1. Succesvol boekhouden
2. Uitgaven en ontvangsten
3. Dagboeken
4. Kasboek en bankboek

Kasboek en bankboek bijhouden: uitleg en voorbeelden

In het kasboek verwerk je contante ontvangsten en betalingen. In het bankboek verwerk je de bij- en afschrijvingen van je bankrekening. Beide dagboeken laten zien hoe je geldsaldo verandert. Een betaling is niet automatisch een kostenpost en een ontvangst is niet automatisch omzet.

Een kasstaat bijhouden

De zakelijke kas bestaat uit het contante geld in bijvoorbeeld je kassa, portemonnee of kluis. Leg per ontvangst en uitgave datum, omschrijving, bedrag en een verwijzing naar de bon of ander bewijs vast. Werk het saldo steeds bij: beginsaldo + ontvangsten − uitgaven = eindsaldo.

Een geldopname bij de geldautomaat voor je zakelijke kas verhoogt de kas en verlaagt de bank; het is geen omzet. Een pinbetaling door een klant is geen contante kasontvangst. Houd betaalwijzen in de verkoopregistratie uit elkaar.

Voorbeeld kasstaat

Onderstaande bedragen tonen de werkelijke contante geldbewegingen. Eventuele btw wordt afzonderlijk uit de verkoop- en inkoopbewijzen afgeleid.

Tel het kasgeld en vergelijk de uitkomst met het berekende saldo. Een negatieve contante kas kan in werkelijkheid niet bestaan en wijst op ontbrekende of onjuist verwerkte gegevens. Onderzoek verschillen en leg correcties vast.

Bewaar ook de onderliggende kasgegevens, bonnen en controleberekeningen. Bij een digitaal kassasysteem horen de digitale transactiedetails bij de administratie; alleen een afgedrukt dagtotaal is geen vervanging daarvan. ^[ref]

Bankafschriften verwerken in de boekhouding

Verwerk de uitgaven en ontvangsten van de zakelijke bankrekening. Controleer eerst of een transactie een al geboekte factuur betaalt. Gebruik dan Crediteuren of Debiteuren, zodat kosten of omzet niet dubbel worden geboekt.

In het volgende voorbeeld betaal je € 100 aan direct toe te rekenen kosten die nog niet eerder zijn geboekt. Btw blijft hier buiten beschouwing. Het debetdeel van de bankboeking is:

De kosten nemen met € 100 toe. Bij een bankboek met vaste bankrekening vult het programma de creditboeking op Bank automatisch in. De volgende tabel toont dat tweede deel; samen vormen de tabellen één volledige journaalpost:

Contante verkopen en betalingen boeken

Voor contant geld werkt dit op dezelfde manier, met Kas in plaats van Bank. Beide zijn rekeningen voor liquide middelen. Boek bijvoorbeeld € 200 direct ontvangen omzet die nog niet eerder is verwerkt. Btw blijft in dit voorbeeld buiten beschouwing. Het creditdeel is:

De omzet neemt met € 200 toe. Het bijbehorende debetdeel op Kas is hieronder apart weergegeven. In een kasboek met vaste kasrekening kan het programma deze regel automatisch aanvullen:

Vaste bankrekening en tegenrekening

Veel boekhoudprogramma’s koppelen elk bankboek aan één vaste grootboekrekening Bank. Bij meerdere bankrekeningen richt je dan meerdere bankboeken in. De precieze inrichting verschilt per pakket.

De andere kant van de boeking hangt af van de gebeurtenis:

• Een eerder geboekte inkoopfactuur betalen: Crediteuren debet, Bank credit.
• Een eerder geboekte verkoopfactuur ontvangen: Bank debet, Debiteuren credit.
• Een lening aflossen: Lening debet, Bank credit. Rente verwerk je afzonderlijk als kosten van de betreffende periode.
• Geld tussen eigen bankrekeningen of tussen bank en kas verplaatsen: gebruik zo nodig kruisposten om de afzonderlijke dagboeken te verbinden.

Bij een eenmanszaak boek je een privéopname als privéonttrekking, niet als zakelijke kosten. De verwerking bij een bv hangt af van de rechtsgrond, zoals loon, dividend of een rekening-courantverhouding.

Voorbeeld met btw en een al geboekte factuur

Een inkoopfactuur van € 121 is al verwerkt als € 100 kosten, € 21 aftrekbare btw en € 121 crediteuren. Bij betaling boek je alleen € 121 debet op Crediteuren en € 121 credit op Bank. Er volgt geen tweede kosten- of btw-boeking.

Bankafschriften en kasmutaties invoeren

Bij hangt de invoer af van de gekozen functie en inrichting. De onderstaande gegevens helpen bij de controle; veldnamen en verplichte velden kunnen per pakket verschillen.

Betalingen en ontvangsten van geboekte facturen

• Soort boeking: betaling of ontvangst.
• Rekening: de juiste bankrekening of kas.
• Open post: de bijbehorende factuur uit het inkoopboek of verkoopboek. Ontbreekt zij, controleer dan ook filters, relatienummer, eerdere betalingen en de factuurregistratie.
• Datum: de datum van de bankmutatie of contante betaling, niet automatisch de oorspronkelijke factuurdatum.
• Omschrijving en boekstuk: een herkenbare verwijzing naar factuur, afschrift of kasbewijs.
• Bedrag: het werkelijk ontvangen of betaalde bedrag, inclusief eventuele btw in de openstaande factuur.
• Tegenrekening: doorgaans Debiteuren of Crediteuren bij de geselecteerde open post.

Betaalt iemand meerdere facturen in één keer, verdeel de bankmutatie dan over die facturen. Bij een deelbetaling blijft het restant openstaan. Boek een verschil pas weg nadat je de reden hebt vastgesteld.

Overige betalingen en ontvangsten

Ook zonder gewone inkoop- of verkoopfactuur heb je onderbouwing nodig, bijvoorbeeld een bon, leningsovereenkomst of betalingsspecificatie. Alleen een bankafschrift geeft niet automatisch recht op btw-aftrek. Daarvoor gelden onder meer eisen aan de factuur en het zakelijke gebruik voor belaste omzet. ^[ref]

• Soort boeking en rekening: geld ontvangen of uitgegeven via de juiste bank of kas.
• Datum, omschrijving en boekstuk: leg de geldbeweging en de bijbehorende onderbouwing vast.
• Bedrag en btw: controleer of het bedragveld inclusief of exclusief btw is en of btw van toepassing en aftrekbaar is.
• Btw-code: kies de code die bij de prestatie en aangifterubriek hoort. Voor de gewone Nederlandse tarieven zie 21%, 9% en 0%; vrijgesteld en buiten de btw zijn niet hetzelfde als 0%.
• Tegenrekening: kies kosten, opbrengsten of de passende balansrekening op basis van de gebeurtenis.
• Kostenplaats en extra regels: verdeel de mutatie wanneer meerdere kostenplaatsen of rekeningen betrokken zijn.

Werk je met een geldadministratie zonder afzonderlijke in- en verkoopadministratie? Dan mag je de btw op inkoopfacturen onder voorwaarden in het betalingstijdvak aftrekken. Je moet deze methode consequent toepassen. Dit maakt niet iedere uitgave tot kosten van datzelfde tijdvak. ^[ref]

Volgende artikel »

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Kasboek en bankboek bijhouden met een voorbeeldkasstaat en boekingen. Verwerk betalingen, koppel facturen en controleer kas, bank en btw.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.