1. Succesvol boekhouden
2. Niet in de balans opgenomen verplichtingen

Niet in de balans opgenomen verplichtingen: uitleg en voorbeelden

Niet in de balans opgenomen verplichtingen zijn verplichtingen en risico’s die niet als schuld of voorziening in de balans staan, maar wel relevant kunnen zijn voor de toelichting. Voorbeelden zijn toekomstige huurtermijnen, bepaalde garanties en onzekere claims. Buiten de balans betekent dus niet dat er geen financiële gevolgen kunnen zijn.

Deze pagina behandelt de Nederlandse commerciële jaarrekening, met name RJ 252 en artikelen 2:376 en 2:381 BW. Er zijn drie groepen: voorwaardelijke verplichtingen, niet-verwerkte verplichtingen en meerjarige financiële verplichtingen. Voor specifieke contracten kunnen aanvullende regels gelden. ^[ref]

Het gaat bij niet in de balans opgenomen verplichtingen dus om verplichtingen, die niet reeds zijn opgenomen op de balans onder de voorzieningen of schulden.

De reden om iets niet op de balans op te nemen verschilt per categorie. Bij een huurcontract moeten bijvoorbeeld zowel het gebruik als de betaling nog plaatsvinden. Bij een claim kan juist onzeker zijn óf je moet betalen. Beoordeel telkens opnieuw of aan de voorwaarden voor een schuld of voorziening is voldaan. Een toelichting vervangt een noodzakelijke balansboeking niet.

Voorwaardelijke verplichtingen

Voorwaardelijke verplichtingen zijn mogelijke verplichtingen die voortkomen uit gebeurtenissen t/m balansdatum en waarvan het bestaan afhankelijk is van het zich al dan niet voordoen van een onzekere gebeurtenis in de toekomst, zonder dat de onderneming daarop doorslaggevende invloed kan uitoefenen.

Voorbeeld: een klant eist schadevergoeding voor een gebeurtenis van vóór balansdatum. Op basis van juridisch advies is een betalingsverplichting mogelijk, maar nog niet waarschijnlijk. Dan kan toelichting nodig zijn zonder een voorziening op te nemen. Worden een verplichting en uitstroom wel waarschijnlijk en is het bedrag betrouwbaar te schatten, dan beoordeel je opname van een voorziening. Neem ook relevante informatie mee die vóór het opmaken van de jaarrekening beschikbaar komt. ^[ref]

Niet-verwerkte verplichtingen

Niet-verwerkte verplichtingen zijn bestaande verplichtingen die voortkomen uit gebeurtenissen t/m balansdatum, maar nog niet verwerkt zijn.

Deze verplichtingen zijn nog niet op de balans verwerkt omdat het niet waarschijnlijk is dat de afwikkeling ervan resulteert in een uitstroom van geld. Ook kan het bedrag niet voldoende betrouwbaar te schatten zijn. Dat laatste is bij voorzieningen slechts in uitzonderlijke situaties aan de orde: onzekerheid vraagt gewoonlijk om een onderbouwde schatting, niet om het weglaten van de verplichting.

Meerjarige financiële verplichtingen

Meerjarige financiële verplichtingen zijn verplichtingen waartoe de onderneming voor een aantal toekomstige jaren is verbonden. De tegenprestaties vinden ook in de toekomst plaats. Zakelijke overeenkomsten, zoals niet-opzegbare huur- en operationele leaseovereenkomsten, zijn voorbeelden van meerjarige financiële verplichtingen.

Onder RJ 292 staan toekomstige operationele leasetermijnen bij de lessee doorgaans niet als volledige leaseschuld op de balans. Bij financiële lease staan het leaseobject en de bijbehorende schuld juist wel op de balans. IFRS 16 kent voor lessees een andere benadering. Ook contracten voor licenties, investeringen of belangrijke afnameverplichtingen kunnen toelichting vragen. ^[ref]

Voorbeeld: toekomstige huurverplichtingen

Een bedrijf heeft op 31 december nog drie volledige jaren vaste, niet-opzegbare huur van €24.000 per jaar. Er zijn geen indexaties, opties of achterstanden en de huur betreft uitsluitend toekomstige perioden. De resterende verplichting is €72.000:

Deze toekomstige huur is geen kostenpost van het verstreken jaar. Reeds verstreken maar nog onbetaalde huur neem je wel als schuld op. Wordt het huurcontract verlieslatend, bijvoorbeeld door blijvende leegstand zonder bruikbare onderverhuurmogelijkheid, beoordeel dan afzonderlijk een voorziening voor het onvermijdbare verlies.

Overeenkomst onder opschortende voorwaarden

Een overeenkomst onder opschortende voorwaarden is een overeenkomst die pas in werking treedt zodra een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt.

Denk aan een overeenkomst die pas werking krijgt nadat een vergunning is verleend. Het etiket ‘opschortend’ beslist niet alles: onder RJ 254 kan een voorziening nodig zijn als vervulling van de voorwaarde waarschijnlijk is. Beoordeel tevens of partijen al hebben gepresteerd en wat de overeenkomst precies verplicht. ^[ref]

Overeenkomst onder ontbindende voorwaarden

Een overeenkomst onder ontbindende voorwaarden is een overeenkomst die direct werking heeft, maar vervalt zodra een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt.

Zo’n overeenkomst hoort niet automatisch buiten de balans. De waarschijnlijkheid van het vervallen en de overige opnamecriteria bepalen of een schuld, voorziening of alleen toelichting aan de orde is.

Toelichting van niet in de balans opgenomen verplichtingen

Beschrijf per relevante categorie de aard van de verplichting. Vermeld waar mogelijk het geschatte financiële effect, onzekerheden over bedrag of afwikkeling en mogelijke vergoedingen door anderen. Bij meerjarige verplichtingen zijn resterende looptijd en de belangrijke betalingsverplichtingen van belang. Voor bepaalde verplichtingen, zoals garanties en aansprakelijkstellingen, gelden eigen wettelijke vermeldingseisen.

De aanvullende informatie volgens RJ 252 hoeft niet te worden gegeven wanneer uitstroom zeer onwaarschijnlijk is; beoordeel daarnaast steeds de afzonderlijke wettelijke eisen. Is een betrouwbare financiële schatting niet uitvoerbaar, vermeld dat. Alleen in zeer uitzonderlijke gevallen mag schadelijke detailinformatie over een juridisch geschil achterwege blijven; de algemene aard van het geschil moet wel worden toegelicht. Kleine rechtspersonen hebben vrijstellingen van bovenwettelijke toelichtingen. ^[ref]

Praktische controle voor de toelichting

• Inventariseer huur-, lease-, licentie- en investeringscontracten met resterende looptijd en opzegvoorwaarden.
• Beoordeel lopende claims, garanties, borgstellingen en aansprakelijkstellingen.
• Vermeld relevante verplichtingen voor groepsmaatschappijen afzonderlijk, waaronder afgegeven 403-verklaringen en aansprakelijkheid door fiscale eenheden.
• Controleer of bedragen al in schulden of voorzieningen zijn opgenomen en voorkom dubbeltelling.
• Werk de beoordeling bij met relevante gebeurtenissen na balansdatum.

Bewaar per post het contract, de berekening, de kansinschatting en de reden voor wel of niet opnemen in de balans.

Aansprakelijkheid voor schulden of tekorten van anderen

De omvang van aansprakelijkheid verschilt per rechtsvorm en afspraak. Bij een VOF is een vennoot hoofdelijk aansprakelijk voor het geheel. Bij een maatschap geldt bij gezamenlijk aangegane verplichtingen doorgaans aansprakelijkheid voor gelijke delen; bevoegdheid en bijzondere wettelijke of contractuele regels kunnen tot een andere uitkomst leiden. ^[ref]

Is een rechtspersoon vennoot, dan beoordeelt deze in zijn eigen jaarrekening de daaruit voortvloeiende aansprakelijkheid. Het deel dat naar verwachting door anderen wordt afgewikkeld kan een voorwaardelijke verplichting zijn. Voor het deel waarvoor eigen uitstroom waarschijnlijk is, kan een voorziening nodig zijn. Niet iedere aansprakelijkheid blijft dus uitsluitend in de toelichting. ^[ref]

Ook bankgaranties, borgstellingen en garantstellingen kunnen tot risico’s voor andermans schulden leiden. Leg bedrag, begunstigde, looptijd en voorwaarden vast en beoordeel de toepasselijke verslaggevingsregels. Bij een waarschijnlijke betalingsverplichting kan balansopname nodig zijn. Productgaranties voor eigen verkopen vragen een andere beoordeling, bijvoorbeeld een garantievoorziening.

Houd een contracten- en verplichtingenoverzicht bij, in je boekhoudprogramma als dat deze functie ondersteunt, of in een afzonderlijk dossier. Een spreadsheet kan daarvoor geschikt zijn, maar is geen verplichte vorm. Neem alleen een journaalpost op als er daadwerkelijk een te verwerken balanspost of last ontstaat.

Volgende artikel »

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Wanneer licht je huur, garanties, claims en andere verplichtingen toe? Met huurvoorbeeld en uitleg over het verschil met schulden en voorzieningen.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.