Btw-administratie: verplichtingen en praktische controle
Als btw-ondernemer moet je een controleerbare boekhouding bijhouden waaruit blijkt hoeveel btw je moet betalen of mag terugvragen. De gegevens moeten aansluiten op je btw-aangifte en, waar van toepassing, je opgaaf ICP. Voor onder meer ondernemers met uitsluitend vrijgestelde prestaties gelden beperktere btw-administratieverplichtingen. [ref]
Inhoudsopgave [verbergen]
? min. leestijd | ? woordenWelke gegevens moet je vastleggen?
Maak per aangiftetijdvak een overzicht van:
- Uitgaande facturen als je het factuurstelsel toepast, of ontvangsten als je het kasstelsel toepast;
- Ontvangen facturen van leveranciers;
- De bedragen en btw, afzonderlijk per toepasselijk tarief;
- Privégebruik van goederen en diensten.
De administratie moet de gegevens voor de aangifte makkelijk vindbaar maken. Lees meer over het verschil tussen het kasstelsel en factuurstelsel. [ref]
Facturen en boekingen aan elkaar koppelen
Leg bij ontvangen facturen onder andere datum, nummer, leverancier, omschrijving en bedragen exclusief btw en aan btw vast. Controleer of de factuur aan de factuurvereisten voldoet. Bij een vereenvoudigde vastlegging van alleen vergoeding en btw moet een kenmerk de factuur en boeking over en weer makkelijk vindbaar maken. Btw aftrekken kan alleen voor zover je recht op aftrek hebt. [ref]
Vrijstellingen, KOR en bijzondere regelingen
Wie uitsluitend vrijgestelde goederen of diensten levert, waaronder deelnemers aan de KOR, hoeft geen volledige btw-administratie bij te houden. Dat betekent niet dat alle overige administratieverplichtingen vervallen. Voor handel in margegoederen gelden juist aanvullende regels. [ref]
Btw-administratie in je boekhoudprogramma
In een boekhoudprogramma kun je facturen aan boekingen koppelen en betalingen via het kas- en bankboek verwerken. Controleer vooraf de btw-codes en bekijk vóór verzending de aansluiting tussen het btw-overzicht en de aangifte. Een automatische berekening vervangt die controle niet.
Praktische controle vóór de aangifte
- Zijn alle verkoop- en inkoopstukken verwerkt?
- Staan creditfacturen en bijzondere transacties in de juiste rubrieken?
- Zijn bedragen per tarief uitgesplitst en is niet-aftrekbare btw apart verwerkt?
- Kun je elke afwijking terugvinden in een boeking of berekening?
Bewaar ook de aansluiting en de bewijsstukken. Zie bewaarplicht en praktische tips voor de btw-aangifte.
Let op bij een auto: behandel inkomstenbelasting en btw afzonderlijk. De 500-kilometergrens voor de bijtelling bij de inkomstenbelasting is geen algemene vrijstelling voor btw over privégebruik. Voor de btw telt ook woon-werkverkeer als privégebruik. De btw-correctie voor privégebruik verwerk je in de laatste aangifte over het jaar. Lees verder bij btw en de auto. [ref] [ref]
Referenties
[verbergen]Deel dit artikel
Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!
Welke gegevens moet je voor de btw bijhouden? Lees over facturen, btw-tarieven, privégebruik, KOR en de controle vóór je aangifte.
Over de auteur
Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.
Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.
Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.
Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.