1. Succesvol boekhouden
2. Wetten en regels

Boekhouden: wettelijke regels en administratieve plichten

Als ondernemer moet je een controleerbare administratie bijhouden en de bijbehorende gegevens bewaren. Daarnaast gelden regels voor onder meer facturen en belastingaangiften. Of je ook een jaarrekening bij KVK moet deponeren, hangt onder andere af van de rechtsvorm. ^[ref]

Een bijgewerkte boekhouding helpt je kosten, opbrengsten, vorderingen en schulden te volgen. De cijfers vormen ook de basis voor aangiften en jaarcijfers. Gebruik dit overzicht om te bepalen welke verplichtingen je verder moet uitwerken; de detailpagina’s behandelen de voorwaarden en uitzonderingen.

Bewaarplicht

Voor fiscale basisgegevens geldt doorgaans zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en bepaalde eenlokettransacties geldt tien jaar. Ook digitale stukken moeten beschikbaar blijven. Bewaar facturen in beginsel in de ontvangen vorm; voor het vervangen van papieren originelen door scans gelden voorwaarden. Lees meer over de bewaarplicht. ^[ref]

Boekhouding

Bewaar naast de financiële boekingen ook facturen, bankafschriften, contracten en relevante onderbouwingen. Zorg dat je vanuit een aangiftebedrag naar de onderliggende boekingen en bewijsstukken kunt teruggaan. Bekijk welke gegevens bij je boekhouding en administratie horen.

Verplichtingen voor de btw

Je btw-administratie moet het onderscheid laten zien tussen verschuldigde btw, aftrekbare voorbelasting en bijzondere transacties. De eisen hangen mede af van je activiteiten en regelingen. Lees de administratieve verplichtingen voor de btw en de uitleg over btw-aangifte.

Factuurvereisten

Controleer of je moet factureren en welke gegevens op de factuur horen. Een gewone factuur, vereenvoudigde factuur en factuur met verlegde btw hebben niet dezelfde eisen. Gebruik de uitleg over factuurvereisten voor inhoud, nummering en uitreikmoment.

Jaarrekening en publicatieplicht

Een administratieplicht betekent niet automatisch dat je jaarcijfers openbaar moet maken. Een eenmanszaak hoeft geen jaarrekening bij KVK te deponeren. Voor onder meer bv’s, nv’s en coöperaties geldt in beginsel wel een deponeringsplicht. Er bestaan specifieke uitzonderingen. ^[ref]

Ga voor de inhoud van de cijfers naar jaarrekening en voor publicatie naar deponering bij KVK. Verwar de fiscale aangifte, het opmaken en vaststellen van een jaarrekening en het deponeren niet met elkaar: het zijn afzonderlijke verplichtingen.

Praktische controle van je verplichtingen

• Leg vast welke aangiften en rapportages voor je onderneming gelden en wie deze verzorgt.
• Plan aanlevering en controle ruim voor de betreffende deadline.
• Controleer of bewijsstukken, boekingen en aangiften op elkaar aansluiten.
• Maak bij uitbesteden afspraken over inzage, archivering en overdracht van bestanden.

Volgende artikel »

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Welke boekhoudregels gelden voor ondernemers? Overzicht van administratieplicht, bewaarplicht, factuureisen, btw en het deponeren van de jaarrekening.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.