1. Succesvol boekhouden
2. De balans - passiva
3. Voorzieningen

Voorzieningen: voorwaarden, berekenen en boeken

Een voorziening is een balanspost voor een verplichting waarvan bedrag of afwikkelingsmoment onzeker is. Je neemt haar in beginsel op als op balansdatum een juridische of feitelijke verplichting bestaat, een uitstroom van middelen waarschijnlijk is en het bedrag betrouwbaar kan worden geschat. Een voorziening is geen vrij te kiezen spaarpot om winst te verlagen.

Hieronder staan de Nederlandse commerciële regels, vooral RJ 252. Groot onderhoud en herstelkosten volgen specifieke regels uit RJ 212. Voor onder meer pensioenen, belastingen en personeelsbeloningen gelden afzonderlijke voorschriften. De fiscale aftrek kan afwijken van de commerciële verwerking. ^[ref]

Naast verplichtingenvoorzieningen kent artikel 2:374 lid 1 BW kostenegalisatievoorzieningen. Een voorbeeld is een onderhoudsvoorziening: onder voorwaarden worden toekomstige onderhoudslasten aan eerdere gebruiksjaren toegerekend. Dit is een specifieke mogelijkheid, geen algemene toestemming om iedere toekomstige uitgave te reserveren.

Beoordeel de situatie op balansdatum met de relevante informatie die bij het opmaken beschikbaar is. Een latere uitspraak kan bijvoorbeeld meer duidelijkheid geven over een bestaande claim. Voor nieuwe omstandigheden na balansdatum gelden de regels voor gebeurtenissen na balansdatum.

Balansposten aan de passivazijde

De balansposten die aan de passivazijde van de balans staan zijn:

• Eigen vermogen
• Voorzieningen
• Schulden (langlopend en kortlopend)

Onderverdeling van voorzieningen

Voorzieningen staan afzonderlijk aan de creditzijde en worden naar aard uitgesplitst. De wet noemt afzonderlijke presentatie van belasting- en pensioenvoorzieningen. Daarnaast komen onder meer de volgende soorten voor:

• Reorganisatievoorziening
• Voorziening verlieslatende contracten
• Garantievoorziening
• Voorzieningen voor claims, geschillen en rechtsgedingen
• Voorziening voor milieuvervuiling
• Voorziening voor herstelkosten
• Voorziening voor verwijderingsverplichtingen
• Voorziening voor groot onderhoud
• Voorziening voor overheidsheffingen

Voorwaarden van een voorziening

Voor een verplichtingenvoorziening volgens RJ 252 moet op balansdatum aan alle volgende voorwaarden zijn voldaan:

• De onderneming heeft een juridische of feitelijke verplichting uit een gebeurtenis in het verleden.
• Uitstroom van middelen is waarschijnlijk noodzakelijk om die verplichting af te wikkelen.
• De omvang van de verplichting kan betrouwbaar geschat worden.

Voorwaarde: verplichting

Voor het vormen van een voorziening moet er sprake zijn van een verplichting. Dit kan een in rechte afdwingbare verplichting zijn, of een feitelijke verplichting.

Een in rechte afdwingbare verplichting is een verplichting die voortkomt uit een overeenkomst of de wet.

Een feitelijke verplichting komt voort uit de handelingen van de onderneming. Een vaste gedragslijn, gepubliceerd beleid of een voldoende concrete actuele uitspraak kan bij betrokkenen de gerechtvaardigde verwachting wekken dat de onderneming haar verantwoordelijkheid zal nakomen. Een uitsluitend intern voornemen is daarvoor niet genoeg.

Voorwaarde: uitstroom van middelen

Voor het vormen van een voorziening moet het waarschijnlijk zijn dat voor de afwikkeling ervan een uitstroom van middelen noodzakelijk is. Dit betekent in de meeste gevallen dat er geld betaald moet gaan worden.

Waarschijnlijk betekent dat de kans op uitstroom groter is dan de kans dat geen uitstroom nodig is. Beoordeel een grote groep gelijksoortige verplichtingen, zoals productgaranties, als groep; de kans per afzonderlijk product hoeft niet groter dan 50% te zijn. ^[ref]

Voorwaarde: betrouwbare schatting

Voor het vormen van een voorziening moet een betrouwbare schatting gemaakt kunnen worden van de omvang van de verplichting. Er zullen dus schattingen gemaakt moeten worden, waardoor voorzieningen minder zekerheid hebben dan andere balansposten.

Slechts in uitzonderlijke situaties is geen betrouwbare schatting mogelijk. Beoordeel dan de toelichting onder niet in de balans opgenomen verplichtingen. Onzekerheid is op zichzelf geen reden om een noodzakelijke voorziening achterwege te laten.

Geen voorziening vormen

Er wordt geen voorziening gevormd voor waardeverminderingen van activa. Een dergelijke waardevermindering moet op het betreffende activum in mindering worden gebracht, en niet in een voorziening. Bijvoorbeeld de voorziening voor incourante voorraad of de voorziening dubieuze debiteuren worden op de voorraad en de debiteuren in mindering gebracht.

Ook mag er geen voorziening worden gevormd voor toekomstige verliezen uit ondernemingsactiviteiten. Er is dan namelijk geen sprake van een verplichting aan een ander.

Omvang van de voorziening bepalen

Als aan de voorwaarden is voldaan, moet een verplichtingenvoorziening worden gevormd. Om daadwerkelijk iets te kunnen boeken, moet de omvang van de voorziening bepaald worden. De omvang is een beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichting af te wikkelen.

De beste schatting wordt omschreven als het bedrag dat een rationeel handelende onderneming zou betalen om de verplichting af te wikkelen of om die aan een ander over te dragen. Er wordt dan gekeken naar soortgelijke situaties of er wordt een onafhankelijke deskundige aangetrokken.

Als er een groot aantal soortgelijke verplichtingen zijn, dan is de omvang van de voorziening gelijk aan het gewogen gemiddelde van de mogelijke uitkomsten. Heb je bijvoorbeeld 1.000 schadeclaims van elk €100, en de kans is 75% per claim dat je moet betalen, dan mag je de voorziening stellen op 75% * 1.000 * €100 = €75.000.

Bij één individueel geval is de meest waarschijnlijke uitkomst vaak de beste schatting. Houd echter ook rekening met andere mogelijke uitkomsten; die kunnen tot een hogere of lagere beste schatting leiden. Heb je bijvoorbeeld 1 schadeclaim van €100.000 met een kans van 75% dat je moet betalen, dan is in dit vereenvoudigde alles-of-nietsvoorbeeld €100.000 de beste schatting. Dit veronderstelt dat geen schikking, andere betalingsuitkomst of materieel tijdswaarde-effect aan de orde is. Je vermenigvuldigt een individuele claim dus niet automatisch met het kanspercentage. ^[ref]

Elke balansdatum moet de voorziening opnieuw beoordeeld worden. Op basis van beste schattingen wordt de voorziening verhoogd of verlaagd. De voorziening moet gebruikt worden voor de uitgaven waarvoor de voorziening bedoeld is. Dit betekent dat de uitgaven ten laste van de voorziening moeten worden geboekt, en niet in de resultatenrekening.

Contante waarde en vergoedingen door derden

Bij voorzieningen onder RJ 252 is contante waardering verplicht als het effect van de tijdswaarde van geld materieel is. Voor afwikkeling binnen maximaal één jaar mag nominale waarde worden gebruikt. Bij contante waardering verhoogt de jaarlijkse oprenting de voorziening en vormt zij een rentelast. Stem kasstromen, inflatie en disconteringsvoet op elkaar af en tel risico’s niet dubbel mee.

Een verwachte vergoeding door bijvoorbeeld een verzekeraar wordt afzonderlijk beoordeeld. Onder RJ 252 neem je die als afzonderlijk actief op als ontvangst waarschijnlijk is en aan de opnamecriteria wordt voldaan, tot maximaal de voorziening. Verminder de voorziening niet met die vordering als je zelf voor het gehele bedrag aansprakelijk blijft. ^[ref]

Voorziening vormen, gebruiken en laten vrijvallen

Stel: voor een claim is €10.000 voorzien. Later wordt deze definitief voor €8.000 betaald en vervalt de resterende verplichting. Zonder btw of tijdswaarde-effect zijn de boekingen:

Moment	Debet	Credit
Vormen	Claimkosten 10.000	Voorziening 10.000
Betalen	Voorziening 8.000	Bank 8.000
Restant valt vrij	Voorziening 2.000	Claimkosten/vrijval 2.000

De betaling veroorzaakt geen tweede kostenpost. Gebruik de voorziening uitsluitend voor het oorspronkelijke doel; verwerk een gewijzigde raming of vrijval zodra daarvoor aanleiding bestaat.

Reorganisatievoorziening

Een reorganisatievoorziening kan aan de orde zijn bij verkoop of beëindiging van een bedrijfsactiviteit, sluiting of verplaatsing van een bedrijfslocatie, verandering in de structuur van het management en andere veranderingen in de aard en richting van de activiteiten.

Voorwaarden van een reorganisatievoorziening zijn:

• er is een gedetailleerd goedgekeurd plan voor de reorganisatie.
• door uitvoering of voldoende concrete bekendmaking is bij de betrokkenen de gerechtvaardigde verwachting gewekt dat het plan zal worden uitgevoerd.

Dit betekent dat het niet genoeg is dat, vóór balansdatum, het bestuur het voorstel heeft goedgekeurd. Je moet gestart zijn met het reorganiseren, of in ieder geval de hoofdlijnen voldoende concreet aan de betrokkenen bekendgemaakt hebben. Alleen een intern besluit of een vrijblijvend voorstel volstaat niet.

Als het gedetailleerde plan op balansdatum is geformaliseerd en de gerechtvaardigde verwachting pas daarna maar vóór het opmaken wordt gewekt, staat RJ 252 een keuze toe: een voorziening opnemen of de relevante gebeurtenis na balansdatum toelichten. Pas de gekozen grondslag bestendig toe. Deze Nederlandse mogelijkheid mag niet zonder meer op IFRS worden toegepast. ^[ref]

In het gedetailleerde plan moet ten minste het volgende staan:

• de betrokken activiteiten
• de locaties
• de functie en het aantal werknemers
• de uitgaven van de reorganisatie
• een tijdsplanning van uitvoering

In een reorganisatievoorziening mogen alleen kosten worden opgenomen die ook direct met het reorganiseren te maken hebben. Dit betekent dat marketingkosten, scholingskosten, verhuiskosten, investeringen in nieuwe systemen en dergelijke niet in deze voorziening opgenomen mogen worden.

Denk bij te beoordelen kosten aan onvermijdbare beëindigingskosten. Resterende salarissen tellen niet automatisch volledig mee: relevant is onder meer of na verbreking van de dienstbetrekking nog normale arbeidsprestaties worden geleverd. Voor ontslaguitkeringen en andere personeelsbeloningen beoordeel je tevens de specifieke regels van RJ 271.

Voorziening voor verlieslatende contracten

Een contract is verlieslatend wanneer de onvermijdbare kosten hoger zijn dan de verwachte voordelen. Vergelijk de kosten van nakoming, inclusief direct toerekenbare kosten, met de vergoedingen of boetes bij beëindiging. Een kosteloos opzegbaar contract geeft geen onvermijdbaar verlies waarvoor een voorziening moet worden gevormd.

Voorbeeld: een vast verkoopcontract levert nog €20.000 op, maar kost nog €25.000 om uit te voeren. Het verlies bij nakoming is €5.000. Kan het contract rechtsgeldig voor €3.000 worden beëindigd, dan is €3.000 het onvermijdbare verlies, uitgaande van geen andere gevolgen. Beoordeel eerst ook eventuele waardeverminderingen van bijbehorende activa, zodat geen dubbel verlies wordt verwerkt.

Een lagere marktprijs of lagere winstmarge alleen betekent niet dat een contract verlieslatend is. Voor onderhanden projecten wordt het verwachte contractverlies direct verwerkt met de daarvoor geldende presentatie. ^[ref]

Garantievoorziening

Een garantievoorziening wordt gevormd voor kosten die ontstaan als geleverde goederen of diensten niet voldoen aan de overeengekomen kwaliteiten. De garantievoorziening bevat alle verwachte kosten van goederen of diensten die vóór balansdatum zijn verkocht.

Schat op balansdatum de nog te verwachten kosten van de bestaande garantieportefeuille. Ervaringspercentages kunnen daarbij helpen, bijvoorbeeld per productgroep en resterende garantietermijn. Elk jaar zonder verdere toets een vast percentage van de omzet toevoegen is geen toereikende methode. Werk de eindstand bij voor betaalde claims, nieuwe verkopen en gewijzigde verwachtingen. ^[ref]

Garantie is een verplichting van de onderneming aan haar klanten. Dit kan een verplichting volgens de wet zijn (in rechte afdwingbaar), maar ook vrijwillig op basis van een algemeen bekend beleid en gebruik (feitelijke verplichting).

Voorzieningen voor claims, geschillen en rechtsgedingen

Voorzieningen voor claims, geschillen en rechtsgedingen moeten worden gevormd als het waarschijnlijk is dat de onderneming zal worden veroordeeld in een procedure.

Ook voor deze voorziening geldt dat het waarschijnlijk moet zijn dat de onderneming de rechtszaak verliest en er een betrouwbare schatting kan worden gemaakt van de te verwachten kosten.

Het bedrag van deze voorziening voor claims en geschillen wordt vaak gebaseerd op de mening van advocaten en schikkingsvoorstellen. Bij de beste schatting worden ook de proceskosten betrokken. ^[ref]

Als het bedrag niet betrouwbaar kan worden geschat, moet de rechtszaak in de toelichting in de jaarrekening vermeld worden en mag geen voorziening geboekt worden.

Voorziening voor milieuvervuiling

De voorziening voor milieuvervuiling wordt gevormd voor uitgaven voor het opruimen van aanwezige milieuvervuiling.

Bij een wettelijke saneringsplicht beoordeel je een voorziening voor reeds aanwezige vervuiling. Een publiek bekend saneringsbeleid kan ook een feitelijke verplichting geven, zelfs zonder wettelijke plicht.

Bij voorgenomen wetgeving moet het vrijwel zeker zijn dat deze in de relevante bewoordingen van kracht wordt. Alleen een voorstel of verwachting is daarvoor onvoldoende.

Het gaat om bestaande vervuiling en een bestaande verplichting; toekomstige vermijdbare vervuiling rechtvaardigt geen voorziening. ^[ref]

Het bedrag van de voorziening wordt vaak bepaald door onafhankelijke deskundigen. Als het bedrag niet betrouwbaar kan worden geschat, dan mag geen voorziening gevormd worden en moet de aanwezige milieuvervuiling in de toelichting worden vermeld.

Voorziening voor herstelkosten

Herstelkosten betreffen bijvoorbeeld het ontmantelen van een installatie en terugbrengen van een terrein in de oorspronkelijke staat. Onder RJ 212 is van belang waardoor de verplichting ontstaat:

• Door het plaatsen van het actief: je kunt de contante waarde van de volledige verplichting direct als voorziening opnemen en aan de kostprijs van het actief toevoegen. Daarna volgen afschrijving en oprenting. Als Nederlands alternatief is een systematische opbouw van een herstelvoorziening over de gebruiksduur toegestaan, gewoonlijk tegen nominale waarde.
• Door het gebruik van het actief: vorm de voorziening naarmate de activiteiten de herstelverplichting veroorzaken, bijvoorbeeld door toenemende vervuiling. De totale toekomstige gebruiksschade wordt niet al bij aanschaf voorzien.

Deze methoden geven niet noodzakelijk dezelfde jaarlijkse kosten. Afschrijving, oprenting, prijspeil en wijzigingen in ramingen kunnen verschillende patronen opleveren. Pas de gekozen grondslag consistent toe. Zie ook materiële vaste activa. ^[ref]

Voorziening voor verwijderingsverplichtingen

De voorziening voor verwijderingsverplichtingen wordt gevormd voor de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor de kosten van het verwijderen van op de markt gebrachte producten aan het einde van de levensduur.

Het ontstaansmoment volgt uit de toepasselijke regeling. Als vervaardiging of het op de markt brengen de verplichting doet ontstaan, verwerk je haar op dat moment en horen de verwijderingskosten bij de boekwaarde van het product. Bij aansprakelijkheid op basis van marktaandeel kan juist het marktaandeel in het betreffende jaar bepalend zijn. Betaling aan een fonds beëindigt de eigen verplichting alleen als die daardoor daadwerkelijk wordt afgewikkeld. ^[ref]

Voorziening voor groot onderhoud

Voor periodiek groot onderhoud aan bijvoorbeeld een gebouw of installatie kent RJ 212 twee methoden: verwerking als afzonderlijke onderhoudscomponent in de boekwaarde, of opbouw van een onderhoudsvoorziening tijdens de gebruiksperiode vóór de onderhoudsbeurt. Kies voor soortgelijke activa dezelfde methode en licht die toe.

Bij de componentenmethode schrijf je vanaf aanschaf de onderhoudscomponent over haar eigen periode af. Later uitgevoerd groot onderhoud wordt opnieuw geactiveerd; een resterende boekwaarde van de vorige beurt wordt verwijderd. Je telt dus niet willekeurig alle toekomstige onderhoudsramingen bij de aankoopprijs op.

Bij de onderhoudsvoorziening bepaal je de toevoeging per onderhoudscomponent en onderhoudsinterval. Dit is een kostenegalisatievoorziening. Klein, regelmatig onderhoud is een gewone kostenpost. Vervanging van een belangrijk fysiek bestanddeel is een investering en mag niet via de onderhoudsvoorziening worden verwerkt.

Schattingswijzigingen vanaf boekjaar 2026

Verandert de raming of de uitvoeringsdatum, verdeel dan het nog op te bouwen bedrag over de resterende opbouwperiode. Vanaf boekjaar 2026 is verduidelijkt dat dit prospectief gebeurt, zonder inhaaldotatie of inhaalvrijval. Voor overgang van een eerder gevolgde andere methode bestaat een overgangsregeling. ^[ref]

Voorbeeld: na twee van vier gebruiksjaren is €12.000 opgebouwd voor onderhoud van oorspronkelijk €24.000. De raming stijgt naar €30.000, terwijl het onderhoud over twee jaar plaatsvindt. De nieuwe dotatie is (€30.000 − €12.000) / 2 = €9.000 per jaar. Dit voorbeeld gebruikt nominale waardering.

Voorziening voor overheidsheffingen

De voorziening voor overheidsheffingen wordt gevormd voor door de overheid opgelegde heffingen, anders dan boetes en belasting op winst.

Als een heffing wordt berekend over activiteiten uit een eerdere periode, maar afhankelijk is van voorwaarden in een latere periode, kent RJ 252 twee verwerkingswijzen:

• De verwachte kosten verwerk je in de periode waarop de heffing betrekking heeft.
• De verwachte kosten verwerk je op het moment dat aan alle voorwaarden is voldaan.

Leg de gekozen methode vast en licht deze toe. Dit is geen vrije keuze om een reeds vaststaande belastingbetaling uit te stellen. Belastingen naar de winst en boetes vallen buiten deze specifieke regeling. ^[ref]

Toelichting bij voorzieningen

De voorziening staat los van het eigen vermogen en mag niet de naam 'reserve' bevatten. Voorzieningen worden gesplitst naar de aard van de verplichting (art. 374 lid 3 BW 2).

In de toelichting op de voorzieningen moet duidelijk omschreven worden om welke verplichting het gaat. Vermeld de grondslag, relevante onzekerheden en veronderstellingen, verwachte vergoedingen en voor zover mogelijk het langlopende karakter. Een voorziening wordt door een verwachte betaling binnen één jaar niet automatisch een gewone kortlopende schuld. Voor kleine rechtspersonen gelden vrijstellingen van bovenwettelijke informatie. ^[ref]

Mutatie bij voorzieningen

Maak volgens RJ 252 per categorie een mutatieoverzicht, rekening houdend met toepasselijke vrijstellingen. Onderscheid toevoegingen, gebruik, vrijval, koersverschillen en zo nodig oprenting of veranderingen in de disconteringsvoet. In het voorbeeld is 80 + 18 − 3 − 2 = 93. De bedragen zijn in duizenden euro’s.

Boekwaarde per 1 januari		80
Nieuwe toevoegingen	18
Vrijgevallen, niet meer benodigde bedragen	-3
Uitgaven	-2
Totale mutaties in boekjaar		13
Boekwaarde per 31 december		93

Gebruik in je boekhoudprogramma een herkenbare rekening of specificatie per voorziening. Bewaar de berekening en onderbouwing buiten de enkele journaalpost: de juiste eindstand volgt uit de verplichtingen, niet uit het bedrag dat je graag aan kosten wilt boeken.

Volgende artikel »

---

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Link:

Wanneer vorm je een voorziening? Uitleg over claims, garanties, reorganisatie, herstel en groot onderhoud, met schattingen, boekingen en vrijval.

---

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.