succesvolboekhouden.nl
Gratis e-Boekhouden
Administratieve organisatieAO - definitie van een organisatie

Definitie van een organisatie: mensen, middelen en een doel

15 maanden gratis e-Boekhouden.nl voor ondernemers én studenten!

Een organisatie is een groep mensen en middelen die in onderlinge samenwerking activiteiten ontplooien ter bereiking van overeengekomen doelen.

Groepen middelen:
- om primaire en ondersteunende processen te kunnen uitvoeren (gebouwen, machines ed.).
- in de vorm van goederen die bestemd zijn om de worden verkocht of bewerkt.
- financiële middelen.
- diensten.
Inkoopfunctie: oriënteren op mogelijkheden en ontwikkelingen van markten en goederen en het verwerven van goederen en diensten ten behoeve van het functioneren van de organisatie (beschikkend). De bevoegdheid tot inkopen moet zijn vastgelegd (welke artikelen, op wiens initiatief, grenzen, richtlijnen en procedures). Leveranciers worden vastgelegd in een bestand inclusief ervaring en condities.

Het inkoopproces heeft directe relaties met verkoop, productie, magazijn, financiële administratie en hrm. Fasen: inkoopproces, magazijnproces (goederenontvangst), financieel administratief proces (inkoopfactuur behandeling).

Impuls: voorraadbeheersingssysteem, afdelingshoofd, inkoper zelf.
Bestelaanvraag: op basis van competentietabel bepalen of de impuls bevoegd is dit te doen. Ook moeten de inkopen binnen het budget passen.
Offerteaanvraag: er wordt een offerte gestuurd naar verschillende leveranciers om de goederen, prijs- en betalingscondities en de leverdatum te vergelijken. Er wordt een offertebestand bijgehouden voor de voortgang. De ontvangen offertes worden geopend op sluitingsdatum, waarbij de leverancier wordt gekozen.
Bestellen: de bestelorder wordt verzonden. Dit kan ook automatisch gaan. De leverancier moet een kopie getekend terugzenden. Het magazijn moet weten wanneer, hoeveel en welke goederen worden ontvangen.
Inkoopcontracten: afroepcontracten (vaste hoeveelheid, vaste kwaliteit en vaste prijs), afnamecontracten (vaste hoeveelheid, variabele prijs), oogstcontracten (vaste prijs, variabele hoeveelheid). Contracten worden doorlopend genummerd en bewaard. Bij afname in partijen moet de afloop in de gaten gehouden worden. Bij oogstcontracten worden de kwaliteit, hoeveelheid en prijs geschat. Het inkoopresultaat is hieruit af te leiden.

Informatiebehoeften voor doelgericht en doelmatig functioneren: welke goederen, gestelde limieten, bevoegde functionarissen, overlegsituaties. Er moeteen inkoopplan/budget aanwezig te zijn per periode/seizoen, interne gegevens over de verkoopontwikkelingen en voorraden, externe gegevens over de inkoopmarkt en gegevens over leveranciers.
Info mbt procesvoortgang: tijdigheid van ontvangst, niet correcte levering, onjuiste inkoopfacturen, offertevoortgang.
Info mbt procesresultaten: leveranciersselectie en verkrijgen van betere condities.
Info mbt kostenbeheersing: werkelijke - gebudgetteerde kosten, ontwikkeling van inkoopkosten, klachten.

Magazijnproces (goederenontvangst): verificatie van tijdige en juiste ontvangst (kwaliteit, aantallen). De portier kan de te verwachten zendingen aflezen. Hij geeft een ontvangstmelding aan de afdeling inkoop. Ook het magazijn wordt geïnformeerd voor het plannen. Hij bevestigd de ontvangstmelding. Bij retourzendingen zal de inkoper de goederen retour zenden of reclameren wat niet ontvangen is. Er is een rekening nog te ontvangen creditnota’s.

Financieel-administratief proces (factuurafwikkeling): door verleende opdrachten wordt er voor verleende diensten een factuur ontvangen. De afdeling administratie controleert de prijs en kortingen. De crediteurenadministratie controleert de factuur in vergelijk met de bestelorder. De status van de order wordt veranderd van ‘goederen ontvangen’ in ‘factuur ontvangen’, waarna het bedrag wordt overgeboekt naar de crediteuren. Op de datum van betaalbaarstelling worden de facturen aangemaakt in een betaalopdracht. De bevoegde functionaris controleert en autoriseert de opdracht, waarna de bank dit nogmaals doet. Als de rekeningafschriften ontvangen worden, krijgt de factuur de status ‘betaald’.

Functies van een inkoopsysteem:
- gegevensinvoer: bevoegdheid, zorg dragen voor het leveranciersbestand.
- gegevensverwerking: automatisch doorboeken van bestellingen, ontvangsten en facturen.
- uitvoer: bestelopdrachten, retouropdrachten, signalen bij niet tijdig leveren of niet tijdig ontvangen van offertes, verschaffen van controlelijsten en andere overzichten.

Controle op de bevoegdheid van de inkoper tot het doen van een bestelling of om gebruik te maken van het gegevensverwerkende systeem. Ook de juistheid en volledigheid en de integriteit van het bestelbestand moet worden gecontroleerd. Bij juistheid worden de ingebrachte gegevens gecontroleerd met de bestelling. De integriteit wordt vastgesteld door totaaltellingen en cumulatieve tellingen.

Verbandscontroles: door de bestelling wordt een hoeveelheid besteld en de aangegane verplichtingen bijgeboekt. Alle afzonderlijke bestellingen moeten aansluiten met de totaaltelling. Ontvangst leidt tot een bijboeking op de voorraad en te ontvangen facturen.

Volgende artikel »

Gratis e-Boekhouden
XGratis e-Boekhouden