en resultatenrekening samen.

Rubrieken 0 tot en met 9: een voorbeeldindeling

Het grootboek kun je indelen als een boom: rubrieken, subrubrieken en afzonderlijke rekeningen. De tabellen hieronder tonen één mogelijke decimale indeling. Zij zijn geen verplicht landelijk nummerstelsel. Vooral de invulling van rubrieken 5, 6 en 9 verschilt per schema; kostenplaatsen kunnen ook los van rekeningnummers worden ingericht.

Ook bij RGS dienen rekeningnummers als voorbeelden. De gestandaardiseerde referentiecode wordt aan de inhoud van de rekening gekoppeld. ^[ref]

Vervolgens worden de rubrieken onderverdeeld in verschillende takken, de subrubrieken en codes:

Je ziet dat in dit voorbeeld de rubriek Kosten (4) is onderverdeeld in subrubrieken (40 , 41, 42, enz). Merk op dat alle subrubrieken beginnen met hetzelfde cijfer als de bovenliggende rubriek, namelijk het cijfer 4.

Deze subrubrieken worden nog verder vertakt en onderverdeeld:

In dit voorbeeld zijn 4210 en 4220 rekeningen onder Huisvestingskosten (42), en 4610 en 4620 rekeningen onder Kantoorkosten (46). Het laatste niveau heeft hier vier cijfers. Andere schema’s kunnen meer cijfers of een afzonderlijke rapportage-indeling gebruiken.

De omzetrekeningen noemen de gewone btw-tarieven 21%, 9% en 0%. Houd vrijgestelde omzet en verlegde btw daarvan onderscheiden. De juiste btw-code volgt uit de prestatie; een rekeningnaam bepaalt het tarief niet. ^[ref]

Van boekingsregel naar rubriektotaal

De volgende tabel bevat fictieve voorbeeldboekingen voor een volledig jaar. De jaartallen worden automatisch weergegeven; het zijn geen gerealiseerde cijfers van een onderneming. De kostenbedragen zijn exclusief eventueel aftrekbare btw. De tabel toont alleen de kostenkant, geen volledige journaalposten:

Welke grootboekrekening moet ik gebruiken?

In het voorbeeld bevat 4210 Huurkosten twaalf maanden van € 2.000, samen € 24.000. Met € 8.500 verzekeringskosten op 4220 is het totaal van Huisvestingskosten (42) € 32.500. De brandstofregels op 4410 tellen op tot € 579,65. Dit bedrag vormt samen met de andere autorekeningen de rubriek Autokosten (44).

Kies een rekening op basis van de gebeurtenis, niet alleen op basis van de naam van de leverancier:

1. Is de factuur al geboekt? Koppel de betaling dan aan Crediteuren of Debiteuren. Boek de kosten of omzet niet nogmaals.
2. Betreft het een balanspost? Denk aan een machine, voorraad, lening, vooruitbetaling of privéonttrekking.
3. Betreft het kosten of opbrengsten? Kies de passende soort en periode. De betaalmaand is niet automatisch de kostenmaand.
4. Welke onderverdeling helpt? Splits bijvoorbeeld huur en verzekeringen, zonder voor iedere leverancier een kostenrekening te maken.
5. Klopt de fiscale behandeling? Controleer btw, eventuele aftrekbeperkingen en de rapportagekoppeling apart.

De rekening Boetes en bekeuringen in het voorbeeld maakt zulke posten herkenbaar. Dit betekent niet dat ze aftrekbaar zijn: geldboetes zijn uitgesloten van kostenaftrek. Ook andere zakelijke kosten kunnen een fiscale beperking hebben. ^[ref]

Voor een onderhoudsbeurt aan een bedrijfsauto past bijvoorbeeld een autoreparatierekening. De aanschaf van de auto zelf hoort doorgaans bij de bedrijfsmiddelen; het aflossen van de autolening vermindert een schuld. Eén onderwerp kan dus verschillende soorten rekeningen raken.

Overzicht grootboekrekening codes in je boekhoudprogramma

Bekijk in je boekhoudprogramma het rekeningschema en de bijbehorende rapportage-indeling. Afhankelijk van het pakket kun je rubrieken wijzigen of standaardindelingen kiezen. Controleer na een wijziging of bestaande rekeningen nog in de juiste groep worden opgeteld en of vergelijkende cijfers bruikbaar blijven.

Volgende artikel »

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Welke grootboekrekening past bij je boeking? Bekijk rubrieken 0 tot en met 9, voorbeeldcodes, subrubrieken en de controle op balans, kosten en btw.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.