Uitgaven en ontvangsten boeken: stappen en voorbeelden
Uitgaven en ontvangsten verwerken betekent dat je betalingen en binnenkomende bedragen in je kas- en bankadministratie boekt. Je koppelt ze aan de juiste factuur, grootboekrekening en bewijsstukken. Niet iedere uitgave is een kostenpost en niet iedere ontvangst is omzet.
Inhoudsopgave [verbergen]
? min. leestijd | ? woordenBoekhouden omvat meer dan geldstromen. Ook onbetaalde facturen, afschrijvingen en andere posten zonder directe betaling horen erbij. Bankafschriften, kasgegevens, ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen maken deel uit van je administratie. [ref]
Uitgaven en ontvangsten inboeken in vijf stappen
- Verzamel de gegevens. Gebruik volledige banktransacties, kasstukken en bijbehorende facturen of bonnen. Een bankomschrijving verklaart niet altijd waarvoor je hebt betaald.
- Bepaal wat de betaling betreft. Gaat het om een factuur, direct betaalde kosten, een investering, lening, privébetaling of interne overboeking?
- Controleer of de factuur al is geboekt. Koppel een betaling aan de openstaande post bij de klant of leverancier. Boek dezelfde kosten of omzet niet nogmaals.
- Verwerk rekening en btw. Kies de passende grootboekrekening en, waar van toepassing, btw-code. Splits een betaling als deze verschillende posten betreft, bijvoorbeeld aflossing en rente.
- Controleer de aansluiting. Het geboekte banksaldo moet aansluiten op het bankafschrift en de geboekte kas op het aanwezige kasgeld. Onderzoek verschillen, dubbele imports en ontbrekende transacties.
Voorbeeld: een inkoopfactuur van € 121 is al geboekt als € 100 kosten en € 21 aftrekbare btw tegenover € 121 crediteuren. Bij betaling boek je alleen € 121 van crediteuren af tegenover de bank. De kosten en btw boek je niet opnieuw.
Kasstelsel en factuurstelsel: het btw-moment
Het kasstelsel en factuurstelsel bepalen voor de btw wanneer je verschuldigde belasting aangeeft. Het kasstelsel sluit aan bij ontvangen vergoedingen; de voorbelasting blijft in beginsel gebaseerd op ontvangen inkoopfacturen. Het is dus geen algemene methode waarbij uitsluitend betaalde bedragen als kosten en opbrengsten tellen. [ref]
Voor het resultaat beoordeel je afzonderlijk op welke periode de prestatie of het verbruik betrekking heeft. Lees de voorbeelden van het verschil tussen kosten en uitgaven en tussen opbrengsten en ontvangsten.
Journaalpost: iedere boeking in evenwicht
Inboeken doe je door middel van een journaalpost. Een volledige journaalpost bevat minstens twee regels en heeft een gelijk totaal aan debet- en creditbedragen. Software kan een deel daarvan automatisch invullen, bijvoorbeeld de bankrekening bij een banktransactie. De volledige boeking blijft nodig. Lees meer over journaalposten.
Welk dagboek gebruik je?
Veelgebruikte dagboeken zijn:
- Kasboek en bankboek: contante geldbewegingen en banktransacties.
- Inkoopboek: ontvangen facturen en creditfacturen.
- Verkoopboek: verzonden facturen en creditfacturen.
- Memoriaal: onder meer afschrijvingen en correctieboekingen.
De precieze inrichting hangt af van je onderneming en software. Zonder contant geldverkeer heb je bijvoorbeeld geen kasboek met dagelijkse ontvangsten en betalingen nodig.
Kruisposten: overboeken binnen je onderneming
Een overboeking tussen twee eigen zakelijke bankrekeningen, of tussen kas en bank, verandert de totale hoeveelheid geld binnen de onderneming niet. In een administratie met afzonderlijke dagboeken kun je beide kanten verbinden via de tussenrekening kruisposten.
Boek zo’n interne overboeking niet als omzet of kosten. Een betaling aan een leverancier of een opname voor privé is geen interne verplaatsing tussen zakelijke geldrekeningen en vraagt een andere verwerking.
Tip: leg bij iedere factuur de volgende boekingsgegevens vast, bijvoorbeeld in je boekhoudprogramma:
- Het nummer van de grootboekrekening waarop het bedrag is geboekt. Dit heet coderen.
- De betaaldatum of de koppeling met één of meer betalingen.
- Het boekstuknummer en de vindplaats van het originele document.
Zo kun je vanuit een boeking terug naar het bewijsstuk en omgekeerd. Je hoeft deze gegevens niet verplicht op het originele factuurbestand te schrijven. Bewaar ook de oorspronkelijke factuur; zie de bewaarplicht.
Referenties
[verbergen]Deel dit artikel
Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!
Boek uitgaven en ontvangsten in vijf stappen. Koppel betalingen aan facturen, kies het juiste dagboek en voorkom dubbele kosten, omzet en btw.
Over de auteur
Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.
Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.
Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.
Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.