1. Succesvol boekhouden
2. De balans - activa
3. Vorderingen en overlopende activa

Vorderingen en overlopende activa: waarderen en boeken

Vorderingen zijn bestaande rechten om geld van anderen te ontvangen. Overlopende activa zijn onder meer vooruitbetaalde kosten voor volgende perioden en nog te ontvangen baten die al bij de verstreken periode horen.

Deze pagina behandelt de Nederlandse commerciële verslaggeving volgens Titel 9 Boek 2 BW en de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving. Vorderingen die de onderneming duurzaam dienen, horen bij de financiële vaste activa. De functie is bepalend; een resterende looptijd van meer dan een jaar maakt een handelsvordering niet automatisch tot een vast actief. ^[ref]

Verkopen aan klanten (debiteuren) verwerk je in het verkoopboek van je boekhoudprogramma.

De omloopsnelheid van debiteuren meet het aantal omwentelingen per periode. De bijbehorende omlooptijd geeft een benadering in dagen; controleer daarnaast de vervaldata van afzonderlijke facturen.

Balansposten aan de activazijde

Andere onderwerpen aan de activazijde staan hieronder. Goodwill hoort bij de immateriële vaste activa; onderhanden projecten kunnen afhankelijk van het saldo ook een passiefpost vormen:

• Immateriële vaste activa
• Goodwill
• Materiële vaste activa
• Financiële vaste activa
• Voorraden
• Onderhanden projecten
• Vorderingen en overlopende activa
• Effecten
• Liquide middelen

Onderverdeling van vorderingen en overlopende activa

Vorderingen staan aan de debetzijde van de balans. Artikel 2:370 BW onderscheidt onder meer de volgende categorieën; de vereiste detaillering hangt mede af van het toepasselijke jaarrekeningregime:

• Handelsdebiteuren: nog te ontvangen bedragen van klanten.
• Vorderingen op groepsmaatschappijen.
• Vorderingen op rechtspersonen en vennootschappen waarin de onderneming een deelneming heeft of die een deelneming in de onderneming hebben.
• Opgevraagde stortingen van geplaatst aandelenkapitaal.
• Overige vorderingen, met afzonderlijke vermelding van leningen en voorschotten aan leden of houders van aandelen op naam waar vereist.

Overlopende activa kunnen afzonderlijk of bij de overige vorderingen worden gepresenteerd. De aard en omvang moeten voldoende duidelijk zijn. Vorderingen tellen mee in het werkkapitaal. De quick ratio vergelijkt vlottende activa zonder voorraad met kortlopende schulden. Een hoge boekwaarde garandeert geen tijdige ontvangst; vooruitbetaalde kosten leveren bovendien doorgaans geen geldontvangst op. ^[ref]

Wat is een vordering?

Een vordering is een recht op ontvangst van geld, bijvoorbeeld uit een verkoop, een verstrekte lening of opgebouwde rente. Een verwachting dat een partij misschien zal betalen, is op zichzelf onvoldoende. Bij een betwiste schadeclaim moet je de specifieke voorwaarden voor opname beoordelen.

Wat zijn overlopende activa?

Overlopende activa zorgen dat kosten en opbrengsten in de juiste periode terechtkomen:

• Vooruitbetaalde bedragen: je hebt betaald voor een recht of prestatie die betrekking heeft op een volgende periode, bijvoorbeeld verzekeringsdekking.
• Nog te ontvangen bedragen: de bate hoort al bij de verstreken periode, maar het bedrag moet nog worden ontvangen of gefactureerd, bijvoorbeeld opgebouwde rente.

Dit volgt uit het toerekeningsprincipe. Het moment van betalen of factureren bepaalt niet zelfstandig het resultaat. ^[ref]

Wanneer neem je een vordering op?

Bij een gewone verkoop ontstaat de vordering wanneer aan de voorwaarden voor opbrengstverantwoording is voldaan en een onvoorwaardelijk recht op betaling bestaat. Alleen een ondertekende overeenkomst of verzonden factuur is niet altijd voldoende. Bij vooruitfacturering kan een afdwingbaar recht al vóór levering ontstaan; tegenover die vordering staat dan een vooruitgefactureerd bedrag als verplichting, nog geen omzet.

Niet elke vordering ontstaat uit omzet. Bij een verstrekte lening ontstaat een vordering tegenover de uitbetaling van geld. Overige vorderingen neem je op wanneer de desbetreffende aanspraak is ontstaan en aan de toepasselijke opnamecriteria is voldaan. ^[ref]

Een creditsaldo bij een debiteur presenteer je als schuld; een debetsaldo bij een crediteur als vordering. Vorderingen en schulden tegen elkaar wegstrepen mag niet zomaar. Daarvoor zijn zowel een juridisch recht op verrekening als het stellige voornemen tot netto of gelijktijdige afwikkeling nodig. Als aan die voorwaarden is voldaan, moet saldering plaatsvinden. ^[ref]

Vooruitbetaalde kosten en nog te ontvangen baten boeken

Een vooruitbetaling vertegenwoordigt een recht op een toekomstige prestatie. Verdeel de kosten stelselmatig over de perioden waarop die prestatie betrekking heeft. Activeer geen reeds verbruikte kosten alleen omdat je later nog voordeel hoopt te hebben.

Voorbeeld vooruitbetaalde verzekering

Op 1 oktober betaal je € 1.200 premie voor twaalf maanden dekking tot en met september van het volgende jaar. Bij gelijkmatige toerekening hoort € 300 bij oktober tot en met december. Op 31 december staat € 900 als vooruitbetaalde kosten op de balans. Als aanvankelijk alles als kosten is geboekt, corrigeer je: debet vooruitbetaalde kosten € 900 en credit verzekeringskosten € 900.

Voorbeeld nog te factureren dienst

Je hebt in december een dienst van € 800 volledig verricht en aan de voorwaarden voor opbrengstverantwoording is voldaan. Je factureert in januari. Dan boek je in december, hier zonder btw uitgewerkt: debet nog te factureren bedragen € 800 en credit omzet € 800. Bij facturering vervang je de overlopende post door de debiteurenpost; je boekt niet opnieuw omzet. Het btw-tijdstip beoordeel je afzonderlijk volgens de btw-regels.

Vooruitbetalingen voor materiële vaste activa en voorraden horen bij de betreffende rubriek en niet bij de gewone overlopende activa. ^[ref]

Waardering van vorderingen

Bij eerste verwerking waardeer je een vordering tegen reële waarde, met de rechtstreeks toerekenbare transactiekosten. Daarna geldt in beginsel geamortiseerde kostprijs, verminderd met bijzondere waardeverminderingen. Bij gewone kortlopende handelsvorderingen komt dit meestal neer op het factuurbedrag minus de correctie voor oninbaarheid.

Bij een langlopende renteloze of laagrentende vordering kan de reële waarde afwijken van het nominale bedrag. Houd dan rekening met de financieringscomponent en de effectieve rente. Een vordering in vreemde valuta vraagt daarnaast om omrekening tegen de slotkoers op balansdatum. ^[ref]

Voorziening voor oninbare vorderingen

Beoordeel op iedere balansdatum of er objectieve aanwijzingen voor oninbaarheid zijn, zoals ernstige betalingsproblemen, een geschil of een faillissement. Een waardevermindering komt ten laste van het resultaat. De vaak gebruikte naam ‘voorziening dubieuze debiteuren’ betreft een correctie op de actiefpost, geen afzonderlijke voorziening aan de passiefzijde.

Voorbeeld zonder btw: van een vordering van € 1.000 verwacht je op basis van beschikbare informatie € 600 te ontvangen. Je boekt € 400 verlies en presenteert de vordering netto voor € 600. Is eerder al € 250 afgewaardeerd, dan is de aanvullende last € 150. Voorkom dat je bij definitieve afboeking hetzelfde verlies nogmaals verwerkt. ^[ref]

Btw op een onbetaalde factuur terugvragen

Bij het factuurstelsel kun je eerder afgedragen btw terugvragen zodra vaststaat dat de vordering geheel of gedeeltelijk oninbaar is. De vordering geldt uiterlijk één jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum als oninbaar. Die termijn begint dus niet automatisch op de factuurdatum. Ontvang je daarna alsnog geld, dan moet je de btw over dat ontvangen deel weer aangeven. Bij het kasstelsel is over een nog niet ontvangen betaling doorgaans nog geen btw afgedragen. ^[ref]

De btw-regel van één jaar is geen wachttijd voor een commerciële afwaardering: die kan eerder nodig zijn. Zie de boekingsvoorbeelden in het verkoopboek.

Individueel of collectief beoordelen

Beoordeel individueel belangrijke vorderingen eerst afzonderlijk. Individueel niet-belangrijke vorderingen mogen afzonderlijk of collectief worden beoordeeld.

Statische methode

Bij een portefeuille met veel kleine debiteuren kun je de ouderdom van de openstaande posten analyseren. Onderbouw verliespercentages per groep met ervaringsgegevens en relevante informatie over de inbaarheid. Er bestaan geen algemene verplichte percentages van 25%, 50% of 100% voor een bepaalde ouderdom.

Dynamische methode

Alleen een percentage van de jaaromzet nemen om de waardevermindering vast te stellen, is volgens RJ 222 niet toegestaan. De onderbouwing moet betrekking hebben op de openstaande vorderingen. Onder de Nederlandse richtlijnen is als alternatief het verwachte-kredietverliesmodel van IFRS 9 toegestaan; dat is een afzonderlijke stelselkeuze met eigen voorwaarden. ^[ref]

Toelichting en controle bij de jaarafsluiting

Vermeld de werkelijk toegepaste waarderingsgrondslagen. Presenteer de vereiste categorieën en vermeld per categorie het bedrag met een resterende looptijd langer dan een jaar. Bij afzonderlijk gepresenteerde overlopende activa wordt eveneens het deel met een looptijd langer dan een jaar toegelicht. Besteed waar vereist aandacht aan verpande vorderingen en leningen aan bestuurders en commissarissen, waaronder bedragen, rente, aflossingen, afwaarderingen en overige voorwaarden. De precieze eisen en vrijstellingen hangen af van het jaarrekeningregime. ^[ref]

1. Sluit de openstaande-postenlijst aan op het grootboek.
2. Controleer betalingen na balansdatum, geschillen en creditnota’s.
3. Onderbouw afwaarderingen en beoordeel de btw-teruggaaf afzonderlijk.
4. Controleer de juiste periode van vooruitbetalingen en nog te ontvangen bedragen.
5. Controleer classificatie, looptijd, zekerheden en eventuele saldering.

Controleer bij de keuze van een boekhoudprogramma of openstaande posten, ouderdomsanalyses en periodieke overboekingen beschikbaar zijn. Bewaar de onderbouwing van handmatige correcties bij de administratie.

Volgende artikel »

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Vorderingen, vooruitbetaalde kosten en nog te ontvangen bedragen op de balans. Met boekingsvoorbeelden, waardering, oninbaarheid en btw-correcties.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.