1. Succesvol boekhouden
2. Uitgaven en ontvangsten
3. Dagboeken
4. Memoriaal

Memoriaalboeking: betekenis, voorbeelden en invoer

Een memoriaalboeking is een journaalpost voor gebeurtenissen die je niet via een kas-, bank-, inkoop- of verkoopdagboek verwerkt. Denk aan afschrijvingen, loonjournaalposten, overlopende posten en correcties. Vaak is er op het boekingsmoment geen betaling, maar de boeking heeft wel financiële gevolgen.

Het memoriaal wordt gebruikt bij de jaarafsluiting én gedurende het jaar. Een maandelijkse afschrijving is bijvoorbeeld een terugkerende memoriaalboeking. In een boekhoudprogramma kunnen zulke posten handmatig of vanuit een module worden aangemaakt.

Memoriaalboeking: betekenis en toepassingen

Het memoriaal is een aanvullend dagboek voor boekingen waarvoor een ander dagboek niet passend is. Een memoriaalboeking is dus niet hetzelfde als een gebeurtenis zonder financiële betekenis.

• Afschrijvingen: kosten toerekenen aan het gebruik van een bedrijfsmiddel, zonder nieuwe uitgave.
• Overlopende posten: vooruitbetaalde bedragen verdelen of nog te betalen kosten opnemen.
• Loonjournaalpost: loonkosten, inhoudingen en te betalen nettolonen uit de salarisadministratie verwerken. De betaling volgt afzonderlijk via de bank.
• Correcties: bijvoorbeeld kosten van een verkeerde grootboekrekening naar de juiste rekening overboeken.

Een gewone inkoopfactuur of bankbetaling verwerk je bij voorkeur via het daarvoor ingerichte dagboek. Een extra memoriaalboeking voor dezelfde gebeurtenis kan anders tot dubbeltelling leiden.

Tegenrekening bij een memoriaalboeking

Een volledige journaalpost bevat minimaal twee regels. Het totaal debet moet gelijk zijn aan het totaal credit. Afhankelijk van de gebeurtenis kunnen beide betrokken rekeningen toenemen, afnemen of tegengesteld veranderen.

In een variabel memoriaal kies je zelf alle rekeningen en voer je de volledige boeking in. Software kan daarnaast andere memoriaaltypen aanbieden. AFAS onderscheidt bijvoorbeeld ook een memoriaal met vaste tegenrekening, waarbij een saldo automatisch naar die rekening wordt geboekt. Controleer daarom de inrichting van jouw pakket. ^[ref]

Voorbeeld memoriaalboeking: afschrijving

Een bedrijfsauto is geactiveerd voor € 10.000. In dit vereenvoudigde voorbeeld bedraagt de geschatte gebruiksduur tien jaar en de restwaarde nihil. Bij lineaire afschrijving is de kostenpost € 1.000 per volledig gebruiksjaar. De gekozen tien jaar en restwaarde zijn aannames voor dit voorbeeld, geen standaard voor iedere auto.

Afschrijvingen hangen af van aanschafwaarde, restwaarde en gebruiksduur. Bij gebruik gedurende een deel van het jaar moet je daar rekening mee houden; fiscale regels kunnen de aftrek beperken. ^[ref]

De memoriaalboeking voor een volledig jaar is:

De kosten nemen toe met € 1.000. De cumulatieve afschrijving verlaagt de netto boekwaarde van de auto tot € 9.000, terwijl de oorspronkelijke aanschafwaarde afzonderlijk zichtbaar blijft. Je boekt geen bank of kas: de aanschafbetaling is een andere gebeurtenis. Op de afschrijving zelf bereken je geen btw.

Voorbeeld: kosten naar een andere rekening overboeken

Er is € 250 aan telefoonkosten per ongeluk als kantoorkosten geboekt. De btw en betaling zijn al juist verwerkt. Dan corrigeer je alleen de kostenverdeling:

Het totale resultaat verandert niet: de kosten verschuiven alleen naar de juiste soort. Bewaar de verwijzing naar de oorspronkelijke boeking. Is ook de btw of een openstaande factuur onjuist, beoordeel die correctie afzonderlijk.

Memoriaalboeking invoeren in je boekhoudprogramma

De veldnamen verschillen per programma. Leg in ieder geval vast wat je boekt en waarop de boeking is gebaseerd. Gebruik deze invoercontrole:

• Soort boeking: kies het passende memoriaaldagboek.
• Rekening en tegenrekening: selecteer de grootboekrekeningen die door de gebeurtenis veranderen.
• Relatie: koppel waar nodig een klant of leverancier, zodat ook de subadministratie juist blijft.
• Datum en periode: kies de periode waarop de post betrekking heeft, bijvoorbeeld de afschrijvingsmaand; niet automatisch de invoerdatum.
• Omschrijving: beschrijf de reden en berekening.
• Factuurnummer: vermeld indien relevant de factuur waarop de correctie of verrekening betrekking heeft.
• Boekstuk: gebruik een herkenbare verwijzing naar de onderbouwing, zoals een afschrijvingsstaat of loonjournaalpost.
• Bedragen: voer per regel debet of credit in. Het bedrag is niet per definitie exclusief btw; dat hangt af van de post. Voorkom dubbele btw-verwerking bij een correctie.
• Kostenplaats: wijs de boeking toe als je administratie hiermee werkt.
• Extra regels: splits de boeking als zij meerdere rekeningen raakt, bijvoorbeeld bij een loonjournaalpost.

Controleer na het boeken niet alleen of debet en credit gelijk zijn, maar ook de grootboeksaldi en eventuele openstaande posten. Een aansluiting op nul bewijst niet dat rekening, periode en btw goed zijn gekozen.

Volgende artikel »

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Wat boek je in het memoriaal? Uitleg met voorbeelden van afschrijvingen en correcties, de tegenrekening en controle van datum, bedragen en btw.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.