1. Succesvol boekhouden
2. Aangifte btw/omzetbelasting
3. Terug te ontvangen btw

Terug te ontvangen btw: voorbelasting aftrekken en boeken

Voorbelasting is btw op zakelijke inkopen, kosten en investeringen die je onder voorwaarden mag aftrekken. Je boekt het aftrekbare bedrag als te vorderen btw. Pas uit de volledige btw-aangifte blijkt of je daadwerkelijk geld terugkrijgt of minder hoeft te betalen.

Wanneer mag je btw aftrekken?

Controleer of de aankoop voor je onderneming en voor btw-belaste activiteiten wordt gebruikt, of je een geldige factuur hebt en of de prestatie daadwerkelijk aan jou is geleverd. Voor vrijgestelde activiteiten en privé-uitgaven bestaat in beginsel geen aftrek; bij gemengd gebruik beoordeel je het aftrekbare deel. Ook gelden bijzondere uitsluitingen. Deelname aan de KOR beperkt het aftrekrecht. ^[ref]

Voorbeeld van gedeeltelijke aftrek: je verricht zowel belaste als vrijgestelde activiteiten. Een softwareabonnement dat je voor beide gebruikt, kost € 100 plus € 21 btw. Stel dat je volgens de regels voor gemengde kosten recht hebt op 60% aftrek. Je boekt dan € 12,60 als te vorderen btw. De overige € 8,40 btw hoort bij de kosten: de totale abonnementskosten zijn € 108,40. Onderbouw het aftrekpercentage in je administratie.

Voorbeeld zonder aftrekrecht: gebruik je datzelfde abonnement uitsluitend voor vrijgestelde activiteiten waarvoor geen aftrekrecht bestaat, dan mag je de € 21 btw niet aftrekken. Je boekt € 121 als kosten en geen te vorderen btw. Een zakelijke uitgave geeft dus niet automatisch recht op btw-aftrek. ^[ref]

In het volgende voorbeeld koop je voor € 100 exclusief 21% btw aan direct te verantwoorden zakelijke kosten. De btw is volledig aftrekbaar. Op de inkoopfactuur staat:

• Het product voor € 100 (dit is het bedrag exclusief btw)
• Btw voor € 21
• Totaal te betalen € 121 (dit is het bedrag inclusief btw).

Verwerk de factuur in het inkoopboek. Gebruik voor aftrekbare btw een afzonderlijke grootboekrekening, bijvoorbeeld Te vorderen btw of Voorbelasting. Bij een investering of voorraadinkoop boek je het bedrag exclusief aftrekbare btw op de betreffende balansrekening in plaats van direct op kosten.

Verwerking in de boekhouding

Als je bijvoorbeeld iets voor € 121 inclusief btw hebt gekocht en nog niet betaald hebt, heb je een schuld aan een crediteur. Je crediteurenschuld, je kosten en de te vorderen btw nemen toe. De kosten- en btw-regels in het inkoopboek zijn:

Kosten en te vorderen btw nemen debet toe. Werkt het inkoopboek met een vaste crediteuren-tegenrekening, dan voegt het programma onderstaande creditregel toe. Beide tabellen vormen samen één sluitende journaalpost:

De schuld aan de leverancier bedraagt € 121, de kosten € 100 en de btw-vordering € 21. Is de btw volledig niet-aftrekbaar, dan zijn de kosten in dit voorbeeld € 121 en boek je geen btw-vordering. Bij beperkte aftrek splits je de btw in een aftrekbaar deel en een deel dat tot de kosten of aanschafwaarde behoort.

Een boekhoudprogramma kan de btw berekenen met een btw-code. Controleer het aftrekrecht en of het ingevoerde bedrag inclusief of exclusief btw is. De volledige journaalpost luidt:

Voorbelasting in de aangifte en teruggaaf ontvangen

Neem de aftrekbare voorbelasting op in rubriek 5b. Je hoeft dat bedrag daar niet uit te splitsen naar 21%, 9% en 0%. Het saldo volgt uit verschuldigde btw min voorbelasting. Bij € 10 verkoop-btw en € 21 voorbelasting ontvang je, zonder andere posten, € 11 terug. ^[ref]

De aftrek is in beginsel gebaseerd op ontvangen facturen; betaling aan de leverancier is daarvoor niet eerst nodig. De factuurdatum bepaalt het tijdvak, maar aftrek kan pas nadat je de factuur hebt ontvangen. Bij de betaling boek je Crediteuren € 121 debet en Bank € 121 credit. Boek de kosten en voorbelasting dan niet opnieuw. ^[ref]

Bij uitbetaling van een btw-teruggaaf boek je Bank debet en de btw-vordering credit. Die ontvangst is geen omzet. Zorg dat de vordering aansluit op de ingediende aangifte en eventuele verrekeningen. Zie ook btw aangeven, betalen en terugkrijgen.

Btw-aftrek later herzien: investeringsdiensten vanaf 2026

Bij grotere werkzaamheden aan een bedrijfspand kan de btw-aftrek ook in latere jaren veranderen. Deze herzieningsregeling geldt als:

• het gaat om werkzaamheden aan een gebouw of terrein die meerjarig voordeel opleveren, zoals isolatie of een dakrenovatie;
• de vergoeding minimaal € 30.000 exclusief btw per investeringsdienst bedraagt;
• je de dienst op of na 1 januari 2026 voor het eerst in gebruik neemt.

Ook onderhoud kan hieronder vallen. De grens geldt per dienst: drie termijnfacturen voor één renovatie beoordeel je samen. De datum van ingebruikname is bepalend; alleen de factuur- of betaaldatum zegt niet wanneer de herzieningsperiode begint. ^[ref]

Vijf boekjaren beoordelen

Je volgt de aftrek in het ingebruiknamejaar en de vier volgende boekjaren. Bij een kalenderboekjaar en ingebruikname in 2026 loopt de periode dus tot en met 2030. In het eerste jaar beoordeel je de aftrek bij ingebruikname en bij de jaarafsluiting op basis van het werkelijke gebruik; dan bereken je een correctie over het volledige btw-bedrag. In de volgende jaren beoordeel je telkens één vijfde van de btw, steeds ten opzichte van het definitieve aftrekrecht in het ingebruiknamejaar.

In die latere jaren blijft herziening achterwege als de aftrek voor dat jaar maximaal 10% afwijkt van het oorspronkelijke, aan dat jaar toegerekende aftrekbedrag. Dit is geen vaste marge van tien procentpunten: bij oorspronkelijk 40% aftrek is de grens 4 procentpunten. Boven de grens corrigeer je het hele verschil. De marge geldt niet voor correcties in het eerste gebruiksjaar. ^[ref]

Rekenvoorbeeld: minder recht op aftrek

Een dakrenovatie kost € 60.000 plus € 12.600 btw. Je neemt de dienst in 2026 in gebruik en gebruikt deze dat jaar volledig voor belaste activiteiten: de btw is geheel aftrekbaar. In 2027 geeft het gebruik nog recht op 60% aftrek; de overige 40% betreft vrijgestelde activiteiten. Er is geen privégebruik.

Het jaarlijkse deel is € 12.600 ÷ 5 = € 2.520. De correctie voor 2027 is € 2.520 × 40% = € 1.008 terugbetalen. Blijft het aftrekrecht in 2028 op 60%, dan betaal je opnieuw € 1.008 terug. Bij ongewijzigd aftrekrecht ten opzichte van 2026 is er geen correctie. ^[ref]

Twee andere situaties met dezelfde renovatiekosten:

• Meer recht op aftrek: neem je de dienst in 2026 als ondernemer onder de KOR in gebruik, dan trek je niets af. Stop je per 1 januari 2028 met de KOR en gebruik je de dienst vervolgens volledig voor belaste activiteiten, dan kun je onder de aftrekvoorwaarden over 2028 alsnog € 2.520 aftrekken. Bij gelijkblijvend gebruik geldt dat ook voor 2029 en 2030.
• Toetreden tot de KOR: trek je in 2026 alle btw af en doe je vanaf 1 januari 2027 mee aan de KOR, dan betaal je bij volledig KOR-gebruik over 2027 € 2.520 terug. Controleer ook de volgende jaren. Lees meer over herziening en de uitzondering voor kleine correcties bij de KOR.

Bewaar de facturen, ingebruiknamedatum en jaarlijkse onderbouwing van het aftrekrecht. Verwerk de jaarlijkse herziening in de laatste btw-aangifte van het jaar: in het voorbeeld met 21% btw komt terugbetaling in rubriek 1a en extra aftrek in 5b. Gebruik je het pand ook privé, beoordeel dan daarnaast de regels voor btw bij privégebruik. Voor bijzondere situaties, zoals verkoop tijdens de herzieningsperiode, geeft de Belastingdienst verdere uitleg.

Btw terugvragen bij een oninbare verkoopfactuur

Dit is een correctie op eerder aangegeven verkoop-btw, geen voorbelasting op een inkoop. Bij het factuurstelsel ontstaat het recht op teruggaaf zodra vaststaat dat de vordering oninbaar is, uiterlijk één jaar na de uiterste betaaldatum. Een mislukt incassotraject of faillissement is geen algemene voorwaarde. Corrigeer in het betreffende tijdvak zowel omzet als btw in rubriek 1a of 1b. Bij latere ontvangst geef je de btw over het ontvangen deel weer aan. Voor het kasstelsel geldt deze teruggaaf niet: over niet-ontvangen bedragen is daar nog geen verkoop-btw afgedragen. ^[ref]

Leg vast op welke factuur de correctie betrekking heeft en waarom het recht op teruggaaf is ontstaan. Gebruik de daarvoor bestemde verwerking in je administratie. Stuur niet automatisch een creditfactuur aan de klant: oninbaarheid is iets anders dan een prijsvermindering of het intrekken van de oorspronkelijke factuur. De éénjaarstermijn voor btw bepaalt ook niet automatisch wanneer je voor de jaarrekening een verlies op de vordering moet verwerken.

Een inkoopfactuur zelf niet betalen

Heb je voorbelasting afgetrokken en ga je de leverancier niet of slechts gedeeltelijk betalen? Corrigeer de te veel afgetrokken btw zodra dit duidelijk is, in ieder geval één jaar na de uiterste betaaldatum. Bij latere betaling kan de btw over het betaalde deel opnieuw aftrekbaar zijn. Controleer daarom ook oude openstaande crediteuren. ^[ref]

Volgende artikel »

Deel dit artikel

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Wanneer mag je btw aftrekken en hoe boek je voorbelasting? Met journaalpost, uitleg over rubriek 5b, teruggaaf en btw bij oninbare facturen.

Over de auteur

Deze website wordt geschreven en beheerd door Patrick de Graaf.

Patrick heeft een achtergrond in bedrijfseconomie, accountancy en belastingrecht. Van 2007 tot 2017 werkte hij bij een accountantskantoor; daarna als Financial Controller bij twee verschillende middelgrote bedrijven. Die ervaring met administraties, aangiften en rapportages vormt de praktische achtergrond van de uitleg.

Lees meer over zijn opleidingen en werkervaring en bronnen en werkwijze.

Controleer het toepasselijke jaar en de officiële bron en vraag bij beslissingen met fiscale, juridische of financiële gevolgen advies over jouw situatie.