44% tijdsbesparing met Exact

Administratie bijhouden en boekhoudprogramma kiezen

Actie: nu 15 maanden gratis licentie bij e-Boekhouden.nl!

Een administratie is als startende ondernemer zowel wenselijk als verplicht. Een administratie is een verzameling van financiële en niet-financiële gegevens, die op een dusdanige wijze samengevat en gerubriceerd zijn, zodat jij er als ondernemer betrouwbare informatie uit kunt halen.

Inhoudsopgave [verbergen]

? min. leestijd | ? woorden

    Een goede administratie geeft je inzicht in de financiële resultaten van je onderneming. Op basis van deze informatie kan je onderbouwde keuzes maken. Op welke kosten kun je besparen? En welke producten/diensten verkopen het best? Ook kun je eenvoudig zien welke klanten jou nog moeten betalen en welke leveranciers nog betaald moeten worden.

    Bij het starten van een eigen bedrijf ben je mogelijk minder geïnteresseerd in het opzetten en bijhouden van een boekhouding, maar een goede administratie heeft zeer veel voordelen. Enerzijds haal je enorm veel informatie uit de cijfers en anderzijds krijg je door goede onderbouwingen recht op bepaalde belastingvoordelen.

    Begin bij het starten van een onderneming ook direct met het opzetten en bijhouden van een administratie. Eenmaal gestart met je werkzaamheden zul je minder tijd hebben om een achterstand in te halen. Ook zul je na verloop van tijd minder goed weten waar de bonnetjes ook alweer precies voor waren.

    Met een goed boekhoudprogramma wordt het meeste denkwerk al voor je gedaan. Veel programma's zijn erg gebruiksvriendelijk en gericht op vakmensen zonder veel verstand van boekhouden. Veel zaken zijn geautomatiseerd en vooraf ingesteld, zodat jij je als starter niet druk hoeft te maken over je administratie.

    Administratie opzetten voor je belastingaangiften

    Vanaf het allereerste begin ben je als startende ondernemer verplicht om een goede administratie bij te houden. De Belastingdienst verplicht je tot het bijhouden van een boekhouding, om zodoende juiste belastingaangiftes te kunnen doen. Om je cijfers te kunnen controleren, stelt men eisen aan je administratie.

    Als je je administratie goed inricht, kun je tijdig en juist aangifte doen. Als je boekhouding niet volledig is of als je de gegevens niet lang genoeg bewaard hebt, dan kan de Belastingdienst besluiten om je omzet, winst en te betalen belasting in te schatten. Dit is zeer waarschijnlijk negatiever voor je onderneming, dan wanneer je zelf juiste aangifte doet. Ook kan je een boete krijgen voor een onvolledige administratie of te late aangifte.

    Ook worden gegevens uit je administratie gebruikt voor sommige belastingvoordelen, zoals de kleineondernemersregeling, het urencriterium, de startersaftrek en de investeringsaftrek. Zonder een goed opgezette administratie kan je mogelijk grote voordelen mislopen.

    Wat is de financiële administratie?

    De financiële administratie is het deel van de administratie dat betrekking heeft op de financiële gegevens van je onderneming.

    De financiële administratie bestaat uit alle gegevens en documenten die horen bij je bezittingen, schulden, uitgaven en ontvangsten. Het gaat dus over de bezittingen en schulden op de balans en kosten en opbrengsten in resultatenrekening.

    De debiteuren- en crediteurenadministratie is de subadministratie van je verkopen en inkopen. Ook de voorraadadministratie is een subadministratie van de financiële administratie.

    Bij je kosten en opbrengsten horen facturen, bonnen en bankafschriften. Ook deze documenten behoren tot de financiële administratie van jouw bedrijf.

    Tips voor het bewaren van facturen en bonnen

    Ook kosten die je al vóór de start van je onderneming maakt, zijn aftrekbaar. Bewaar dus ook deze gegevens goed. Sommige ondernemers hebben namelijk al geïnvesteerd vóórdat het bedrijf officieel staat ingeschreven, bijvoorbeeld omdat ze begonnen zijn als hobby.

    Bewaar de facturen en bonnen op een logische volgorde, bijvoorbeeld op datum of alfabet. Het is belangrijk dat je de documenten snel kunt vinden. Sla digitale documenten op in mappen per maand of jaar. Geef de documenten een volledige bestandsnaam, bestaande uit een datum, de naam van de leverancier en een korte omschrijving van de uitgave.

    Welke gegevens moet je van je administratie bewaren?

    De volgende gegevens moet je vanaf de start in je administratie bewaren.

    • In- en verkoopfacturen
    • Bank- en kasafschriften
    • Urenadministratie
    • Kilometeradministratie of rittenregistratie
    • Belastingaangiften en berekeningen
    • Overeenkomsten en contracten met werknemers, leveranciers, klanten, enzovoorts
    • Correspondentie, zoals e-mails, brieven, offertes en dergelijke
    • Agenda en afspraken

    De administratie is dus meeromvattend dan enkel financiële zaken. Ook adressen, agenda, accounts en wachtwoorden zijn onderdeel van een administratie.

    Hoelang moet je je administratie bewaren?

    Hoelang moet je je administratie bewaren? 7 jaar is de bewaartermijn volgens de wet. Dit is de minimale termijn voor het bewaren van je boekhouding, langer mag uiteraard ook.

    Wat je in ieder geval 7 jaren moet bewaren zijn de volgende gegevens:

    • In- en verkoopadministratie
    • Debiteuren- en crediteurenadministratie
    • Voorraadadministratie
    • Loonadministratie
    • Grootboek

    Er geldt een termijn van minimaal 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspand en grond.

    Hoe moet je je administratie bewaren, digitaal of op papier?

    Alle gegevens van je administratie mogen zowel op papier als digitaal bewaard worden. Kasten vol met mappen behoren dus tot het verleden. Maak foto's van bonnetjes en facturen van je onderneming, zodat je ook deze digitaliseert.

    Je kan de gegevens bewaren op een harde schijf van een computer/laptop, maar ook op een externe harde schijf, usb-stick, cd-rom of in de cloud. Denk hierbij wel aan het regelmatig maken van een back-up en zorg ook voor adequate beveiliging van je gegevens.

    Veel gestelde vragen over Administratie bijhouden en boekhoudprogramma kiezen (FAQ)

    Wat is een administratie van het eigen bedrijf?

    Een administratie van het eigen bedrijf is een verzameling van financiële en niet-financiële gegevens.

    Is een administratie verplicht voor een eigen bedrijf?

    Ja, het bijhouden van een administratie is verplicht voor een eigen bedrijf.

    Welke gegevens moet je in de administratie bewaren?

    De volgende gegevens moet je vanaf de start in je administratie bewaren.

    • In- en verkoopfacturen
    • Bank- en kasafschriften
    • Urenadministratie
    • Kilometeradministratie
    • Belastingaangiften en berekeningen
    • Overeenkomsten en contracten
    • Correspondentie
    • Agenda en afspraken

    Hoelang moet je je administratie bewaren?

    De administratie moet minstens 7 jaar bewaard blijven volgens de wet.

    Mag je de administratie ook volledig digitaal bewaren?

    Ja, het is toegestaan om de gehele administratie digitaal te bewaren op een harde schijf of in de cloud.

    Datum gepubliceerd: 10-08-2022 | Datum bijgewerkt: 27-09-2022 | Auteur:

    Deel 'Administratie bijhouden en boekhoudprogramma kiezen'

    Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

    Een administratie bijhouden is verplicht en een goed boekhoudprogramma geeft inzicht in de financiële resultaten. Hoelang moet je de administratie bewaren?


    Over de auteur van 'Administratie bijhouden en boekhoudprogramma kiezen'

    Patrick (auteur en webmaster)

    Auteur van deze content is Patrick. Alle informatie is gebasseerd op de kennis die ik heb verkregen uit een tweetal hbo- en een tweetal post hbo-studies. Daarnaast speelt de jarenlange ervaring bij een accountantskantoor en als financial controller in het bedrijfsleven een grote rol bij de link naar de praktijk.

    Ik werk niet voor een gerelateerd bedrijf of instelling, waardoor de informatie betrouwbaar en onafhankelijk is. De informatie is nauwkeurig verzameld op basis van betrouwbare bronnen en wordt regelmatig geüpdate. Speciaal voor bezoekers van deze website heb ik de top 5 beste boekhoudprogramma's op een rij gezet en vergeleken.

    Exact Online
    1 maand gratis
    e-Boekhouden
    15 maand gratis
    eAccounting
    12 maand gratis