1. Succesvol boekhouden
2. De balans - activa
3. Immateriële vaste activa

Immateriële vaste activa: activeren, software en afschrijven

Immateriële vaste activa zijn identificeerbare niet-monetaire activa zonder fysieke vorm, zoals bepaalde software, vergunningen en octrooien. Je mag uitgaven niet alleen omdat ze meerdere jaren nut hebben op de balans zetten: ook beschikkingsmacht, waarschijnlijke economische voordelen en betrouwbaar vast te stellen kosten zijn nodig.

Deze pagina volgt de Nederlandse commerciële verslaggeving volgens Titel 9 Boek 2 BW en RJ 210. Voor kleine rechtspersonen bestaan vrijstellingen. Fiscale regels en IFRS kunnen afwijken. Gekochte goodwill staat wettelijk eveneens onder de immateriële vaste activa, maar heeft eigen regels. ^[ref]

Balansposten aan de activazijde

Andere onderwerpen aan de activazijde staan hieronder. Goodwill hoort bij de immateriële vaste activa; onderhanden projecten kunnen afhankelijk van het saldo ook een passiefpost vormen:

• Immateriële vaste activa
• Goodwill
• Materiële vaste activa
• Financiële vaste activa
• Voorraden
• Onderhanden projecten
• Vorderingen en overlopende activa
• Effecten
• Liquide middelen

Onderverdeling van immateriële vaste activa

Immateriële vaste activa staan debet op de balans. Artikel 2:365 BW onderscheidt de volgende posten; kleine rechtspersonen hebben vrijstellingen voor de uitsplitsing, behalve voor geactiveerde oprichtings- en aandelenuitgiftekosten:

• Kosten die verband houden met de oprichting en de uitgifte van aandelen.
• Kosten van ontwikkeling.
• Kosten van verwerving van concessies, vergunningen en rechten van intellectuele eigendom.
• Kosten van goodwill die van derden is verkregen.
• Vooruitbetalingen op immateriële vaste activa.

Dat een categorie in de wet staat, betekent niet dat alle bijbehorende uitgaven mogen worden geactiveerd. Voor oprichtings- en aandelenuitgiftekosten gelden bijzondere regels, waaronder maximaal vijf jaar afschrijving en een wettelijke reserve voor het geactiveerde bedrag. ^[ref]

Criteria om immateriële vaste activa te activeren

Naast identificeerbaarheid en beschikkingsmacht gelden de volgende algemene voorwaarden voor opname op de balans:

• Het moet waarschijnlijk zijn dat er toekomstige economische voordelen zullen voortvloeien uit het actief.
• De kosten van het actief moeten betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.

Toekomstige economische voordelen zullen daarbij ingeschat moeten worden op basis van redelijke en goed onderbouwde veronderstellingen. Onder economische voordelen vallen opbrengsten, maar ook kostenbesparingen die door het actief gerealiseerd kunnen worden.

Kosten die geen immateriële vaste activa zijn

Als bepaalde uitgaven niet aan de criteria voldoen, moeten ze als kosten worden verantwoord in de resultatenrekening. Kosten die niet als immateriële vaste activa mogen worden opgenomen zijn:

• Opstartkosten bij een nieuw product of activiteit.
• Aanloopverliezen bij oprichting van de onderneming.
• Uitgaven voor training.
• Uitgaven voor verhuizing of reorganisatie.
• Uitgaven voor reclame en promotie.

Beschikkingsmacht van immateriële vaste activa

In de definitie van immateriële vaste activa is beschreven dat de onderneming beschikkingsmacht moet hebben. Dit betekent dat de onderneming kan beschikken over de toekomstige economische voordelen. Ook kan de onderneming deze voordelen afschermen van derden op grond van een juridisch afdwingbaar recht, bijvoorbeeld copyright en geheimhoudingsplicht.

Trainingen zijn hierdoor uitgesloten van activering, omdat de onderneming niet kan beschikken over het personeel. Werknemers kunnen namelijk met de opgedane kennis de onderneming verlaten. Daarnaast is de waarde van de opgedane kennis moeilijk in geld uit te drukken, waardoor de waardering lastig is vast te stellen.

Zelf gemaakte immateriële vaste activa

Het op de balans opnemen van zelf gemaakte immateriële vaste activa is slechts beperkt toegestaan. Bij sommige intern gemaakte activa zijn de kosten niet te onderscheiden van de ontwikkeling van de onderneming als geheel. Zelf gemaakte logo's, merken en klantenbestanden zijn voorbeelden die niet geactiveerd mogen worden.

Onderzoek en ontwikkeling

Bij onderzoek en ontwikkeling speelt eveneens het probleem dat het moeilijk te bepalen is of er toekomstige economische voordelen zijn en dat de prijs niet betrouwbaar is vast te stellen. Daarom wordt een splitsing gemaakt tussen onderzoek en ontwikkeling. Alleen kosten van ontwikkeling mogen geactiveerd worden als immateriële vaste activa op de balans (art. 365 lid 1 BW 2).

Uitgaven voor onderzoek niet activeren

Uitgaven voor onderzoek mogen niet geactiveerd worden op de balans en moeten als kosten in de resultatenrekening worden geboekt. In deze fase kan doorgaans nog niet worden aangetoond dat een actief met waarschijnlijke toekomstige economische voordelen is ontstaan.

Onderzoek is het vernieuwend en planmatig onderzoek met het doel nieuwe wetenschappelijke kennis en inzichten te ontwikkelen.

Uitgaven voor ontwikkeling wel activeren

Volgens de algemene richtlijnen moeten ontwikkelingskosten worden geactiveerd vanaf het moment dat aantoonbaar aan alle voorwaarden is voldaan. Kleine rechtspersonen hebben een vrijstelling van die verplichting, behalve als interne ontwikkeling van immateriële activa tot hun voornaamste activiteit behoort. Een vrijblijvende keuze geldt dus niet voor iedere onderneming.

Ontwikkeling is de toepassing van kennis die verkregen is door onderzoek of op andere wijze. Dit leidt tot een plan of ontwerp voor de productie van nieuwe of verbeterde materialen, apparaten, producten, processen, systemen of diensten. Dit proces gaat vooraf aan de werkelijke productie of het gebruik.

Voorbeelden van uitgaven voor ontwikkeling zijn de bouw en testen van prototypes, gereedschappen en mallen en proefopstellingen.

Vanwege de onzekerheid tijdens de ontwikkelingsfase worden de volgende aanvullende eisen gesteld om uitgaven voor ontwikkeling te activeren:

• Het immaterieel vast actief moet technisch uitvoerbaar zijn, zodat het gebruikt of verkocht kan worden.
• De intentie moet bestaan om het immaterieel vast actief te gaan gebruiken of verkopen.
• Het vermogen moet aanwezig zijn om het te kunnen gebruiken of verkopen.
• Het moet waarschijnlijk zijn dat er toekomstige economische voordelen zijn.
• De middelen zijn aanwezig om de ontwikkeling te voltooien, zoals techniek en geld.
• De uitgaven in deze fase moeten betrouwbaar vastgesteld kunnen worden.

Een afzetmarkt of aantoonbare bruikbaarheid binnen de onderneming kan de economische voordelen onderbouwen. Dat vervangt de overige voorwaarden niet. Onderbouw ook uitvoerbaarheid, middelen en kostenregistratie, bijvoorbeeld met projectdocumentatie, financiering en urenregistraties. Eerder terecht als kosten verwerkte uitgaven mag je later niet alsnog activeren. Kun je onderzoek en ontwikkeling niet onderscheiden, behandel de uitgaven dan als onderzoek.

Vorm voor geactiveerde ontwikkelingskosten een wettelijke reserve ter grootte van de boekwaarde. Deze reserve staat binnen het eigen vermogen; het is geen afzonderlijke bankrekening. De reserve neemt af naarmate de geactiveerde kosten worden afgeschreven of afgewaardeerd. ^[ref]

Voorbeeld ontwikkelingskosten

Een project kost € 8.000 aan onderzoek. Nadat aan alle activeringsvoorwaarden is voldaan, ontstaan € 24.000 rechtstreeks toerekenbare ontwikkelingskosten. Volgens de algemene RJ-regels boek je € 8.000 als kosten en activeer je € 24.000. Is het actief op 1 juli gereed voor gebruik en is de onderbouwde levensduur vier jaar met nihil restwaarde, dan is de afschrijving in het eerste jaar € 3.000. De eindboekwaarde en wettelijke reserve bedragen dan € 21.000. Btw en belastingen zijn in dit voorbeeld buiten beschouwing gelaten.

Websitekosten: activeren of als kosten boeken?

Een website die uitsluitend de onderneming of haar producten promoot, komt niet voor activering in aanmerking. Een website die inkomsten genereert, bijvoorbeeld via bestellingen of verkoop van advertentieruimte, kan wel kwalificeren als ook aan alle overige activeringscriteria wordt voldaan.

• Onderzoek en planning: haalbaarheidsstudies en het bepalen van specificaties zijn kosten.
• Ontwikkeling: direct toerekenbare software, grafisch ontwerp en niet-promotionele content kunnen onderdeel van het actief zijn, zodra aan de voorwaarden is voldaan.
• Reclame, promotionele content en gewone updates: in beginsel kosten. Voor verbeteringen gelden opnieuw voorwaarden, waaronder aantoonbaar extra economische voordelen.
• Hardware: afzonderlijk beoordelen als materieel vast actief; een server is niet immaterieel omdat hij bij een website hoort.

Softwarelicentie of SaaS-abonnement?

Bij software waarover je beschikkingsmacht hebt kan een immaterieel actief ontstaan. Software die onlosmakelijk onderdeel is van een machine hoort juist bij die machine. Een gewoon SaaS-abonnement geeft toegang tot een dienst; meestal heb je geen beschikkingsmacht over de software zelf. Abonnementskosten worden dan aan de gebruiksperioden toegerekend. Vooruitbetaalde bedragen zijn overlopende activa.

Implementatie-, configuratie- en maatwerkkosten vragen een afzonderlijke beoordeling van het contract, de dienst en eventuele zelf beheerste software. Deloitte beschrijft onder Nederlandse regels meer dan één verdedigbare benadering. Daaruit volgt geen algemene regel dat alle implementatiekosten direct kosten zijn of altijd mogen worden geactiveerd. Leg de gekozen grondslag en onderbouwing vast. ^[ref]

Waardering: kostprijs en actuele waarde

Bij eerste verwerking geldt kostprijs: de verkrijgingsprijs of de toerekenbare vervaardigingskosten. Daaronder kunnen bijvoorbeeld rechtstreeks samenhangende advieskosten en personeelskosten vallen. Kosten voor training, algemene verkoop en gewone instandhouding mogen niet zomaar bij de kostprijs worden opgeteld.

Na eerste verwerking geldt het gekozen kostprijs- of actuelewaardemodel. Bij kostprijs verminder je de boekwaarde met afschrijvingen en bijzondere waardeverminderingen. Actuele waarde is alleen mogelijk als het actief vanaf verkrijging tegen kostprijs op de balans stond én een liquide markt bestaat met homogene activa, beschikbare kopers en verkopers en openbare prijzen. Voor immateriële activa is zo’n markt vaak afwezig. Gekochte goodwill en vooruitbetalingen zijn uitgesloten van actuele waarde.

Voor niet als belegging aangehouden immateriële activa is binnen het actuelewaardemodel de actuele kostprijs van toepassing, begrensd door de realiseerbare waarde. Waardevermeerderingen worden in een herwaarderingsreserve verwerkt; houd bij de omvang rekening met afschrijvingen en eventuele belastinglatenties. ^[ref]

Immateriële vaste activa afschrijven

Begin met afschrijven zodra het actief gereed is voor gebruik. Verdeel de af te schrijven waarde over de geschatte economische levensduur volgens het patroon van de voordelen. Als dat patroon niet betrouwbaar vaststaat, gebruik je de lineaire methode. De restwaarde is in beginsel nihil, tenzij een derde een overname heeft toegezegd of een naar verwachting blijvende actieve markt een betrouwbare restwaarde ondersteunt.

• Er geldt een weerlegbaar vermoeden dat de economische levensduur maximaal twintig jaar is.
• Geactiveerde oprichtings- en aandelenuitgiftekosten worden in maximaal vijf jaar afgeschreven.
• Bij ontwikkelingskosten waarvan de gebruiksduur uitzonderlijk niet betrouwbaar kan worden geschat, geldt maximaal tien jaar.

Beoordeel levensduur en methode jaarlijks. Een gewijzigde inschatting is een schattingswijziging en werkt door in de huidige en toekomstige perioden. Deze commerciële regels bepalen niet automatisch de fiscale aftrek. ^[ref]

Bijzondere waardevermindering

Bij aanwijzingen voor waardevermindering beoordeel je of de boekwaarde nog realiseerbaar is. De realiseerbare waarde is de hoogste van de bedrijfswaarde en de opbrengstwaarde. Een noodzakelijke afwaardering verwerk je volgens de toepasselijke regels in het resultaat of, bij een eerder hergewaardeerd actief, eerst ten laste van de bijbehorende herwaarderingsreserve voor zover mogelijk.

Voor nog niet in gebruik genomen immateriële activa, activa met een levensduur langer dan twintig jaar en buiten gebruik gestelde activa moet jaarlijks de realiseerbare waarde worden bepaald, ook zonder aanwijzing voor een verlies. Als geen toekomstige economische voordelen meer worden verwacht, mag het actief niet op de balans blijven staan. ^[ref]

Toelichting bij immateriële vaste activa

De toelichting omvat volgens het toepasselijke regime onder meer de volgende informatie. Kleine rechtspersonen hoeven alleen de wettelijk voorgeschreven informatie op te nemen:

• Economische levensduur
• Afschrijvingspercentages
• Afschrijvingsmethoden
• Historische kostprijs
• Cumulatieve afschrijvingen
• Bijzondere waardeverminderingen

Overige belangrijke informatie over de immateriële vaste activa moet toegelicht worden als dit vereist is voor het inzicht. Hierbij valt te denken aan veranderingen in schattingen, afschrijvingstermijnen van langer dan 20 jaar, onderpanden voor schulden en andere verplichtingen.

Mutatie bij immateriële vaste activa

Een mutatieoverzicht verklaart het verloop tussen begin- en eindboekwaarde. Onderstaand voorbeeld is in duizenden euro’s en veronderstelt dat de opgenomen herwaardering aan de voorwaarden voldoet. De buitengebruikstelling van netto 2 betreft bruto 8 minus cumulatieve afschrijvingen van 6. De omrekenings- en overige mutatie van elk +1 hebben in dit vereenvoudigde voorbeeld alleen betrekking op de brutowaarde. ^[ref]

Brutowaarde per 1 januari	100
Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen tot 1 januari	-20
Boekwaarde per 1 januari		80
Investeringen	15
Buitengebruikstellingen	-2
Herwaarderingen	3
Bijzondere waardeverminderingen	-6
Afschrijvingen	-10
Omrekeningsverschillen	1
Overige mutaties	1
Totale mutaties in boekjaar		2
Brutowaarde per 31 december	112
Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen tot 31 december	-30
Boekwaarde per 31 december		82

Controle: 80 + 15 − 2 + 3 − 6 − 10 + 1 + 1 = 82. De brutowaarde eindigt op 100 + 15 − 8 + 3 + 1 + 1 = 112; cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen zijn 20 − 6 + 6 + 10 = 30.

Controleer of je boekhoudprogramma activaregistratie en afschrijvingen ondersteunt. Bewaar per actief de kostenonderbouwing, datum gereed voor gebruik, gekozen levensduur, reserveberekening en eventuele waardering.

Volgende artikel »

---

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Link:

Wanneer activeer je immateriële vaste activa? Uitleg over ontwikkeling, software, websites, SaaS, wettelijke reserves, afschrijving en waardevermindering.

---

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.