ALGEMEEN
 WETTEN EN REGELS
 DE BOEKHOUDING
 UITGAVEN EN ONTVANGSTEN
 JAARREKENING SAMENSTELLEN
 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE
 WERKKOSTENREGELING
 AANGIFTE BTW/ OMZETBELASTING
De jaarrekeningDeponering bij de KvK

Publiceren van de jaarrekening bij de KvK is verplicht

Gratis online boekhouden? Registreren kan alleen nog deze week!

Publiceren van de jaarrekening bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel is verplicht voor de meeste ondernemingen. Hierdoor kan iedereen het rapport tegen een kleine vergoeding inzien.

Deponeren bij de KvK is verplicht op basis van artikel 394 BW 2. Voor het MKB zijn diverse vrijstellingen van toepassing, waardoor de kleinere ondernemingen niet alle informatie hoeven te verstrekken. Deze vrijstellingen zorgen ervoor dat bepaalde informatie niet te achterhalen is door bijvoorbeeld concurrenten. Het gaat hier om informatie die niet van belang is voor het inzicht in de jaarrekening. De vrijstellingen zijn geregeld in artikel 396 en 397 BW 2.

De jaarrekening wordt formeel opgesteld door de directie of het bestuur van de onderneming. De directie is namelijk verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken. Zij moeten dus door middel van een jaarrekening verantwoorden over afleggen.

De aandeelhouders hebben geld in de onderneming gestoken en hebben dus recht op inzicht in de cijfers. De vergadering van aandeelhouders stelt de jaarrekening vast. Het vaststellen van de jaarrekening door de aandeelhouders zal vaak gebeuren nadat een accountant de jaarrekening heeft gecontroleerd. Hierdoor weten de aandeelhouders dat de informatie juist en volledig is, zodat ze de juiste beslissingen kunnen maken.

Boekjaar afsluiten

De gratis online boekhouding van e-Boekhouden.nl werkt op basis van doorlopende boekjaren. Je kan al boeken in het nieuwe jaar als het oude jaar nog niet is afgesloten. Dankzij de doorlopende boekjaren hoef je geen nieuw boekjaar te openen. Je kan boekstukken van het nieuwe jaar invoeren door een datum uit het nieuwe jaar op te geven. Let op! Het is belangrijk om uiteindelijk je boekjaar af te sluiten.

Het afsluiten van een boekjaar bestaat uit de volgende stappen:

  1. Banksaldo controleren
  2. Afschrijvingen boeken
  3. Voorraad actualiseren
  4. Saldo balans op 0 zetten
  5. Boekjaar blokkeren voor invoer

1. Banksaldo controleren

Indien het banksaldo op de grootboekrekening niet overeenkomt met het saldo bij de bank, kun je met de volgende methode zo snel mogelijk de oorzaak achterhalen.

Stel, je constateert op 31-12-2017 een verschil in uw banksaldo.

Controleer het saldo per 01-01-2017
Ga naar Boekhouden > Overzichten > Balans en roep deze per 1 januari op. Komt het banksaldo overeen? Dan is het verschil in het jaar ontstaan. Als het saldo niet overeenkomt, dan controleer je het saldo op de laatste datum van het boekjaar daarvoor, tot je ontdekt wanneer het verschil ontstaat.

Periodes halveren
Roep de balans op per 1 juli. Je controleert zo het saldo halverwege dit boekjaar, om na te gaan of het verschil in de eerste of tweede helft van het jaar is ontstaan. Vervolgens deel je de periode waarin het verschil is ontstaan, steeds in tweeën. Dit is de snelste wijze om te achterhalen op welke datum het verschil is ontstaan.

Het verschil corrigeren
Roep via Boekhouden > Overzichten > Grootboek het grootboek van de bank op, op de datum dat het verschil is ontstaan.
Vergelijk de mutaties met de afschriften op je bankafschrift. Voeg ontbrekende afschriften toe of corrigeer de foutieve mutaties. Controleer vervolgens of het banksaldo nu overeenkomt.

Let op! Heb je een beginsaldo ingevoerd? Controleer dan via Beheer> Inrichting > Beginbalans of het beginsaldo van de bank juist is ingevoerd.

2. Afschrijvingen boeken

Als je met een vast activum te maken hebt, dan boek je dit middels meerdere stappen in de boekhouding in. De tweede stap is het inboeken van de afschrijvingen. Middels de gratis Vaste Activa Module geef je e-Boekhouden opdracht om periodiek automatisch de afschrijvingen in te boeken. Dit voorkomt fouten en bespaart je veel tijd.

Stap 1: Het af te schrijven bedrag berekenen.
Bepaal via de website van de Belastingdienst over hoe veel jaar u moet afschrijven en welke restwaarde u mag hanteren. Bereken met de volgende formule het jaarlijks af te schrijven bedrag:
(aanschafwaarde – restwaarde) / aantal gebruiksjaren = jaarlijks af te schrijven bedrag

Een voorbeeld: op 1 januari koop je een computer van €1.250,00 exclusief btw. Je gaat deze in vijf jaar afschrijven. De restwaarde is €150,00. Het bedrag dat je mag afschrijven is: (€1.250 - €150) / 5 = €220 per jaar.

Stap 2: De afschrijving inboeken
Om de afschrijvingen te verwerken, maak je ieder jaar op 31 december de volgende memoriaalboeking:
Soort boeking: Memoriaal
Rekening: 0140 Hardware (het grootboek waar de originele factuur op is geboekt)
Relatie: Deze laat je verplicht leeg
Datum: In dit voorbeeld 31 december
Omschrijving: Afschrijving computer A
Factuurnummer: Het nummer van de originele factuur
Bedrag: - €220,00
Tegenrekening: 4340 Afschrijvingen Hardware

Je maakt ieder jaar een nieuwe afschrijving totdat het vaste activum volledig van de balans is afgeschreven.

3. Voorraad actualiseren

Wanneer je de Automatische Voorraadmodule gebruikt, dien je periodiek (één keer per jaar, kwartaal of maand) je voorraadrekening te actualiseren.

- Ga naar Factureren > Voorraad > Overzicht > Voorraadrekening Actualiseren.
- Vul het volgende in:
Voorraad bijwerken per: de datum waarop je de voorraad wilt bijwerken.
Inkooprekening: het grootboek waar de inkopen op zijn geboekt (bijv. 7000 Inkopen). Dit is altijd een Winst- & Verliesrekening.
Voorraadrekening: het grootboek waar de voorraadwaarde op wordt geschreven (bijv. 5000 Voorraad). Dit is altijd een Balans rekening.

Na het opslaan wordt de voorraad geactualiseerd. Let op! Als je gebruik maakt van meerdere inkooprekeningen, kun je deze functie niet gebruiken. Je maakt dan per inkooprekening een handmatige voorraadboeking.

4. Saldo balans op 0 zetten

Als alle boekingen van een jaar zijn ingevoerd, dan verwerk je het resultaat van dat jaar met één memoriaalboeking. Je boekt hiermee de totale winst/verlies op de rekening 'Privé opnamen en -stortingen', of indien je de winst verdeelt over meerdere vennoten op meerdere privérekeningen.

Deze mutatie voer je in via Boekhouden > Invoeren > Memoriaal.
Soort boeking: Memoriaal
Rekening: 9998 Eindresultaat
Datum: De laatste datum van het jaar dat je gaat afsluiten, bijvoorbeeld 31 december.
Omschrijving: 'Verwerking resultaat (jaartal).
Bedrag: De totale winst van dat jaar, of het deel dat je aan een bepaalde vennoot wilt toekennen. Indien je verlies geleden hebt vul je hier een negatief bedrag in.
Tegenrekening: Dit is afhankelijk van je bedrijfsvorm.
- Eenmanszaak: 'Privé - opnamen en stortingen',
- VOF: 'Privé- rekening van de betreffende vennoot/vennoten''.
- BV: 'Algemene Reserves'

Resultaat
Als de boeking juist is, staat het saldo op uw balans per 31 december op €0,00. Staat dit niet juist? Dan kun je het beste de saldi van voorgaande jaren controleren. Zijn voorgaande jaren niet op €0,00 gezet? Dan kun je dit alsnog doen, zoals hierboven is aangegeven.

5. Boekjaar blokkeren voor invoer

Het komt voor dat jij (of je accountant) een bepaalde periode wilt afsluiten, bijvoorbeeld een boekjaar of een btw-periode. Als je een periode afsluit, kun je geen mutaties meer invoeren, wijzigen of verwijderen. Dit geldt ook voor memoriaal boekingen.

Je kunt een periode blokkeren via Beheer > Geavanceerd > Afgesloten periodes. Een gesloten periode die je zelf hebt gesloten, kun je altijd weer zelf heropenen. Een periode die je accountant heeft afgesloten, kun je zelf niet heropenen. Neem hiervoor contact op met je accountant.

Termijnen van deponering bij de KvK

De jaarrekening moet binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar samengesteld worden door de directie of het bestuur. Het boekjaar eindigt vaak op 31 december, dus de jaarrekening moet uiterlijk 31 mei samengesteld zijn.

Door bijzondere omstandigheden kunnen de aandeelhouders toestemming verlenen om de jaarrekening nog eens 5 maanden later op te stellen. Door dit uitstel heeft de directie totaal 10 maanden de tijd, dus tot uiterlijk 31 oktober. In de praktijk wordt dit uitstel vaak verleent indien de accountant geen tijd heeft om de jaarrekening binnen 5 maanden te controleren.

Nadat de jaarrekening is opgesteld door de directie, moeten de aandeelhouders de jaarrekening vaststellen. Voor het vaststellen door de aandeelhouders bestaat geen wettelijke termijn. Als de directie de jaarrekening bijvoorbeeld op 10 januari al heeft opgesteld, hoeven de aandeelhouders deze niet binnen 2 maanden, dus uiterlijk 10 maart, vast stellen. De aandeelhouders moeten de jaarrekening wel uiterlijk vaststellen binnen 7 maanden of, ingeval van uitstel, binnen 12 maanden. Dit betekent dat in de meeste gevallen de aandeelhouders de jaarrekening uiterlijk 31 juli of 31 december vastgesteld moeten hebben.

Na het vaststellen van de jaarrekening door de aandeelhouders, heb je als ondernemer 8 dagen de tijd om de jaarrekening te deponeren bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dit betekent dat de jaarrekening uiterlijk 8 augustus gepubliceerd moet zijn, ingeval er geen uitstel is verleend. Indien er wel uitstel is verleend zou je verwachten dat je uiterlijk 8 januari van het jaar erop moet publiceren, maar de wet heeft dit beperkt tot uiterlijk 31 december. Hierdoor zijn alle jaarrekeningen uiterlijk binnen 12 maanden inzichtelijk voor iedereen.

De deponeringstermijn ingeval er geen uitstel is verleend:
- 31 december: einde boekjaar
- 31 mei (5 maanden): uiterlijke datum voor het samenstellen van de jaarrekening door de directie
- 31 juli (7 maanden): uiterlijke datum voor het vaststellen van de jaarrekening door de aandeelhouders
- 8 augustus (8 dagen): uiterlijke datum van deponeren bij de Kamer van Koophandel

De deponeringstermijn ingeval er wel uitstel is verleend:
- 31 december: einde boekjaar
- 31 oktober (5+5 maanden): uiterlijke datum voor het samenstellen van de jaarrekening door de directie
- 31 december (2 maanden): uiterlijke datum voor het vaststellen van de jaarrekening door de aandeelhouders
- 31 december: uiterlijke datum van deponeren bij de Kamer van Koophandel

Straffen bij het niet deponeren van de jaarrekening

Er gelden straffen voor het niet of te laat deponeren van de jaarrekening bij de KvK. De jaarrekening is van groot belang voor belanghebbenden en je bent als ondernemer verplicht deze te publiceren. Er zijn daarom een aantal straffen ingesteld, die ervoor zorgen dat de ondernemer zijn verplichting nakomt.

Strafrechtelijke sancties: volgens de Wet op de economische delicten kan het niet voldoen aan publicatieverplichtingen het bestuur komen te staan op een gevangenisstraf of een boete. Bij een onware balans of resultatenrekening kan het bestuur volgens Wetboek van Strafrecht een jaar gevangenisstraf of een maximale boete van € 67.000 krijgen.

Civielrechtelijke sancties: de Ondernemingskamer kan eisen dat het jaarrapport gewijzigd wordt. Het bestuur is volgens het Burgerlijk Wetboek hoofdelijk aansprakelijk voor de schade die geleden kan worden. Bij wanbeleid (kennelijk onbehoorlijk bestuur) zijn bestuurders ook hoofdelijk aansprakelijk voor het tekort bij de vereffening.

Tuchtrechtelijke sancties: volgens de Wet tuchtrechtspraak accountants heeft de Accountantskamer de bevoegdheid tot het geven van de volgende sancties aan een accountant: waarschuwing, berisping, boete van maximaal € 6.700, tijdelijke (maximaal een jaar) en definitieve doorhaling in het register.

Volgende artikel »

Gerelateerde begrippen



Online geld verdienen
Tips
Begrippen
Downloads
Boekhoudprogramma's
Gratis e-Boekhouden
Twitter   Twitter
Adverteren?
Doneren
Links
Sitemap
Contact
Wie, wat, waar?
Nieuwsbrief
Copyright © 2018

Online boekhouden
15 maanden gratis!

Online boekhouden
1e jaar gratis

Online boekhouden
1e maand gratis

Online boekhouden
1e maand gratis


Succesvolboekhouden.nl is niet aansprakelijk voor onjuistheden op deze website en eventuele schade die te maken heeft met het gebruik van deze website. Raadpleeg een specialist, zoals een accountant of belastingadviseur, voor meer informatie.



 ONLINE BOEKHOUDEN
Nu gratis online boekhouden!
1. e-Boekhouden* (tip!)
2. Exact Online (tip!)
3. Visma eAccounting
4. Twinfield
5. Yoursminc
* 15 maanden gratis!



 ZOEKEN
Begrippen | Tips | Sitemap




XGratis e-Boekhouden