1. Succesvol boekhouden
2. De boekhouding
3. Het grootboek
4. Grootboekrekeningschema

Grootboekrekeningschema: voorbeeld, indeling en RGS

Een grootboekrekeningschema is het overzicht van de rekeningen die je gebruikt voor bezittingen, schulden, eigen vermogen, kosten en opbrengsten. Het koppelt rekeningnummers en namen aan de juiste rubrieken. Een standaard uit je boekhoudpakket is een bruikbaar begin, maar moet passen bij je onderneming en rapportages.

Een standaard rekeningschema gebruiken

Veel pakketten leveren een schema voor het grootboek. De nummers, lengte en indeling verschillen. Vier- of zescijferige rekeningnummers komen voor, maar zijn geen algemene verplichting. In een decimaal schema kunnen de eerste cijfers de rubriek aangeven; andere pakketten leggen de rapportage-indeling apart vast.

Je hoeft niet voor elke leverancier of klant een nieuwe grootboekrekening aan te maken. Die details horen doorgaans in de subadministratie. Maak alleen extra rekeningen als het onderscheid nodig is voor beheer, belastingaangifte of verslaggeving.

Voorbeeld van een beknopt grootboekrekeningschema

De volgende nummers zijn illustratieve keuzes, geen universele codes. Controleer het schema van je eigen pakket voordat je een nummer overneemt.

Dit is geen volledig schema. Een bv heeft bijvoorbeeld andere eigenvermogensrekeningen nodig dan een eenmanszaak, en een productiebedrijf heeft vaak meer voorraad- en productierekeningen nodig dan een adviseur. Voor de hiërarchie van groepen zie grootboekrubrieken.

Rekeningschema en Referentie Grootboekschema (RGS)

RGS geeft financiële gegevens gestandaardiseerde referentiecodes. Je kunt je eigen grootboekrekeningen hieraan koppelen. Het referentiegrootboeknummer in RGS is een voorbeeldnummer; je mag je eigen nummering behouden. Een RGS-referentiecode is dus iets anders dan jouw interne rekeningnummer. ^[ref]

Controleer de inhoud van de koppeling. Bevat één rekening posten die onder verschillende RGS-codes vallen, dan kan splitsing nodig zijn. Alleen een vergelijkbare naam is onvoldoende om zeker te weten dat de koppeling klopt. ^[ref]

Een praktische toepassing is het deels automatisch invullen van een CBS-vragenlijst vanuit een geschikte boekhouding of via een RGS Brugstaat. De ondersteuning en activering verschillen per pakket. ^[ref]

Het rekeningschema in je boekhoudpakket inrichten

Begin met het schema in je boekhoudprogramma en beoordeel per rekening de volgende punten:

1. Naam en doel: leg vast welke boekingen erop horen en voorkom twee rekeningen met vrijwel dezelfde functie.
2. Balans of resultaat: een machine, lening en privéopname zijn niet automatisch kosten omdat er geld wordt betaald.
3. Rubriek: controleer waar de rekening in de balans of resultatenrekening wordt weergegeven.
4. Btw: controleer eventuele standaardcodes. Een standaardcode is een invoerhulp; de transactie bepaalt de juiste btw-behandeling.
5. Koppelingen: let op vaste bank-, debiteuren-, crediteuren- en btw-rekeningen en eventuele RGS-codes.
6. Vergelijkbaarheid: documenteer wijzigingen zodat cijfers van verschillende perioden vergelijkbaar blijven.

Wil je een rekening niet meer gebruiken, controleer dan eerst saldo, mutatiehistorie en koppelingen. Waar het pakket dit ondersteunt, is blokkeren voor nieuwe boekingen vaak duidelijker dan verwijderen. Verander een bestaande rekening niet zomaar van betekenis terwijl oude boekingen erop blijven staan.

Overzichten en export controleren

Afhankelijk van je pakket kun je rekeningen zonder mutaties tonen, totalen per periode opvragen en exporteren naar bijvoorbeeld Excel, CSV of PDF. Controleer welke gegevens de export bevat: alleen het rekeningschema, saldi of alle mutaties. Een bestand met alleen rekeningnamen is geen back-up van je boekhouding.

Bewaar ook de onderliggende gegevens en maak wijzigingen controleerbaar. Het grootboek en bijbehorende basisadministraties vallen onder de bewaarplicht. ^[ref]

Volgende artikel »

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Een grootboekrekeningschema met voorbeeldnummers voor balans en resultaat. Uitleg over eigen nummering, RGS en het inrichten van je boekhoudpakket.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.