Jaarrekening deponeren bij KVK: termijnen en werkwijze
Veel rechtspersonen, waaronder bv’s en nv’s, moeten hun jaarrekening deponeren bij KVK. Een eenmanszaak hoeft dat niet. Deponeer een vastgestelde jaarrekening binnen acht dagen en houd ook de uiterste publicatietermijn in de gaten. De route en de openbaar te maken stukken hangen af van rechtsvorm en bedrijfsklasse. [ref]
Inhoudsopgave [verbergen]
? min. leestijd | ? woordenWat wordt openbaar gemaakt?
De gedeponeerde stukken zijn opvraagbaar in het Handelsregister. Ze zijn niet altijd gelijk aan de volledige interne jaarrekening. Microrechtspersonen publiceren een beperkte balans; kleine rechtspersonen een verkorte balans met toelichting. Grotere rechtspersonen publiceren meer informatie, waaronder een winst-en-verliesrekening. Een publicatievrijstelling is geen algemene vrijstelling om een administratie of jaarrekening bij te houden. [ref]
Het bestuur maakt de jaarrekening op. Bij een bv stelt normaal gesproken de algemene vergadering die vast. Een accountant kan daarbij helpen, maar neemt de bestuursverantwoordelijkheid niet over. Niet iedere jaarrekening is controleplichtig; lees daarvoor accountantscontrole.
Termijnen: opmaken, vaststellen en deponeren
Voor een gewone bv geldt een opmaaktermijn van vijf maanden na het boekjaar. De algemene vergadering kan bij bijzondere omstandigheden maximaal vijf maanden verlenging verlenen. Leg het besluit en de reden vast. Voor andere rechtsvormen kunnen andere opmaaktermijnen gelden.
Na vaststelling volgt deponering binnen acht dagen. Is de jaarrekening twee maanden na de geldende opmaaktermijn nog niet vastgesteld, deponeer dan onverwijld de opgemaakte versie met vermelding dat zij niet is vastgesteld. Na vaststelling volgt de definitieve versie. In alle gevallen geldt voor deze bv een uiterste publicatiegrens van twaalf maanden na het boekjaar. Die grens geeft geen toestemming om een eerdere termijn te negeren. [ref]
Voorbeeld: bv met een kalenderboekjaar
Onderstaande termijnen gaan uit van een afzonderlijk vaststellingsbesluit, dus niet van automatische vaststelling door ondertekening:
- Zonder verlenging: opmaken uiterlijk 31 mei. Is op 31 juli nog niet vastgesteld, deponeer dan de nog niet vastgestelde versie. Wordt op 31 juli wél vastgesteld, dan eindigt de acht-dagentermijn op 8 augustus.
- Met vijf maanden verlenging: opmaken uiterlijk 31 oktober. Publiceer uiterlijk 31 december, ook als nog niet is vastgesteld. Een vaststelling kort vóór die datum schuift de uiterste publicatie niet naar januari.
- Eerder vastgesteld: de acht-dagentermijn begint direct bij die eerdere vaststelling.
Als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn
Ondertekening door alle bestuurders en commissarissen kan dan tevens vaststelling zijn. Controleer de statuten en de voorwaarden, waaronder instemming van eventuele andere vergadergerechtigden. Bij die vereenvoudigde vaststelling vervalt de extra ruimte voor een afzonderlijk vaststellingsbesluit. Met maximale opmaakverlenging is 8 november de uiterste deponeerdatum bij een kalenderboekjaar; zonder verlenging kan dat 8 juni zijn. Eerder ondertekenen betekent ook eerder deponeren. [ref]
Gevolgen van niet of te laat deponeren
Te late deponering kan leiden tot een boete of strafvervolging. Bij faillissement kan daarnaast persoonlijke bestuurdersaansprakelijkheid aan de orde zijn. Uitstel voor het opmaken is iets anders dan uitstel voor het deponeren: bij KVK kun je geen algemeen uitstel voor deponering verkrijgen. [ref]
Schakel tijdig hulp in als vaststelling of controle vertraagt. Een nog niet vastgestelde jaarrekening deponeren kan nodig zijn om aan de publicatieplicht te voldoen. Een bevestiging van ontvangst door KVK is geen inhoudelijke goedkeuring van de balans of andere cijfers.
Digitaal deponeren met een portaal of software
Micro- en kleine rechtspersonen kunnen hun enkelvoudige jaarrekening via het Zelf Deponeren-portaal indienen of geschikte financiële software gebruiken, eventueel via hun boekhouder of accountant. Controleer of je boekhoudprogramma ook het vereiste publicatierapport kan maken en verzenden; een gewone balansuitdraai is niet automatisch een deponeringsbestand.
Ook grote rechtspersonen moeten vanaf boekjaar 2025 elektronisch deponeren. KVK ondersteunt daarvoor XBRL of XHTML/iXBRL, afhankelijk van de route. Volg de actuele instructies voor de betreffende bedrijfsklasse en eventuele uitzonderingssituatie. [ref]
Controle vóór en na verzending
- Controleer rechtspersoon, KVK-nummer, boekjaar en bedrijfsklasse.
- Leg opmaakdatum, ondertekening, eventuele verlenging en vaststellingsdatum vast.
- Vergelijk de publicatiestukken met de definitieve cijfers en voeg de vereiste toelichtingen en verklaringen toe.
- Bewaar de verzend- en ontvangstbevestiging en controleer in het Handelsregister of het juiste boekjaar is verwerkt. Dat controleren kan zonder de jaarrekening te bestellen. [ref]
Referenties
[verbergen]Deel dit artikel
Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!
Wanneer moet je een jaarrekening deponeren bij KVK? Uitleg over bv-termijnen, vaststelling, aandeelhouder-bestuurders en digitaal deponeren.
Over de auteur
Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.
Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.
Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.
Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.