succesvolboekhouden.nl
Gratis Exact boekhouden
Administratieve organisatieVerkoopproces

Beschrijving van de verkoopafdeling voor volledigheid van opbrengst

Gratis boekhouden en facturatie van Exact Online!

Beschrijving van de administratieve organisatie van de verkoopafdeling voor de volledigheid van opbrengstverantwoording. Functie van verkoopafdeling: producten onder zo gunstig mogelijke condities afzetten (beschikkend).

Fasen:
- maken van commercieel beleid: voorwaarden en procedures, wijze waarop marktbewerking zal plaatsvinden (marketinginstrumenten), beschikbaar stellen van een productaanbod (welke artikelen, type verpakking), afzetkanalen en -gebieden, prijs- en kortingsysteem, leverings- en betalingsvoorwaarden, methoden van orderverwerving (vertegenwoordigers, schriftelijk, telefonisch, geautomatiseerd), servicebeleid.
- orderverkrijging: particulieren (met een lage frequentie) en bedrijven (maatwerk en standaardproducten). Kredietrisico moet geminimaliseerd worden.  De afnemer krijg info over het beschikbare productaanbod. Bij orderacceptatie wordt de kredietwaardigheid gecontroleerd, evenals de beschikbare voorraad.
- orderverwerking: de order wordt klaargemaakt en afgeleverd. Er wordt een factuur opgesteld en de klant wordt op de hoogte gehouden van de voortgang.
- orderafhandeling: betaling.
Activiteiten: besturen-in-engere-zin (beleid, begrotingen, verkoopbudget) en overige activiteiten (functioneren, beheersen, verantwoording afleggen).

Informatiebehoeften: omzet, gemiddelde voorraad, brutowinstbijdrage per artikel, levertermijnbetrouwbaarheid, klantrelaties, externe communicatie (reclame), logistieke processen, verkoopapparaat. De strategie met kansen en bedreigingen en sterke en zwakte punten moet geanalyseerd worden. Er wordt gewerkt op basis van een verkoopbegroting volgens de objectieve benadering (obv externe info) en de subjectieve benadering (obv kennis/ervaring van verkoop). Begroting per periode, per artikel, per afnemerscategorie, per functionaris.

Functie van de orderadministratie: doelmatige werkwijze bereiken in de bij de orderuitvoering betrokken afdelingen. Ordervastlegging: automatisch of volgens formulieren.
Werkzaamheden bij ontvangst van orders bij de orderadministratie:
- planning: voor verzending en vervoer.
- werkvoorbereiding: beoordeling kredietwaardigheid (kredietlimiet, debiteurenadministratie), aanwezigheid van voorraden (kva), vervaardiging van orderbevestiging (omschrijving, prijzen en leverings- en betalingscondities) en andere documenten (opdracht aan magazijn, expeditie, paklijst, factuur enz).
- voortgangscontrole: tijdslimieten per order. Ordercontroleregister met doorlopende nummering.

Voorfacturering: adhv de ontvangen orders worden de facturen gemaakt.
- voorfacturering na voorafgaande raadpleging van de kva: de voorraad wordt direct afgeboekt. Op basis van de factuur worden de goederen verzameld in het magazijn. De verzending is een afloopcontrole op de goederenuitgifte uit het magazijn. Er kunnen geen goederen zonder factuur worden verzonden. De goederen worden verzonden obv de factuur.
- voorfacturering zonder voorafgaande raadpleging van de kva: bij snelle levering. Bij een tekortkoming wordt een nieuwe factuur opgemaakt.
Nafacturering: de goederen worden verzameld op basis van de orders. Er mag geen groot tijdverschil zijn tussen levering en facturering. Er is geen directe relatie tussen verzending en facturering, zodat goed gelet moet worden of de geleverde goederen ook gefactureerd zijn. De factuur wordt gemaakt obv de te verzenden goederen.

Volledigheid van opbrengstverantwoording: aansluiting tussen uitgaande goederenbeweging en inkomende geldbeweging door kva (aantal, inkoop- en verkoopprijs, kortingen). 
Emballage: afzonderlijk in rekening brengen of in de verkoopprijs begrepen. Statiegeld, waarbij de emballage per afnemer geregistreerd moet worden. Ook kan er huur in rekening worden gebracht.
Verkoopretouren: objectieve constatering van ontvangst. De verkoopafdeling wikkelt de retour af doordat deze een relatie heeft met de afnemer. Er kan een creditnota of een vervangend goed worden teruggezonden. Er is sprake van een negatieve afgifte terug in het magazijn of van vernietiging.

Maandrekeningen: facturen per periode verzenden ipv met de aflevering (bijv. dienstverlening).

Volgende artikel »

Gratis Exact boekhouden
XGratis e-Boekhouden