succesvolboekhouden.nl
Gratis e-Boekhouden
De jaarrekening

Jaarrekening: begrijpelijk, relevant, betrouwbaar en vergelijkbaar

Gratis boekhouden en facturatie van Exact Online!

Een jaarrekening moet begrijpelijk, relevant, betrouwbaar en vergelijkbaar zijn. De meeste ondernemingen zijn verplicht om een jaarrekening samen te stellen, voor uiteenlopende doeleinden.

Artikel 362 BW 2 geeft aan dat de jaarrekening samengesteld moet worden volgens normen die in het maatschappelijk verkeer als aanvaardbaar worden beschouwd. Hierdoor kun je een zodanig inzicht krijgen dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent het vermogen en het resultaat. Daarbij moet een jaarrekening meer informatie geven dan de wet verlangt, indien deze informatie van dusdanig groot belang is dat deze van invloed is op het inzicht in de cijfers.

De wet geeft veel regels voor het samenstellen van de jaarrekening, maar geeft ook enige ruimte voor nadere invulling. De nadering invulling van de regels voor een jaarrekening worden bepaald door de Raad voor de Jaarverslaggeving. Deze Raad bestaat uit drie partijen: vertegenwoordigers van de ondernemers die de jaarrekening opstellen, de gebruikers van de jaarrekening (aandeelhouders, banken, Belastingdienst) en de controleurs van de jaarrekeningen (accountants).

Begrijpelijk

De jaarrekening moet begrijpelijk zijn voor de gebruikers. Dit betekent echter niet dat iedereen een jaarrekening hoeft te kunnen begrijpen. Een accountant mag verwachten dat de gebruikers van een jaarrekening beschikken over een redelijke kennis van verslaggeving, het bedrijfsleven en de economie. Ook mag de accountant van de gebruikers verwachten dat zij zich enigszin verdiepen in de jaarrekening. Hierdoor hoeft de accountant niet alles uitgebreid toe te lichten.

Relevant

De jaarrekening moet relevant zijn voor de gebruikers. Gebruikers baseren hun besluiten op informatie uit de jaarrekening, zodat deze informatie wel relevant moet zijn. Beslissingen moeten kunnen worden gemaakt op basis van relevante vroegere, huidige en toekomstige informatie. Het materieel belang is onderdeel van relevantie.

Betrouwbaar

De jaarrekening moet betrouwbaar zijn voor de gebruikers. Dit betekent dat de jaarrekening juist en volledig moet zijn, waardoor gebruikers goede beslissingen kunnen maken. Gebruikers mogen ervan uitgaan dat de jaarrekening getrouw weergeeft van wat het zou moeten weergeven. Onderdeel van betrouwbaarheid zijn getrouwe weergave, volledigheid en onpartijdigheid. Het wezen gaat boven de vorm van de jaarrekening. Het voorzichtigheidsprincipe is onderdeel van onpartijdigheid.

Vergelijkbaar

De jaarrekening moet vergelijkbaar zijn voor de gebruikers. Een gebruiker moet informatie kunnen analyseren, zodat hij goede beslissingen kan maken. Aan de ene kant moet de informatie in een jaarrekening in de tijd te vergelijken zijn. Informatie over het verleden, het heden en de toekomst moeten worden opgenomen. Dit is volgtijdelijke bestendigheid. Aan de andere kant moet de informatie in een jaarrekening te vergelijken zijn met jaarrekeningen van andere ondernemingen. Dit is gelijktijdige vergelijkbaarheid.

De accountant

Een accountant is een onafhankelijke deskundige die de jaarrekening controleert op juistheid en volledigheid. De accountant wordt vervolgens weer gecontroleerd door de Autoriteit Financiële Markten (AFM). AFM is onderdeel van het ministerie van Financiën. Iedere belanghebbende kan bij de Ondernemerskamer naleving van de wettelijke regels voor het samenstellen van een jaarrekening vorderen.

Boekjaar afsluiten

De gratis online boekhouding van e-Boekhouden.nl werkt op basis van doorlopende boekjaren. Je kan al boeken in het nieuwe jaar als het oude jaar nog niet is afgesloten. Dankzij de doorlopende boekjaren hoef je geen nieuw boekjaar te openen. Je kan boekstukken van het nieuwe jaar invoeren door een datum uit het nieuwe jaar op te geven. Let op! Het is belangrijk om uiteindelijk je boekjaar af te sluiten.

Het afsluiten van een boekjaar bestaat uit de volgende stappen:

  1. Banksaldo controleren
  2. Afschrijvingen boeken
  3. Voorraad actualiseren
  4. Saldo balans op 0 zetten
  5. Boekjaar blokkeren voor invoer

1. Banksaldo controleren

Indien het banksaldo op de grootboekrekening niet overeenkomt met het saldo bij de bank, kun je met de volgende methode zo snel mogelijk de oorzaak achterhalen.

Stel, je constateert op 31-12-2017 een verschil in uw banksaldo.

Controleer het saldo per 01-01-2017
Ga naar Boekhouden > Overzichten > Balans en roep deze per 1 januari op. Komt het banksaldo overeen? Dan is het verschil in het jaar ontstaan. Als het saldo niet overeenkomt, dan controleer je het saldo op de laatste datum van het boekjaar daarvoor, tot je ontdekt wanneer het verschil ontstaat.

Periodes halveren
Roep de balans op per 1 juli. Je controleert zo het saldo halverwege dit boekjaar, om na te gaan of het verschil in de eerste of tweede helft van het jaar is ontstaan. Vervolgens deel je de periode waarin het verschil is ontstaan, steeds in tweeën. Dit is de snelste wijze om te achterhalen op welke datum het verschil is ontstaan.

Het verschil corrigeren
Roep via Boekhouden > Overzichten > Grootboek het grootboek van de bank op, op de datum dat het verschil is ontstaan.
Vergelijk de mutaties met de afschriften op je bankafschrift. Voeg ontbrekende afschriften toe of corrigeer de foutieve mutaties. Controleer vervolgens of het banksaldo nu overeenkomt.

Let op! Heb je een beginsaldo ingevoerd? Controleer dan via Beheer> Inrichting > Beginbalans of het beginsaldo van de bank juist is ingevoerd.

2. Afschrijvingen boeken

Als je met een vast activum te maken hebt, dan boek je dit middels meerdere stappen in de boekhouding in. De tweede stap is het inboeken van de afschrijvingen. Middels de gratis Vaste Activa Module geef je e-Boekhouden opdracht om periodiek automatisch de afschrijvingen in te boeken. Dit voorkomt fouten en bespaart je veel tijd.

Stap 1: Het af te schrijven bedrag berekenen.
Bepaal via de website van de Belastingdienst over hoe veel jaar u moet afschrijven en welke restwaarde u mag hanteren. Bereken met de volgende formule het jaarlijks af te schrijven bedrag:
(aanschafwaarde – restwaarde) / aantal gebruiksjaren = jaarlijks af te schrijven bedrag

Een voorbeeld: op 1 januari koop je een computer van €1.250,00 exclusief btw. Je gaat deze in vijf jaar afschrijven. De restwaarde is €150,00. Het bedrag dat je mag afschrijven is: (€1.250 - €150) / 5 = €220 per jaar.

Stap 2: De afschrijving inboeken
Om de afschrijvingen te verwerken, maak je ieder jaar op 31 december de volgende memoriaalboeking:
Soort boeking: Memoriaal
Rekening: 0140 Hardware (het grootboek waar de originele factuur op is geboekt)
Relatie: Deze laat je verplicht leeg
Datum: In dit voorbeeld 31 december
Omschrijving: Afschrijving computer A
Factuurnummer: Het nummer van de originele factuur
Bedrag: - €220,00
Tegenrekening: 4340 Afschrijvingen Hardware

Je maakt ieder jaar een nieuwe afschrijving totdat het vaste activum volledig van de balans is afgeschreven.

3. Voorraad actualiseren

Wanneer je de Automatische Voorraadmodule gebruikt, dien je periodiek (één keer per jaar, kwartaal of maand) je voorraadrekening te actualiseren.

- Ga naar Factureren > Voorraad > Overzicht > Voorraadrekening Actualiseren.
- Vul het volgende in:
Voorraad bijwerken per: de datum waarop je de voorraad wilt bijwerken.
Inkooprekening: het grootboek waar de inkopen op zijn geboekt (bijv. 7000 Inkopen). Dit is altijd een Winst- & Verliesrekening.
Voorraadrekening: het grootboek waar de voorraadwaarde op wordt geschreven (bijv. 5000 Voorraad). Dit is altijd een Balans rekening.

Na het opslaan wordt de voorraad geactualiseerd. Let op! Als je gebruik maakt van meerdere inkooprekeningen, kun je deze functie niet gebruiken. Je maakt dan per inkooprekening een handmatige voorraadboeking.

4. Saldo balans op 0 zetten

Als alle boekingen van een jaar zijn ingevoerd, dan verwerk je het resultaat van dat jaar met één memoriaalboeking. Je boekt hiermee de totale winst/verlies op de rekening 'Privé opnamen en -stortingen', of indien je de winst verdeelt over meerdere vennoten op meerdere privérekeningen.

Deze mutatie voer je in via Boekhouden > Invoeren > Memoriaal.
Soort boeking: Memoriaal
Rekening: 9998 Eindresultaat
Datum: De laatste datum van het jaar dat je gaat afsluiten, bijvoorbeeld 31 december.
Omschrijving: 'Verwerking resultaat (jaartal).
Bedrag: De totale winst van dat jaar, of het deel dat je aan een bepaalde vennoot wilt toekennen. Indien je verlies geleden hebt vul je hier een negatief bedrag in.
Tegenrekening: Dit is afhankelijk van je bedrijfsvorm.
- Eenmanszaak: 'Privé - opnamen en stortingen',
- VOF: 'Privé- rekening van de betreffende vennoot/vennoten''.
- BV: 'Algemene Reserves'

Resultaat
Als de boeking juist is, staat het saldo op uw balans per 31 december op €0,00. Staat dit niet juist? Dan kun je het beste de saldi van voorgaande jaren controleren. Zijn voorgaande jaren niet op €0,00 gezet? Dan kun je dit alsnog doen, zoals hierboven is aangegeven.

5. Boekjaar blokkeren voor invoer

Het komt voor dat jij (of je accountant) een bepaalde periode wilt afsluiten, bijvoorbeeld een boekjaar of een btw-periode. Als je een periode afsluit, kun je geen mutaties meer invoeren, wijzigen of verwijderen. Dit geldt ook voor memoriaal boekingen.

Je kunt een periode blokkeren via Beheer > Geavanceerd > Afgesloten periodes. Een gesloten periode die je zelf hebt gesloten, kun je altijd weer zelf heropenen. Een periode die je accountant heeft afgesloten, kun je zelf niet heropenen. Neem hiervoor contact op met je accountant.

 

Volgende artikel »

Gerelateerde begrippen

Gratis e-Boekhouden
XGratis e-Boekhouden