1. Succesvol boekhouden
2. De boekhouding
3. Het grootboek

Wat is een grootboek? Rekeningen, uitleg en voorbeeld

Het grootboek is de verzameling grootboekrekeningen waarin je financiële gebeurtenissen per soort vastlegt. Het bevat zowel balansrekeningen, zoals Bank, Debiteuren en Eigen vermogen, als kosten- en opbrengstrekeningen, zoals Huurkosten en Omzet. Uit de saldi stel je de balans en resultatenrekening samen.

Inzicht in je resultaten via het grootboek

Je resultaat is het verschil tussen opbrengsten en kosten van een periode. Dat is niet hetzelfde als ontvangsten minus uitgaven. Een ontvangen lening vergroot het banktegoed, maar is geen omzet. Een afschrijving is een kostenpost zonder betaling op dat moment. Opbrengsten en kosten worden toegerekend aan de periode waarop ze betrekking hebben. ^[ref]

Lees meer over het verschil tussen kosten, uitgaven, opbrengsten en ontvangsten. Het grootboek helpt die verschillende gevolgen apart zichtbaar te maken.

Kosten en opbrengsten per soort samenvatten

Je kunt bijvoorbeeld alle brandstofkosten voor je bedrijfsauto op één rekening zetten, en de huurkosten van je bedrijfspand op een andere. Omzet kun je uitsplitsen naar producten of diensten. Zo zie je welke kostensoorten veranderen en waar je opbrengsten vandaan komen.

Geldbedragen alleen vertellen nog niet hoeveel liters brandstof zijn verbruikt of waarom een product minder verkoopt. Combineer de rekening met aantallen, prijzen en andere gegevens als je dat wilt onderzoeken.

Wat is een grootboekrekening?

Een grootboekrekening groepeert mutaties van dezelfde aard. Op een grootboekkaart zie je doorgaans datum, omschrijving, boekstuk, debetbedrag, creditbedrag en saldo. De rekeningnaam en het nummer helpen bij het kiezen van de juiste categorie.

Een rekeningnummer heeft niet in elk boekhoudpakket dezelfde betekenis. Gebruik een passend grootboekrekeningschema en controleer de gekoppelde balans- of resultaatrubriek. Het btw-tarief volgt uit de transactie en niet uitsluitend uit de naam van de rekening.

Verschil tussen grootboek, dagboek en subadministratie

• Een dagboek groepeert boekingen naar herkomst, zoals inkoop, verkoop of bank.
• Het grootboek groepeert dezelfde boekingen naar rekening, zoals kosten, btw en crediteuren.
• Een subadministratie geeft details bij een rekening, bijvoorbeeld openstaande facturen per leverancier bij Crediteuren.

Eén gebeurtenis kan dus in meerdere overzichten zichtbaar zijn. Je boekt haar niet opnieuw voor ieder overzicht: de overzichten sluiten op elkaar aan.

Voorbeeld: een inkoopfactuur en de latere betaling

Je ontvangt een factuur voor € 100 advieskosten plus € 21 volledig aftrekbare btw. Het advies hoort bij de huidige periode. Je boekt de factuur in het inkoopboek en betaalt later € 121 per bank:

Op de grootboekrekening Crediteuren staan € 121 credit en € 121 debet: per saldo blijft voor deze factuur niets open. De kosten blijven € 100; de betaling veroorzaakt geen tweede kostenpost. In de subadministratie is te zien welke leverancier en factuur erbij horen.

Het grootboek controleren en gebruiken

Met een boekhoudprogramma kun je rekeningoverzichten en totalen per periode opvragen. Controleer niet alleen de uitkomst, maar ook de onderliggende mutaties:

• Sluit Bank aan op het bankafschrift en Kas op de getelde kas.
• Vergelijk Debiteuren en Crediteuren met de openstaande posten.
• Controleer of kosten, opbrengsten en overlopende posten in de juiste periode staan.
• Onderzoek onverklaarde saldi en ongebruikelijke bedragen.
• Controleer de aansluiting van btw-rekeningen en btw-codes op de btw-aangifte.

Bij dubbel boekhouden zijn de totale debet- en creditboekingen gelijk. Die gelijkheid bewijst niet dat iedere rekening of btw-code juist is gekozen. Voor de basis zie journaalposten.

Het grootboek behoort tot de basisgegevens van je administratie. Bewaar ook de onderliggende stukken en de verbinding met de boekingen, zodat de cijfers controleerbaar blijven. Voor termijnen en digitale bewaring zie bewaarplicht. ^[ref]

Volgende artikel »

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Het grootboek bevat balans-, kosten- en opbrengstrekeningen. Bekijk een boekingsvoorbeeld en het verschil met dagboeken en subadministraties.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.