1. Succesvol boekhouden
2. Wetten en regels
3. Boekhouding

Boekhouding bijhouden: welke gegevens en bewijsstukken?

Een goede administratie bevat de financiële boekingen én de stukken waarmee je die kunt onderbouwen. Denk aan facturen, bankafschriften, contracten en controleberekeningen. Als ondernemer moet je administratie zo zijn ingericht dat je belastingaangiften controleerbaar zijn. ^[ref]

Welke gegevens horen bij je administratie?

De boekhouding is het financiële deel van de administratie. Bewaar daarnaast ook de onderliggende documenten en andere zakelijke gegevens die relevant zijn voor je rechten, verplichtingen en belastingaangiften. Voorbeelden zijn:

• Kasadministratie en kassabonnen;
• Financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek;
• Tussentijds gemaakte controleberekeningen;
• Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
• Bankafschriften;
• Contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
• Agenda’s en afsprakenboeken;
• Correspondentie;
• Software en databestanden;
• Waar van toepassing: voorraad-, loon-, uren- en rittenadministratie.

Van bewijsstuk naar boekhouding

1. Verzamel: sla ontvangen documenten op en controleer of ze volledig en leesbaar zijn.
2. Identificeer: geef een boekstuk een herkenbaar nummer en vermeld dat bij de boeking.
3. Boek: verwerk facturen en betalingen in de passende dagboeken, met juiste datum, rekening en btw-code.
4. Controleer: vergelijk banksaldi en kas met je administratie en beoordeel openstaande debiteuren en crediteuren.
5. Sluit aan: bewaar de berekening die je boekhouding verbindt met de belastingaangifte en jaarcijfers.

Voorbeeld: een bankbetaling van € 121 bewijst dat geld is overgemaakt, maar verklaart niet vanzelf wat je hebt gekocht of hoeveel btw aftrekbaar is. Koppel de betaling aan de factuur en de al ingevoerde crediteurenpost. Zo voorkom je dat dezelfde kosten tweemaal worden geboekt.

Digitale documenten bij de boeking bewaren

Kies een boekhoudprogramma waarin je de benodigde bewijsstukken kunt koppelen en terugvinden. Test ook de export: kun je na een overstap de factuur nog openen en bij de juiste boeking vinden? Controleer zelf de bedragen en btw-codes die automatische herkenning voorstelt.

Richt bijvoorbeeld mappen in per boekjaar en documentsoort. Geef een bestand een herkenbare naam met datum, leverancier en factuurnummer. Gebruik één werkwijze voor alle medewerkers die stukken aanleveren en leg vast wie ontbrekende facturen opvraagt.

Bewaren, beveiligen en uitbesteden

Basisgegevens bewaar je doorgaans zeven jaar; voor bepaalde gegevens geldt tien jaar. De start van de termijn en de bewaarvorm zijn ook van belang. Lees de uitleg over bewaarplicht voordat je bestanden verwijdert.

Maak afspraken over toegang, back-ups en overdracht als je een boekhouder inschakelt. Test of gegevens teruggezet en gelezen kunnen worden. Plan vaste controlemomenten; een map met losse documenten zonder aansluiting op de boekingen is nog geen bruikbare administratie.

Wil je weten hoe boekingen samenkomen in financiële overzichten? Lees dan de opbouw van de financiële boekhouding.

Volgende artikel »

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Welke gegevens horen bij je administratie? Bekijk de checklist voor facturen, bankafschriften, contracten en uren, met tips voor boeken en controleren.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.