succesvolboekhouden.nl
Gratis e-Boekhouden
De jaarrekeningHet jaarrapport

Jaarrapport: balans, resultatenrekening, toelichting

Gratis boekhouden en facturatie van Exact Online!

Het jaarrapport bestaat uit meer dan alleen cijfers. De jaarrekening is slechts één onderdeel van het totale jaarrapport. Niet alle informatie is namelijk te becijferen, zoals bijzondere gebeurtenissen en toekomstverwachting. Het jaarrapport bestaat uit: de jaarrekening, het jaarverslag en de overige gegevens.

De jaarrekening

Jaarrekening: balans, resultatenrekening en toelichting. De jaarrekening mag opgesteld wordt in het Frans, Duits, Engels of Nederlands.

Het jaarverslag

Jaarverslag: verslag van de directie. De directie verwoordt de toestand per balansdatum, ontwikkeling gedurende het boekjaar en de resultaten of de positie van de onderneming. Ook wordt het gebruik, doelstelling en beleid van de financiële middelen toegelicht. Daarnaast worden er mededelingen gedaan over de toekomst (toekomstparagraaf), investeringen, financieringen, personeelsbezetting enzovoorts. Tot slot worden werkzaamheden op gebied van onderzoek en ontwikkeling en andere bijzondere gebeurtenissen vermeld. Niet noodzakelijk, maar wel goed voor betere interpretatie is het vermelden van doelstelling, activiteiten, juridische structuur, personele bezetting en het gevoerde beleid.

Overige gegevens

Overige gegevens: de accountantsverklaring, statutaire regeling omtrent de winstbestemming, bestemming/voorstel van resultaatverdeling, namen van bijzonder statutair recht op zeggenschap, aantal winstbewijzen, gebeurtenissen na balansdatum met financiële gevolgen, nevenvestigingen.

Boekjaar afsluiten

De gratis online boekhouding van e-Boekhouden.nl werkt op basis van doorlopende boekjaren. Je kan al boeken in het nieuwe jaar als het oude jaar nog niet is afgesloten. Dankzij de doorlopende boekjaren hoef je geen nieuw boekjaar te openen. Je kan boekstukken van het nieuwe jaar invoeren door een datum uit het nieuwe jaar op te geven. Let op! Het is belangrijk om uiteindelijk je boekjaar af te sluiten.

Het afsluiten van een boekjaar bestaat uit de volgende stappen:

  1. Banksaldo controleren
  2. Afschrijvingen boeken
  3. Voorraad actualiseren
  4. Saldo balans op 0 zetten
  5. Boekjaar blokkeren voor invoer

1. Banksaldo controleren

Indien het banksaldo op de grootboekrekening niet overeenkomt met het saldo bij de bank, kun je met de volgende methode zo snel mogelijk de oorzaak achterhalen.

Stel, je constateert op 31-12-2017 een verschil in uw banksaldo.

Controleer het saldo per 01-01-2017
Ga naar Boekhouden > Overzichten > Balans en roep deze per 1 januari op. Komt het banksaldo overeen? Dan is het verschil in het jaar ontstaan. Als het saldo niet overeenkomt, dan controleer je het saldo op de laatste datum van het boekjaar daarvoor, tot je ontdekt wanneer het verschil ontstaat.

Periodes halveren
Roep de balans op per 1 juli. Je controleert zo het saldo halverwege dit boekjaar, om na te gaan of het verschil in de eerste of tweede helft van het jaar is ontstaan. Vervolgens deel je de periode waarin het verschil is ontstaan, steeds in tweeën. Dit is de snelste wijze om te achterhalen op welke datum het verschil is ontstaan.

Het verschil corrigeren
Roep via Boekhouden > Overzichten > Grootboek het grootboek van de bank op, op de datum dat het verschil is ontstaan.
Vergelijk de mutaties met de afschriften op je bankafschrift. Voeg ontbrekende afschriften toe of corrigeer de foutieve mutaties. Controleer vervolgens of het banksaldo nu overeenkomt.

Let op! Heb je een beginsaldo ingevoerd? Controleer dan via Beheer> Inrichting > Beginbalans of het beginsaldo van de bank juist is ingevoerd.

2. Afschrijvingen boeken

Als je met een vast activum te maken hebt, dan boek je dit middels meerdere stappen in de boekhouding in. De tweede stap is het inboeken van de afschrijvingen. Middels de gratis Vaste Activa Module geef je e-Boekhouden opdracht om periodiek automatisch de afschrijvingen in te boeken. Dit voorkomt fouten en bespaart je veel tijd.

Stap 1: Het af te schrijven bedrag berekenen.
Bepaal via de website van de Belastingdienst over hoe veel jaar u moet afschrijven en welke restwaarde u mag hanteren. Bereken met de volgende formule het jaarlijks af te schrijven bedrag:
(aanschafwaarde – restwaarde) / aantal gebruiksjaren = jaarlijks af te schrijven bedrag

Een voorbeeld: op 1 januari koop je een computer van €1.250,00 exclusief btw. Je gaat deze in vijf jaar afschrijven. De restwaarde is €150,00. Het bedrag dat je mag afschrijven is: (€1.250 - €150) / 5 = €220 per jaar.

Stap 2: De afschrijving inboeken
Om de afschrijvingen te verwerken, maak je ieder jaar op 31 december de volgende memoriaalboeking:
Soort boeking: Memoriaal
Rekening: 0140 Hardware (het grootboek waar de originele factuur op is geboekt)
Relatie: Deze laat je verplicht leeg
Datum: In dit voorbeeld 31 december
Omschrijving: Afschrijving computer A
Factuurnummer: Het nummer van de originele factuur
Bedrag: - €220,00
Tegenrekening: 4340 Afschrijvingen Hardware

Je maakt ieder jaar een nieuwe afschrijving totdat het vaste activum volledig van de balans is afgeschreven.

3. Voorraad actualiseren

Wanneer je de Automatische Voorraadmodule gebruikt, dien je periodiek (één keer per jaar, kwartaal of maand) je voorraadrekening te actualiseren.

- Ga naar Factureren > Voorraad > Overzicht > Voorraadrekening Actualiseren.
- Vul het volgende in:
Voorraad bijwerken per: de datum waarop je de voorraad wilt bijwerken.
Inkooprekening: het grootboek waar de inkopen op zijn geboekt (bijv. 7000 Inkopen). Dit is altijd een Winst- & Verliesrekening.
Voorraadrekening: het grootboek waar de voorraadwaarde op wordt geschreven (bijv. 5000 Voorraad). Dit is altijd een Balans rekening.

Na het opslaan wordt de voorraad geactualiseerd. Let op! Als je gebruik maakt van meerdere inkooprekeningen, kun je deze functie niet gebruiken. Je maakt dan per inkooprekening een handmatige voorraadboeking.

4. Saldo balans op 0 zetten

Als alle boekingen van een jaar zijn ingevoerd, dan verwerk je het resultaat van dat jaar met één memoriaalboeking. Je boekt hiermee de totale winst/verlies op de rekening 'Privé opnamen en -stortingen', of indien je de winst verdeelt over meerdere vennoten op meerdere privérekeningen.

Deze mutatie voer je in via Boekhouden > Invoeren > Memoriaal.
Soort boeking: Memoriaal
Rekening: 9998 Eindresultaat
Datum: De laatste datum van het jaar dat je gaat afsluiten, bijvoorbeeld 31 december.
Omschrijving: 'Verwerking resultaat (jaartal).
Bedrag: De totale winst van dat jaar, of het deel dat je aan een bepaalde vennoot wilt toekennen. Indien je verlies geleden hebt vul je hier een negatief bedrag in.
Tegenrekening: Dit is afhankelijk van je bedrijfsvorm.
- Eenmanszaak: 'Privé - opnamen en stortingen',
- VOF: 'Privé- rekening van de betreffende vennoot/vennoten''.
- BV: 'Algemene Reserves'

Resultaat
Als de boeking juist is, staat het saldo op uw balans per 31 december op €0,00. Staat dit niet juist? Dan kun je het beste de saldi van voorgaande jaren controleren. Zijn voorgaande jaren niet op €0,00 gezet? Dan kun je dit alsnog doen, zoals hierboven is aangegeven.

5. Boekjaar blokkeren voor invoer

Het komt voor dat jij (of je accountant) een bepaalde periode wilt afsluiten, bijvoorbeeld een boekjaar of een btw-periode. Als je een periode afsluit, kun je geen mutaties meer invoeren, wijzigen of verwijderen. Dit geldt ook voor memoriaal boekingen.

Je kunt een periode blokkeren via Beheer > Geavanceerd > Afgesloten periodes. Een gesloten periode die je zelf hebt gesloten, kun je altijd weer zelf heropenen. Een periode die je accountant heeft afgesloten, kun je zelf niet heropenen. Neem hiervoor contact op met je accountant.

 

Volgende artikel »

Gerelateerde begrippen

Gratis Exact boekhouden
XGratis e-Boekhouden